Le 21 dรฉcembre 2022, la direction de la Sรฉcuritรฉ Sociale a publiรฉ une mise ร jour du BOSS (Bulletin Officiel de la Sรฉcuritรฉ Sociale) concernant les frais professionnels et les avantages en nature.
Mais sur quels sujets portent ces mises ร jourย ? Quels changements pour le traitement en paie des frais professionnels et avantages en natureย ?
Nous vous proposons dans cet article de faire un tout dโhorizon des mises ร jour du BOSS sur les frais professionnels et les avantages en nature.
Rappel des principes gรฉnรฉraux des frais professionnels et avantage en nature
Sโil y a des notions quโil faut parfaitement maitriser en paie, cโest bien le traitement en paie des frais professionnels et des avantages en nature.
Il sโagit du poste de redressement le plus important des contrรดles Urssaf et un redressement peut couter cher ร lโentreprise (rรจglement des cotisations sociales + pรฉnalitรฉs).ย ย
Les frais professionnels
Le salariรฉ qui engage des frais dans le cadre de son activitรฉ professionnelle a la possibilitรฉ de se faire rembourser par son employeur. Ces remboursements sont exonรฉrรฉs de cotisations sociales et dโimpรดt sur le revenu.
Frais rรฉels ou allocation forfaitaire
Deux types de remboursement des frais professionnels :
- Sur frais rรฉels (justificatif obligatoire)
- Sous la forme dโallocation journaliรจre dont le montant maximal est revalorisรฉ chaque annรฉe (sauf pour quelques exceptions)
Une gestion diffรฉrente en fonction de la catรฉgorie de frais professionnels
On distingues plusieurs catรฉgories de frais professionnels :
- Les frais de dรฉplacement
- Les frais de restauration sur le lieu de travail ou hors de lโentreprise
- Les frais de mobilitรฉ professionnelle
- Les frais de tรฉlรฉtravail
- Les frais TIC (Technologie de lโInformation et de la Communication)
- Les frais de vรชtements professionnels
- Les autres frais engagรฉs dans le cadre de son activitรฉ professionnelle (fourniture, matiรจres premiรจres, cotisations ร un ordre professionnel, โฆ)
Les avantages en nature
Les avantages en nature consiste ร rรฉintรฉgrer dans la base de cotisations les รฉlรฉments rรฉmunรฉrรฉs en nature au salariรฉ.
Plusieurs catรฉgories dโavantages en nature
On distingue plusieurs catรฉgories dโavantages en nature :
- La mise ร disposition dโun vรฉhicule
- La fourniture de nourriture
- La mise ร disposition dโun logement
- La mise ร disposition dโoutils NTIC
- Les rรฉductions tarifaires
Forfait ou valeur rรฉelle
La valeur de lโavantage en nature ร rรฉintรฉgrer dans la base de cotisations est dรฉterminรฉe de deux maniรจres :
- Sur la base de sa valeur rรฉelle
- Par application dโun forfait lorsque cela est autorisรฉ, sur option de lโemployeur ou ร titre obligatoire
Frais professionnels et avantage en natureย : les nouveautรฉs du BOSS
Dans une publication du 21 dรฉcembre 2022, la direction de la Sรฉcuritรฉ Sociale a apportรฉ des prรฉcisions quant au traitement de certains frais professionnels et avantages en nature.
Indemnitรฉ de frais de repas au restaurant
Pour rappel, lorsquโun salariรฉ en dรฉplacement professionnel dont les conditions de travail lui interdisent de regagner sa rรฉsidence ou son lieu habituel de travail, est contraint de prendre son repas au restaurant, lโemployeur peut lui rembourser le montant engagรฉ en franchise de cotisations dans la limite de 20,20 โฌ (valeur au 1er septembre 2022).
Le BOSS apporte des prรฉcisions sur la notion de contrainte et notamment lorsquโil est dโusage dans la profession de prendre ses repas au restaurant.
Ainsi, on distingue deux situations :
- Le salariรฉ est contraint de prendre son repas au restaurant en raison de ses conditions de travail
- Il est dโusage dans la profession de prendre ses repas au restaurant
Le BOSS donne รฉgalement un exemple quant ร la notion de temps de trajet lieu de dรฉplacement -domicile (ou lieu de travail habituel) afin de dรฉfinir si le remboursement des fais de restaurant est justifiรฉ.
