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Télétravail: quelle prise en charge des frais professionnels ?

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Le télétravail, ayant déjà le vent en poupe ces dernières années notamment dans les grandes villes françaises, a été démocratisé par l’épidémie du Covid-19.

Que ce mode d’organisation du travail soit déjà installé dans l’entreprise, mis en place de manière provisoire dans l’entreprise ou dans l’objectif de construire une nouvelle forme d’organisation du travail sur le long terme, le télétravail engendre un certain nombre de questionnement de la part des salariés et notamment concernant les frais engendrés et leur prise en charge par l’employeur dans le cadre de l’exercice de leur fonction.

Télétravail : ce que dit le code du travail ?

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Rappel sur le télétravail ?

L’article L1222.9 du code du travail désigne le télétravail comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Comment peut-il être mis en place ?

Le télétravail est encadré par le code du travail ainsi que par l’ANI du 19 juillet 2005 étendu par l’arrêté du 15 juin 2006.

Le télétravail peut être mis en place de manière occasionnelle ou régulière, pour quelques jours par semaine ou par mois ou encore de façon plus permanente.

Le télétravail régulier

Accord d’entreprise ou charte

Le télétravail régulier peut être mis en place par accord collectif ou dans le cadre d’une charte de télétravail après avis du Comité Social et Economique (CSE).

En cas d’absence d’accord ou de charte, la loi prévoit que le télétravail peut être mis en oeuvre par un accord entre le salarié et l’employeur, formalisé par tout moyen.

ANI du 19 juillet 2005

Toutefois, pour les employeur dépendant de l’ANI du 19 juillet 2005 soit ceux du secteur marchand, à l’exception de ceux qui dépendent des secteurs d’activité non représentés par les organisations patronales signataires (Medef, CPME et UPA), le télétravail « régulier » doit être formalisé par un écrit qui prévoit les modalités d’exécution du télétravail ainsi que les modalités de prise en charge des coûts inhérents au télétravail.

A savoir qu’en cas d’accord d’entreprise, les dispositions de celui-ci prévaut sur les dispositions de l’ANI notamment concernant la prise en charge des frais de télétravail même si les dispositions de l’accord collectif sont moins favorables au salarié que les dispositions de l’ANI.

Sur la base du volontariat

Même en présence d’un accord collectif ou d’une charte, le télétravail ne s’impose pas au salarié. Ainsi, le salarié ne souhaitant pas télé-travailler a la faculté de refuser le télétravail.

Le télétravail occasionnel

Le télétravail peut être mis en place de manière occasionnelle, dans le cadre d’une grève des transports par exemple.

Accord par tout moyen

Dans ce contexte, le télétravail peut être mis en place par un accord entre le salarié et l’employeur, par tout moyen sans nécessité d’un accord d’entreprise ou d’une charte.

Dans certaines circonstances, il peut s’imposer au salarié

Dans certaines circonstances exceptionnelles où le télétravail est nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés , le télétravail peut s’imposer au salarié (article L1222-11 du code du travail). On peut citer notamment les mesures exceptionnelles de confinement lors de la crise sanitaire du Covid-19 de 2020.

Prise en charge des frais professionnels

Depuis le 24 septembre 2017, la loi n’impose plus à l’employeur de prendre en charge les coûts liés au télétravail.

Prise en charge obligatoire pour les salariés relevants de l’ANI du 19 juillet 2005 concernant le télétravail régulier

Toutefois, concernant les salariés relevant de l’ANI du 19 juillet 2005 sur le télétravail, l’employeur doit fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires au télétravail, y compris si le télétravailleur utilise son propre équipement. Toutefois, ceci concerne seulement le télétravail « régulier » et non le télétravail mis en place de manière occasionnelle.

Remboursement des frais inhérents à la fonction

Par ailleurs, il convient de rappeler un principe de la jurisprudence concernant les frais professionnels. Ainsi, les frais qu’un salarié expose dans le cadre de l’exercice de ses fonctions et dans l’intérêt de l’employeur doit être pris en charge par l’employeur ( arrêt de la cour de cassation du 21 mai 2008).

Comment rembourser les frais de télétravail

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Le remboursement pour frais de télétravail sont exonérés de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans les limites fixées par l’Urssaf.

Toutefois, les frais engagés par le salarié et remboursés par l’employeur ne peuvent pas être déduits de l’impôt sur le revenu au titre des frais réels.

L’allocation forfaitaire

L’URSSAF admet que l’employeur puisse rembourser les frais de télétravail sous forme d’une allocation forfaitaire sans justificatif exonérée de charges sociales la limite de 10 euros par mois par journée de télétravail hebdomadaire.

