L’importance de la veille dans la démarche d’audit RH

L’audit RH est une tâche qui permet aux entreprises de juger du niveau de maturité des processus internes qu’elle a mis en place. L’objectif associé peut être de décrocher une certification ou bien de garantir la conformité de l’entreprise vis-à-vis des diverses sources du droit existantes. Dans tous les cas, c’est une approche méthodique et systémique qui contribue à l’atteinte de ces objectifs internes.

Afin de garantir les attendus requis, l’entreprise doit tout d’abord connaître les exigences que l’on attend d’elle. C’est en cela que la veille pratiquée par l’entreprise sera primordiale. Impossible de réussir un audit RH si les items évalués ne sont pas conformes aux dispositions en vigueur. C’est en cela que l’entreprise doit maîtriser et structurer son processus de veille, afin qu’il soit au service de son évolution.

Le processus de veille RH

Selon l’Association des Professionnels de l’Information et de la Documentation, la veille est “un dispositif organisé, intégré et finalisé de collecte, traitement, diffusion et exploitation de l’information qui vise à rendre une entreprise capable de réagir, à moyen et long termes, face à des évolutions ou des menaces de son environnement.”

En d’autres termes, la veille est une démarche globale, fondée sur l’anticipation, pour rendre l’entreprise proactive. Elle doit permettre de délivrer la bonne information à la personne concernée, au bon moment et sous une forme opérationnelle.

En ressources humaines, les thématiques peuvent être nombreuses et variées. On pensera par exemple aux taux de cotisations pour la paie. Il pourra également s’agir de la périodicité des visites médicales sur un aspect santé/sécurité. On peut également s’intéresser aux augmentations de salaires conventionnelles pour ne citer que ces spécificités.

Dans le cadre de l’audit, nous ne nous intéressons qu’aux aspects contraignants pour l’entreprise. Ceux qui peuvent mettre en péril sa pérennité, à travers de potentielles sanctions administratives, financières et/ou pénales. Une veille de tendance trouvera tout à fait sa place en entreprise, mais sera hors-cadre pour l’audit.

Finalement, il s’agit de surveiller l’évolution des textes règlementaires qui peuvent impacter l’entreprise et son activité. L’impact peut provenir de différents niveaux (local, national, international). C’est ainsi la preuve que l’on a eu récemment avec la modification des règles d’acquisitions des congés pendant une absence maladie. Cette évolution vient aligner le droit français sur le droit européen et est applicable à toutes les entreprise du territoire. Quand bien même un chef d’entreprise ne serait pas au courant de cette évolution ou choisirait de ne pas l’appliquer, il pourra en être pénalisé.

Dans le cadre d’une certification, le raisonnement est similaire. Le contenu des normes évolue régulièrement au fil des années. L’entreprise doit s’assurer d’appliquer le dernier référentiel préconisé.

Dans tous les cas, l’objectif est de s’informer des évolutions à venir pour s’y préparer de manière anticipée et garantir une application immédiate des nouvelles règlementations dès leur entrée en vigueur.

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Quand réaliser sa veille RH ?

Un constat sans détour est qu’une entreprise peut difficilement assurer une veille sur l’ensemble des thématiques RH de front. Ainsi, elle va devoir se fixer des objectifs afin de cerner les thématiques qui la concerne et qui auront une influence sur sa conformité.

Ces objectifs ne seront pas immuables et doivent être adaptés constamment pour rester au service de la situation réelle de l’entreprise (passage de seuil d’effectifs…).

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La notion de fréquence est également extrêmement importante. Selon l’organisation et les ressources de l’entreprise, la veille peut être quotidienne, hebdomadaire ou suivie au mois.

Une veille trop rapprochée risque de fournir une redondance d’information. Elle fait courir le risque de l’infobésité pour celui ou celle qui doit la traiter. C’est souvent dans ce genre de processus que la pépite tant recherchée passe inaperçue, noyée dans la masse. A contrario, une veille trop espacée est comme un tamis distendu. L’essentiel passera au travers des mailles et nous échappera.

Enfin, il y a des sujets qui possèdent une certaine saisonnalité. Les négociations autour des salaires minimaux ont généralement lieu en début d’année. Ainsi il paraît opportun de récolter de l’information sur cette période plutôt que sur le dernier trimestre. A l’inverse, certains sujets nous incitent à une attention constante. C’est par exemple le cas pour les augmentations du SMIC. On en a dénombré pas moins de 8 entre janvier 2021 et janvier 2024.

La veille c’est un peu avoir des yeux et des oreilles partout. Il faut également être capable de digérer les informations pour appréhender leurs impacts pour l’entreprise.

La veille au service de l’audit

L’ensemble des informations collectées au travers de la veille RH va permettre à l’entreprise d’aborder la phase d’audit sereinement.

S’il s’agit d’un audit externe, elle aura connaissance des éléments attendus et aura pu s’y préparer en amont. Grâce à cette activité, elle sera dans l’anticipation pour construire un plan d’action correctif réaliste. Elle ne sera plus dans une spirale “action-réaction” et pourra miser sur des actions préventives plus que correctives.

S’il s’agit d’un audit interne, la veille est encore davantage incontournable. En effet, dans ce cas, l’entreprise se fixe ses propres périmètres d’audit et ce sont les salariés eux-mêmes qui vont valider l’adéquation ou non de leurs processus. Comment pouvez-vous garantir un semblant de conformité à votre direction si votre grille d’analyse n’a pas été remise à jour ?

Se gargariser de bons résultats sur des standards dépassés flatte l’égo mais ne fait pas avancer l’entreprise. L’audit est bien une photo de la conformité d’une entreprise à un instant T, par rapport aux exigences en vigueur à ce même instant. L’évolution et l’amélioration continue sont les meilleurs garants de la conformité.

La veille intervient finalement aux prémices de la démarche d’audit pour :

• permettre à l’entreprise de se préparer, en mettant toutes les chances de son côté;
• garantir l’adéquation de la grille d’audit aux attendus règlementaires en vigueur.

En conclusion

Avant de se lancer dans la partie opérationnelle d’un audit RH, l’entreprise a intérêt à (re)penser sa veille. En effet, elle doit se préparer sur des bases saines et solides pour prétendre à une certification ou valider ses processus internes.

Cette étape primordiale est tout sauf une perte de temps et permettra de renforcer la plus-value générée par l’audit et ses préconisations ultérieures.

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