Ainsi, il convient de prendre en compte la distance ร parcourir mais รฉgalement la fluiditรฉ du trafic ou encore les conditions dโorganisation de lโentreprise et notamment lorsque plusieurs salariรฉs utilisent ensemble un vรฉhicule pour se rendre sur le lieu de dรฉplacement.
Lorsquโil nโest pas dโusage dans la profession de prendre ses repas au restaurant, lโemployeur doit dรฉmontrer que le salariรฉ est dans lโobligation de prendre son repas au restaurant pendant son dรฉplacement en raison de conditions particuliรจres de travail.
Cette justification ou le fait quโil sโagit de lโusage dans la profession rรฉpond ร lโobligation de justifier que les frais de restaurant ont รฉtรฉ utilisรฉs conformรฉment ร leur objet.
Subvention patronale ร une crรจche
Pour rappel, les avantages en nature sous forme de rรฉduction tarifaire sont soumis ร cotisations sociales (exemple : rรฉduction sur des produits ou services produits par lโentreprise). A noter quโune rรจgle particuliรจre sโapplique pour les produits ou services vendus par lโentreprise et pour le sport en entreprise.
Lโemployeur ou le comitรฉ social et รฉconomique (CSE), peut verser une subvention ร une crรจche ou une micro-crรจche afin de faire bรฉnรฉficier ร ses salariรฉs un tarif de faveur. Le BOSS prรฉcise que cet avantage en nature sous forme de tarif nรฉgociรฉ est exonรฉrรฉ de cotisations sociales dans la limite de 2ย 265 โฌ par an et par salariรฉ.
La crรจche (ou micro-crรจche) doit faire parvenir ร lโemployeur, une attestation mentionnant le montant individualisรฉ de lโavantage accordรฉ pour chaque bรฉnรฉficiaire du service. Cette attestation doit รชtre รฉtablie avant le 15 de lโannรฉe suivante.
Dans les 3 mois suivant la rรฉception de lโattestation, lโemployeur doit dรฉclarer lโavantage en nature accordรฉ au salariรฉ et verser, le cas รฉchรฉant les cotisations sociales affรฉrentes ร la rรฉintรฉgration de lโavantage en nature dans la base de cotisations.
Lโemployeur a la possibilitรฉ, en accord avec le salariรฉ, dโavancer les cotisations dues et mettre en place un prรฉcompte mensuel de 1/10 du montant des cotisations salariales entre mars et dรฉcembre N+1.
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Je participePar exception, en cas de dรฉpart du salariรฉ avant le 1er janvier N+1, lโavantage en nature peut รชtre ignorรฉ sans nรฉcessitรฉ de rรฉgularisation.
Prise en charge facultative des frais dโabonnement aux transports publics
Lโemployeur doit obligatoirement prendre en charge ร 50% les abonnements de transport public ou ร un service public de location de vรฉlo dans le cadre de leurs dรฉplacements domicile- lieu de travail. Il a รฉgalement la possibilitรฉ de prendre en charge le cout de lโabonnement au-delร de 50% ร concurrence des frais rรฉellement engagรฉs.
Le BOSS apporte une clarification sur le rรฉgime social de la prise en charge facultative. Ainsi, la participation facultative est exonรฉrรฉe de cotisations sociales mais soumise ร lโimpรดt sur le revenu. En cas dโapplication dโune DFS (abattement pour frais professionnels), elle doit รชtre rรฉintรฉgrรฉe dans la base de cotisations.
La mise ร jour du BOSS porte รฉgalement sur la situation des salariรฉs qui travaillent dans une autre rรฉgion que celles dont ils rรฉsident. Dans ce cas, la prise en charge est exonรฉrรฉe de cotisations si lโรฉloignement de la rรฉsidence habituelle est dรป ร des contraintes liรฉes ร lโemploi (dรฉmรฉnagement de lโentreprise, difficultรฉ de trouver un emploi, โฆ) ou pour des raisons familiales (conjoint, scolaritรฉ des enfants, โฆ). ย
Le BOSS prรฉcise que la rรฉgion sโentend par ยซย rรฉgion administrativeย ยป. A partir du moment oรน le salariรฉ habite la mรชme rรฉgion, la prise en charge nโest pas conditionnรฉe. ย ย