 Allocation mensuelle
1 jour de télétravail par semaine10 euros 
2 jours de télétravail par semaine20 euros 
3 jours de télétravail par semaine30 euros 
4 jours de télétravail par semaine40 euros 
5 jours de télétravail par semaine50 euros 
6 jours de télétravail par semaine60 euros 

Le remboursement sur justificatif

Les frais professionnels peuvent être remboursés sur justificatif. En fonction du type de frais, le mode de calcul est différent.

Les frais d’adaptation du local

Il s’agit des différents frais permettant une mise en conformité nécessaire à l’exercice du télétravail.

Quelques exemples (liste non exhaustive) :

  • Diagnostic de conformité électrique
  • Installation de prises téléphoniques
  • Installation d’une connexion internet
  • Travaux permettant une mise en conformité du local au regard de la législation du travail

Le remboursement s’effectue en frais réel sur justificatif.

Les frais liés à la mise à disposition d’un local privé à des fins professionnels

Il s’agit des frais supportés au titre du local utilisé par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

Quelques exemples (liste non exhaustive) :

  • Montant du loyer ou du remboursement de crédit calculé au prorata de la superficie utilisée à l’exercice professionnel et à la durée d’utilisation dans le mois
  • Taxe d’habitation
  • Taxe foncière
  • Taxe d’ordure ménagère
  • Charges de copropriété
  • Assurance habitation
  • Frais de chauffage
  • Electricité

Le montant à rembourser au salarié doit être calculé à proportion de la superficie affectée à l’exercice professionnel et la durée d’utilisation dans le mois et sur justificatif.

Exemple :
Un salarié exerce son activité en télétravail dans un bureau de 10 m2 au sein de son domicile pour 10 jours par mois sur 22 jours travaillés. Son loyer mensuel est de 1000 euros. Il supporte une assurance habitation de 20 € par mois, une taxe d’habitation de 1000 € par an et une facture d’électricité estimée à 5 euros par mois au titre du bureau affecté à l’activité professionnelle.

Frais mensuel loyer : (1000 / 80 X 10 ) / 22 X 10 = 56,82 euros
Frais assurance habitation : (20 /80 X 10) / 22 X 10 = 1,14 euros
Frais de taxe d’habitation : (1000/ 12 / 80 X 10) / 22 X 10 = 4,73 euros
Frais d’électricité : 5 euros

Le salarié peut bénéficier d’un remboursement de 67,69 euros par mois.

Les frais d’équipement

Il s’agit des frais d’acquisition du mobilier et du matériel informatique nécessaires à la fonction.

Quelques exemples (liste non exhaustive) :

  • Bureau
  • Fauteuil
  • Meubles
  • Lampe de bureau
  • Ordinateur
  • Tablette
  • Imprimantes
  • Téléphone

Si l’employeur ne met pas à disposition du salarié le matériel nécessaire à sa fonction, le remboursement se fait sur justificatif et les frais sont exonérés de charges sociales dans la limite de 50% du coût du matériel. Le salarié restant propriétaire du matériel.

Exemple :
Un salarié achète un bureau et une chaise de bureau dans le cadre d’un usage professionnel en télétravail pour une valeur de 500 euros. Le remboursement sera exonéré de charges sociales dans la limite de 250 euros.

Attention à ne pas confondre frais professionnel et avantages en nature
Si le matériel fourni par l’employeur comme un ordinateur portable par exemple est utilisé pour des fins professionnels et personnels, il peut alors être considéré comme un avantage en nature et entrer dans l’assiette de cotisation sociales.
Toutefois, l’administration considère qu’il n’ y a pas d’avantage en nature si l’utilisation personnelle est raisonnable.


Les frais de connexion internet et téléphone

Les frais de connexion internet et téléphone sont remboursés sur justificatif.

Pour les frais liés à une connexion internet ou un forfait téléphonique illimité dont dispose le salarié à titre privé, le remboursement s’effectue à proportion de l’usage professionnel dans la limite de 50% de l’usage total.

Exemple :
Un salarié dispose d’un abonnement internet et téléphone illimité pour une valeur de 30 euros par mois. Il télé-travaille 10 jours dans le mois à hauteur de 7H par jour soit 70 heures.
Frais d’internet : 30 / (30 X 24) X 70 = 2,92 euros par mois

Les frais de consommables

Le remboursement des consommables liés à l’activité professionnelle sont remboursés sur justificatif en frais réel et exonérés de cotisations sociales.

Quelques exemples (liste non exhaustive) :

  • Ramettes de papier
  • Cartouche d’encre
  • Stylo
  • Agrafeuse

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.