Recrutement par cooptation : outils, logiciels… tout savoir !

Recruter les bons profils ne se limite plus à publier une offre d’emploi sur un jobboard. Dans un marché tendu où les talents se font rares, les entreprises explorent de nouvelles stratégies pour gagner en efficacité.

Parmi elles, le recrutement par cooptation s’impose comme une solution concrète pour recevoir des candidatures qualifiées et fiables.

Recommandé par les professionnels RH, ce mode de recrutement repose sur un principe simple : inciter les collaborateurs à recommander une personne de leur réseau pour un poste à pourvoir.

Mais pour qu’un tel programme fonctionne, il ne suffit pas de solliciter quelques contacts. Il faut structurer une politique de cooptation claire, mobiliser les bons relais en interne, savoir qui peut coopter, et surtout activer les bons leviers pour encourager les recommandations.

Mettre en place un programme de cooptation demande donc méthode et outils. Qu’il s’agisse de créer une communauté d’ambassadeurs, de communiquer efficacement sur vos recrutements ou de choisir un logiciel de cooptation adapté à votre organisation, chaque étape compte.

Encore faut-il connaître les avantages et les limites de cette approche, pour en tirer pleinement profit.

Dans cet article, Culture RH vous explique comment lancer votre démarche de cooptation, l’animer dans la durée, et arbitrer entre les bénéfices et les inconvénients de cette méthode devenue un levier stratégique pour les recruteurs.

La mise en place d’une politique de cooptation.

La cooptation en quelques mots.

Vous avez probablement entendu parler de recrutement participatif, de recommandation ou encore de parrainage interne. C’est la même chose ! La cooptation consiste tout simplement à faire appel au réseau de vos collaborateurs pour répondre à des besoins en recrutement.

En règle générale, les services RH activent ce réseau pour capter et sensibiliser des profils expérimentés, pénuriques ou atypiques. Autrement dit, les profils convoités et extrêmement sollicités par les recruteurs ou les cabinets.

Qui peut coopter ?

Qui mieux que vos collaborateurs pour représenter leur métier, leur équipe et la culture de l’entreprise ? Ce sont eux qui vont recommander des contacts de leur réseau, qu’il soit personnel ou professionnel. Ils ont sans doute en tête des profils pertinents, et à défaut, sauront relayer vos besoins autour d’eux.

Encore faut-il leur donner les bons repères. Une communication interne claire et un cadre bien défini sont essentiels pour que votre dispositif de cooptation soit réellement efficace.

5 conseils pour favoriser la cooptation.

Annoncez votre programme de cooptation.    

Avant de lancer votre dispositif, prenez le temps d’expliquer clairement aux collaborateurs ce que vous attendez d’eux en tant que coopteurs.

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Dès lors qu’une prime est prévue pour chaque recrutement validé, beaucoup seront prêts à partager des candidatures issues de leur réseau.

Mais l’objectif n’est pas de multiplier les profils sans tri. Il est essentiel de leur préciser, dès le départ, le niveau d’implication attendu. Proposer un CV, c’est aussi engager sa crédibilité en recommandant des compétences, un parcours et une personne susceptible de rejoindre l’entreprise. Le collaborateur devient ainsi garant de la qualité du profil transmis.

Créez et animez votre communauté d’ambassadeurs. 

Si vous voulez embarquer vos équipes dans ce projet, il faut qu’ils se sentent concernés. Et tout passe par la communication en interne : visuel en salle de pause, post sur le réseau d’entreprise, visite des RH au sein des équipes, message dans la newsletter…

Communiquez sur vos recrutements.

Combien de recrutement en cours, combien de recrutements finalisés depuis le début d’année, quels sont les profils recherchés, lesquels peuvent être cooptés, etc. Plus vous communiquez, plus vos collaborateurs se sentiront engagés dans la dynamique RH de l’entreprise. Les salariés attendent de vous davantage de transparence.

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Faites parler de vous à l’externe.

Vous avez peut-être au sein de vos équipes un collaborateur, qui dans son entourage a un ami, un ex-collègue ou un ancien camarade de classe, susceptible d’être intéressé par l’un de vos postes. Pour que ce réseau se manifeste, il faut vous faire connaître.

