L’audit, qu’il soit RH ou non, est une activité qui permet à toute entreprise de s’évaluer sur le degré de maîtrise des opérations qu’elle mène.
Qu’il soit interne ou externe, l’audit RH vise à apporter de l’amélioration dans les organisations, ainsi que de la valeur ajoutée.
C’est une approche méthodique et systémique qui contribue à l’atteinte des objectifs fixés par l’entreprise. Cela assurera également un renforcement de son efficacité et de sa performance.
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Je participeÀ travers cet article, abordons en détail les 5 étapes incontournables qui caractérisent une processus d’audit RH, pour vous aider à dédramatiser cet exercice.
Comment faire un audit RH efficace ? Suivez ces 5 étapes
Étape 1 : identifier les attentes liées à l’audit
Il existe autant de bonnes raisons de réaliser un audit RH que d’entreprises. Parmi les motifs les plus courants, nous allons retrouver :
- L’audit de prise de poste, qui permet au nouvel arrivant de jauger le degré de maîtrise existant, afin d’organiser ses priorités en connaissance de cause. C’est souvent le cas lors d’une intégration externe ou en l’absence d’une passation approfondie.
- L’audit de conformité suite à l’évolution d’une pratique de l’entreprise ou imposée par le contexte légal. On pourra citer comme exemple majeur la révolution à propos de l’acquisition des congés payés pendant la maladie pour suivre le droit européen. L’audit peut alors servir à identifier sa conformité suite au changement ou permettre de l’anticiper en analysant les impacts du bouleversement à venir.
- L’audit ciblé, qui fait suite à un différent constaté et permettra de vérifier et rectifier certains processus qui se sont avérés défaillants. C’est un bon réflexe pour éviter la répétition de contentieux, qui sont préjudiciables au moral et au porte-monnaie de l’entreprise.
D’une manière générale, plus l’objectif assigné à l’audit est clair et précis, plus ce dernier pourra répondre efficacement à la problématique rencontrée. De même, les attitudes, la communication et le spectre des personnes impliquées dans l’audit varieront selon sa cause originelle.
Dans tous les cas, avant de se lancer tête baissée dans un audit, il faudra esquisser le cahier des charges afférent.
Étape 2 : élaborer le cahier des charges
L’audit est très souvent perçu comme un projet spécifique au sein de l’entreprise. C’est pourquoi, comme dans toute bonne gestion de projet, l’élaboration d’un cahier des charges est impérative afin de démarrer un projet complet et validé de tous.
Ce dernier est un réel outil de pilotage, utilisé tout au long du processus. Il sert à encadrer la réalisation du projet. En effet, il explique, à toutes les parties prenantes (internes et/ou externes), les tenants et les aboutissants de l’audit. Il sert également à délimiter le cadre de l’audit et préciser ses conditions de réalisation.
Pour le rédiger de manière exhaustive, on veillera à se poser les 7 questions du CQQCOQP. Selon l’objectif fixé à l’audit, les réponses attendues aux questions pourront légèrement varier, mais le canevas global est présenté ci-dessous :
Dans tous les cas, se poser l’ensemble de ces interrogations avant de se lancer dans l’audit opérationnel est incontournable. En effet, le risque est grand sinon de perdre de vue l’objectif assigné à l’audit et de ne pas respecter ses contraintes en termes de temps et/ou ressources alloués.
Idéalement, on pourra coupler cet outil avec un diagramme de GANTT. Ce diagramme permet d’obtenir une projection visuelle des étapes et des délais essentiels du projet. Dans certains cas, il est également pertinent pour montrer les dépendances entre différentes actions liées à l’audit. Cela se révèlera d’une aide précieuse afin d’assurer une planification optimale de l’audit.
Étape 3 : réaliser l’audit
Le rôle de l’auditeur est de s’assurer de la conformité des éléments vérifiés, conformément aux prérogatives du cahier des charges. C’est suite à l’élaboration et à la validation de ce dernier que la grille d’audit sera construite.
Il existe bien des grilles d’audits standardisées (dans le cas de certifications officielles par exemple). Cependant, chaque auditeur a la liberté de construire sa propre grille, afin qu’elle serve à l’objectif et au périmètre fixés.
Dans le cas d’une grille construite sur-mesure, l’auditeur RH doit faire preuve d’une grande expertise. En effet, la conformité RH est généralement multiple (Code du travail, convention collective, jurisprudence, …), ce qui devra se refléter dans le choix des items à inspecter. C’est un exercice qui apportera davantage de plus-value pour l’entreprise, à condition qu’il existe une veille RH complète et actualisée.
Le nombre de thématiques retenues, ainsi que leur profondeur d’investigation dépendra de la problématique rencontrée par le commanditaire. Le temps et le budget alloués viendront également avoir un impact sur la partie opérationnelle de l’audit.
