Le comité social et économique est composé de membres du personnel de l’entreprise élus, titulaires et suppléants, en nombre égal. Le nombre des titulaires et des suppléants varie en fonction de la taille de l’entreprise.
Lors d’une réunion de CSE, il est possible qu’un ou plusieurs membres titulaires soient dans l’incapacité temporaire ou définitive d’être présent. Quelles en sont les conséquences ? Comment gérer cette situation ?
Une première conséquence : l’absence de quorum en cas d’information/consultation suivi d’un recueil d’avis
Il convient tout d’abord de préciser, que de prime abord, l’absence d’un ou plusieurs titulaires lors d’une réunion de CSE n’entraîne a priori que de très légères conséquences sur le fonctionnement de l’instance en elle-même.
En effet, la loi ne prévoit aucune condition de quorum en cas de vote, c’est-à-dire que, pour que les délibérations du CSE soient valables, aucun nombre minimal de participants n’est requis. Les résolutions sont prises à la majorité des membres présents peu importe leur nombre. (Article L.2315-32 du Code du travail).
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Je téléchargeCette position adoptée également par la jurisprudence ne date pas d’hier, puisqu’elle a été adoptée concernant le comité d’entreprise et est parfaitement transposable pour le CSE.
Une deuxième conséquence : l’entrée en scène des élus suppléants
Avec la mise en place du CSE, de nouvelles dispositions ont été mises en œuvre, notamment en ce qui concerne le rôle à jouer par les suppléants.
Seuls les membres titulaires du CSE assistent désormais aux réunions et y ont le droit de vote lors des informations/consultations. Autrement dit, les suppléants n’assistent plus aux réunions de manière systématique.
Pour que les suppléants aient la possibilité d’assister aux réunions du CSE, il faudra attendre que l’un des titulaires soit absent : ainsi, l’article L.2314-1 du Code du travail prévoit que les suppléants puissent assister à la réunion du CSE en cas de remplacement de titulaire absent.
Il s’agit d’un remplacement de droit qui est très souvent acté en début de séance par le Président de l’instance, dès lors que l’absence d’un titulaire est constatée au moment de l’appel des membres.
Dans de nombreux cas, absence prévisible, le titulaire préviendra de son absence à la suite de la réception de l’ordre du jour de la réunion. Cela sera plus confortable pour tous, car le titulaire ayant, en amont, prévenu de son absence vous pourrez pallier cette défection en invitant un suppléant à même de le remplacer.
Remplacement temporaire du titulaire absent ou définitif : des modalités identiques
C’est l’article L.2314-37 du Code du travail qui prévoit que lorsqu’un élu titulaire est absent ponctuellement, il soit remplacé par un suppléant. Le suppléant devient alors titulaire jusqu’au retour de celui qu’il remplace. Toutes les prérogatives du titulaire sont dévolues au suppléant le remplaçant, y compris bien évidemment ses heures de délégation.
L’article L.2314-33 vise, quant à lui, les causes de cessation définitive du mandat d’un élu titulaire ; les causes évoquées sont le décès, la démission, la rupture du contrat de travail ou encore la perte des conditions requises pour être éligible en cours de mandat. Dans cette hypothèse, l’élu titulaire perd définitivement son mandat et doit être remplacé de manière définitive.
On comprend ici toute l’importance d’associer pleinement les suppléants à la vie de l’instance, car ils peuvent être amenés à y siéger au pied levé.
Il est ainsi très important que l’employeur adresse l’ordre du jour de la réunion aux suppléants, qui seront ainsi informés de la date de la réunion et des différents sujets qui y seront traités. L’article L.2315-30 du Code du travail prévoit en effet que l’ordre du jour est envoyé à tous les membres du CSE, ne distinguant pas titulaires et suppléants.
Le ministère du travail précise d’ailleurs « L’ordre du jour des réunions du CSE est communiqué par le président aux membres du comité, titulaires et suppléants. Cette transmission a seulement pour effet d’informer le suppléant de l’ordre du jour de la réunion de sorte que, le cas échéant, il puisse remplacer un élu titulaire empêché » (19 avril 2018, 100 questions-réponses, n°77).
Par conséquent, peu importe le motif d’absence, le titulaire sera remplacé par un membre suppléant. Mais quelles sont les règles de suppléance à appliquer ?
Les règles de suppléance à appliquer
Là encore, c’est le Code du travail qui définit de façon très claire et très stricte les règles de suppléance à appliquer.
C’est l’article L.2314-37 qui prévoit « lorsqu’un délégué titulaire cesse ses fonctions pour l’une des causes indiquées à la présente section ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée aux suppléants élus de la même catégorie. Dans l’hypothèse où il n’existerait pas de suppléant élu sur une liste présentée par l’organisation syndicale du titulaire, le remplacement serait alors assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation syndicale dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou à défaut le dernier élu suppléant suivant. À défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n’appartenant pas à l’organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix. »
Les règles de suppléance exposées au sein de cet article sont des règles impératives, ce qui a les conséquences suivantes :
- Un syndicat ne peut choisir le suppléant qui remplacera le titulaire absent.
- Le refus d’un suppléant de remplacer un titulaire entraîne sa démission.
- Une convention collective ne peut pas prévoir de règles dérogeant aux règles légales de remplacement édictées par le Code du travail ci-dessus mentionné.
Il convient de noter que le suppléant deviendra donc titulaire jusqu’au retour du titulaire qu’il remplace ou jusqu’au renouvellement du CSE. Il pourra ainsi utiliser les heures de délégation au même titre que le titulaire qu’il remplace.
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Impliquer les suppléants dans le fonctionnement des instances : un enjeu important
Compte tenu des règles précitées, impliquer les suppléants dans le fonctionnement des instances est fondamental. L’absence des membres titulaires aux réunions, comme autrefois, peut rendre le fonctionnement de l’instance plus lourd à gérer pour les élus. Aussi, un conseil serait de créer par accord collectif un statut de membre suppléant siégeant. Ceux-ci pourraient assister aux réunions en nombre moindre éventuellement, sans droit de vote.
Une troisième conséquence, l’organisation d’élections partielles
Il est possible que malgré tout le remplacement du ou des titulaires soit impossible malgré les règles de remplacement sus mentionnées. Dans l’hypothèse où l’absence entraînerait la vacance de plusieurs postes d’élus, il pourrait être nécessaire d’organiser des élections partielles.
L’article L.2314-10 du Code du travail en précise les contours : ainsi, des élections partielles doivent avoir lieu si :
- Le nombre de titulaires est réduit de moitié ou plus.
- Un collège électoral n’est plus représenté.
Il est précisé que les candidats nouvellement élus le seront pour la durée restante du mandat.
Seule exception : être à moins de 6 mois du terme des mandats des élus au CSE.
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