Organisez des événements RH, des webinars sur des sujets propres à votre culture d’entreprise, des meetups ou des afterworks pour parler de nouvelles technos, de lead marketing ou de Data Science. Faites parler de vous sur les réseaux sociaux et invitez vos collaborateurs à relayer vos posts. Vous susciterez ainsi la curiosité de ce réseau mais également l’envie de postuler pour vous rejoindre.

N’oubliez pas de récompenser vos coopteurs.

La tendance est plutôt sous forme de prime de cooptation avec une partie versée à l’embauche du candidat coopté et l’autre versée à l’issue de la période d’essai. Les avantages en nature comme les bons d’achat ou les box cadeaux peuvent également faire office de gratification.

Un détail important : pensez à remercier de vive voix votre collaborateur lorsqu’un recrutement se finalise grâce à lui. Il appréciera la démarche et se sentira davantage impliqué dans la vie de l’entreprise.

La cooptation : bénéfices et inconvénients.

Les atouts d’une politique de cooptation.   

• Gagner du temps dans les process : qui dit gain de temps, dit gain d’argent. Une cooptation, c’est non seulement une diffusion d’offres d’emploi en moins, mais également moins de temps passé en préqualification, en sourcing ou encore en entretien. Il est plus facile de lever un doute lorsqu’un coopteur vous assure la fiabilité d’un candidat.

• Être en contact avec un nouveau vivier : de nombreux actifs ne répondent plus aux sursollicitations des recruteurs. Malgré tout, certains se laissent convaincre et sont parfois plus réceptifs à une opportunité, lorsque celle-ci est proposée par un membre de leur réseau.
  
• Donner la chance à des profils plus atypiques : faire appel à la cooptation, c’est sortir des méthodes traditionnelles de recrutement mais aussi s’ouvrir à des profils inhabituels que vous n’auriez pas sélectionnés à l’accoutumée. Lorsqu’un collaborateur transmet un CV atypique en se portant garant du professionnalisme et de la personnalité de l’individu, la porte est alors ouverte à des profils plus singuliers au parcours parfois décalé.

• Sonder l’ambiance en interne : votre marque employeur est évidemment votre meilleure alliée pour recruter. Un collaborateur qui se sent bien au sein de son entreprise véhicule naturellement une image positive. Le bien-être au travail est viral et un employé heureux n’hésitera pas à parler de son entreprise autour de lui. La cooptation est alors un bon indicateur de climat social.

• Réduire le turnover : la reconnaissance, la transparence, le bien-être, … sont des éléments qui favorisent la réduction du turnover. Outre des raisons personnelles, qui voudrait quitter une entreprise dans laquelle il se sent bien ? Même chose, un recrutement issu de la cooptation est souvent plus pérenne. Être embauché grâce à un collaborateur qui s’est porté garant, facilite non seulement l’intégration et la prise de poste mais également la motivation et l’implication.

Parlons des inconvénients. 

• Se retrouver avec une pile de CV sans intérêt : si vous ne fixez pas un code de conduite dans votre programme de cooptation, vous risquez de recevoir un nombre incalculable de CV, dans le but de percevoir la prime attribuée à l’embauche. Insistez bien sûr l’importance de l’engagement en tant que coopteurs.
  
• Intégrer des profils parfois identiques : si vous misez essentiellement sur la cooptation pour recruter, attention de ne pas appauvrir l’hétérogénéité de vos équipes. Même si vous n’avez aucun doute sur leurs compétences, les cooptés sont parfois issus des mêmes écoles ou des mêmes entreprises que vos collaborateurs.
  
• Susciter l’intérêt pour des mauvaises raisons : une culture jeune et dynamique, des séminaires toujours plus funs, des afterworks deux fois par semaine, des pauses baby-foot … Restez vigilant lors des entretiens et assurez-vous que ces profils cooptés soient avant tout intéressés par le poste et ses missions et pas seulement par l’ambiance de l’entreprise.

Économique et efficace, la cooptation est un bon levier de recrutement qui permet aux entreprises de gagner du temps dans les process et de trouver les futurs talents. Bien entendu, ce dispositif reste un canal “complémentaire” à manier avec précaution. Maintenir les méthodes classiques de recrutement reste indispensable pour conserver une certaine diversité en entreprise et couvrir l’ensemble des besoins.

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