L’auditeur doit posséder toutes les qualités requises pour un chef de projet, afin de garantir l’équilibre du triangle d’or. Ce dernier combine : niveau de qualité exigé / respect des délais / maîtrise des coûts. On attendra de lui qu’il fasse preuve de confidentialité face aux informations qu’il aura à traiter. De même, il devra savoir se montrer impartial pour assurer sa mission et s’attacher uniquement aux faits et documents proposés.
Charge à lui de bien dimensionner son échantillon et de valider sa représentativité, afin d’émettre des préconisations fiables et adaptées. Il y a généralement tout un travail d’étude préparatoire effectué en amont par l’auditeur. Lorsqu’il est sur le terrain, il ne va chercher qu’à confirmer ses premières recherches à travers l’étude de documents additionnels ou d’entretiens.
Étape 4 : restituer les résultats de l’audit et construire un plan d’action
Une fois l’audit réalisé, il va falloir communiquer les éléments clés identifiés au commanditaire. Ce dernier ne souhaite pas une pile de documents de travail, mais une synthèse courte et ciblée pour l’éclairer dans ses choix.
Une approche intéressante pour la restitution est d’utiliser la célèbre matrice SWOT. On y fera apparaître les forces et les faiblesses internes à l’entreprise. On y trouvera également les opportunités et les menaces de l’environnement externe.
Le deuxième élément indispensable à toute bonne restitution est un plan d’actions. À ce stade, il s’agit d’émettre des préconisations de missions et de délais au commanditaire. En effet, la restitution sert tout d’abord à souligner les points forts de l’entreprise auditée. Elle va également, dans un second temps, mettre en lumière certains dysfonctionnements rencontrés.
Ces non-conformités (mineures ou majeures) vont engendrer des risques plus ou moins élevés pour le commanditaire. L’objectif des préconisations est d’aider à la construction d’une feuille de route pour les lever ou tout du moins les réduire à un niveau acceptable.
Ainsi, l’audit va permettre de codifier et quantifier les risques identifiés, afin de les prioriser pour action. Il semble évident que tous les risques soulevés n’ont pas les mêmes impacts pour l’entreprise. Dans cette optique, elle devra choisir lesquels traiter en premier, en fonction de ses objectifs et de ses ressources disponibles. C’est ce que l’on appelle plus communément le “management des risques”.
L’auditeur est là pour apporter tout l’éclairage nécessaire à ces choix, mais bien souvent ce n’est pas lui qui sera décisionnaire final. Il doit donc ôter tout affect dans ses préconisations et balayer un spectre des possibles large, adapté aux spécificités de son client.
Étape 5 : conduire le changement
Une fois le plan d’action validé, l’entreprise va entrer dans une démarche de changement. C’est au niveau de cette dernière étape que toute la plus-value de l’audit fait sens. En effet, pointer les points forts et les axes d’amélioration est un travail conséquent. Le but à long terme est bien l’amélioration de la structure.
Le changement fait bien souvent peur dans les entreprises, car il est synonyme de chamboulement et d’abandon. Pour que cette étape soit une réussite, il faut que l’entreprise ait les ressources pour mener à bien les chantiers nécessaires. Sinon, elle peut également se faire accompagner en externe ou par le biais de l’auditeur lui-même, expert de son sujet.
La clé du succès pour le changement n’est pas tant le changement en lui-même, mais tout le travail de communication qui l’entoure. Les collaborateurs embarqués dans cette aventure doivent comprendre l’intérêt du changement, son importance et surtout le sens qu’on lui donne. Sans cela, il n’y aura ni implication ni engagement, juste une attitude réfractaire plus ou moins marquée.
Pour ancrer ce changement dans le long terme, de nombreuses entreprises font le choix de mettre en place une démarche qualité avec différents outils (diagramme de Pareto ou d’Ishikawa). Il en va de la performance à venir de la structure, gage de pérennité.
Idéalement, au niveau RH, le minimum à mettre en place (ou à actualiser) est un tableau de bord, qui servira au pilotage des risques identifiés.
En conclusion
L’audit RH n’est pas un exercice one-shot. Il demande un travail préparatoire et de suivi conséquent, gage de qualité et d’intégration dans les rouages de l’entreprise. C’est pourquoi, chacune des 5 étapes présentées dans cet article est incontournable.
Toute entreprise qui se lance dans une démarche d’audit doit intégrer qu’il y aura un avant et un après. Elle accepte de mettre à jour son intimité, pour se faire aider. Comme tout projet conséquent, l’adoption d’une communication claire et transparente sera un facteur clé de succès.
L’intérêt premier de l’audit est d’aider à la décision, en présentant de manière factuelle les réponses à une problématique soulevée. Attention cependant, s’il aide à pointer les défaillances, il nécessitera toute votre expertise RH pour vous aider à identifier les causes racines à traiter pour y remédier !