Planning des présences : comment faire son suivi en entreprise ?

Comment et pourquoi le mettre en place ? Est-ce qu’un planning des présences sur Excel suffit ? Quels sont les avantages à utiliser un logiciel adapté pour créer son planning ?

Qu’est-ce qu’un planning des présences ?

Un planning des présences, appelé également planning du personnel, est un document créé pour planifier et suivre le temps de travail au sein d’une entreprise. Il indique avec précision les jours de présence et les jours d’absence de chaque salarié. Il est indispensable pour les employeurs afin d’optimiser la planification du travail, gérer les temps de travail et préparer la paie mensuelle.

Côté salarié, le planning des présences est un outil de suivi de leur emploi du temps, de leurs jours de travail, de leurs congés et absences, tant prévues qu’imprévues (arrêt de travail). Il permet d’avoir une vision globale sur les semaines passées et celles à venir.

Côté employeur, le planning est un outil qui aide à placer la bonne personne, au bon endroit et au bon moment facilitant ainsi la productivité de l’entreprise. Il permet également de s’assurer que chaque salarié travaille le nombre d’heures hebdomadaires et mensuelles prévues à son contrat, afin d’être en conformité avec la législation.

Mettre en place un planning du personnel structuré et efficace a de nombreux bénéfices sur l’organisation et l’ambiance de travail. Un planning de travail clair et compris de tous améliore l’expérience collaborateur et renforce leur engagement.

Objectifs et enjeux d’un planning

Faciliter et simplifier la gestion des présences et absences

Un planning des présences rassemble en un seul document les temps de travail et les absences de chaque collaborateur. Un bon outil de planification facilite l’organisation du travail, notamment dans certains secteurs d’activités (la restauration, la santé ou l’industrie). Avec l’accès à des données actualisées, la planification est plus fluide, de même que la gestion des absences ou des heures supplémentaires.

Automatiser la planification

Un planning de présence digitalisé est un outil précieux pour les managers pour piloter leurs équipes et la complexité de certains plannings. Paramétré sur les besoins spécifiques de l’activité, il tient compte de la législation, de la convention collective ou des accords d’entreprise et des différentes catégories de contrats. Ainsi, le manager est assuré de rester dans la légalité quand il réalise ses plannings hebdomadaires et mensuels.

Développer l’autonomie des collaborateurs

Grâce à un portail personnalisé, le salarié peut visualiser son calendrier en quelques clics : il peut consulter son planning, ses soldes d’heures et de congés, faire ses demandes de congés et d’absences, etc.

Faciliter le processus de paie

La digitalisation permet un traitement rapide des informations, telles que les demandes de congés ou l’enregistrement des absences. Le processus de paie est significativement accéléré grâce à la compilation des Éléments Variables de Paie (EVP) et à l’export automatisé des données vers le logiciel de paie.

Améliorer l’efficacité des équipes RH

C’est également un gain de temps pour les équipes RH dont la tâche s’est complexifiée au fil des années avec la législation et les modes de travail inédits. Les automatisations proposées par les logiciels améliorent la productivité des services RH et réduisent les risques d’erreurs. Par ailleurs, les managers ont accès à des tableaux de bord avec des indicateurs clés de suivi actualisés en temps réel : taux d’absentéisme, taux par motif d’absence, nombre de jours travaillés, etc.

Lire également :

• Fermeture estivale de l’entreprise : congés, délai et règles
• Congés anticipés : quelles sont les règles ?
• Congés payés, maternité,… Quels congés dans le secteur privé ?

Comment élaborer un planning de présence en 5 étapes clés ?

Le planning de présence est devenu un outil incontournable en matière de gestion du temps. Il s’adresse à tous les types de structures des plus petites aux plus grandes, quelle que soit la complexité et les contraintes de leur secteur d’activités.

Voici 5 étapes à suivre pour un planning optimal, qui répondra à la fois aux besoins de l’entreprise tout en favorisant l’épanouissement des collaborateurs.

1. Collecter les informations essentielles sur les salariés

La suite après la publicité

• Listez les temps de travail (temps plein, partiel, alternance) ainsi que les débuts et fins de contrats.
• Prenez en compte les horaires, les contraintes spécifiques et les services ou départements auxquels chaque salarié appartient.
• Identifiez et notez les congés prévus (maternité, paternité, payés, sans solde) et les absences déjà programmées.

2. Créer un planning de référence

• Définissez les besoins en main-d’œuvre en fonction des périodes d’activité intense (saisonnalité, jours de la semaine, moments dans la journée).
• Structurez vos plannings à partir des données des années précédentes afin de gagner du temps.

3. Intégrer les contraintes légales et réglementaires

• Prenez en compte les jours fériés et les spécificités des conventions collectives.
• Respectez les horaires de travail contractuels et les obligations légales (temps de pause, durée maximale de travail).

4. Considérer les souhaits des collaborateurs

• Tenez compte des disponibilités et des demandes de congés des salariés pour équilibrer les besoins de l’entreprise et leur bien-être.
• Essayez d’accorder autant que possible leurs préférences pour favoriser leur engagement et leur motivation.

5. Mettre en place un planning collaboratif et flexible

• Planifiez la mise à jour régulière des plannings (hebdomadaire, mensuelle) et fixez des créneaux spécifiques pour cette tâche.
• Utilisez des outils collaboratifs pour permettre aux collaborateurs de signaler leurs contraintes ou de proposer des ajustements.

En suivant ces étapes et en vous appuyant sur des outils adaptés, vous pourrez garantir une gestion fluide et efficace des plannings, tout en renforçant la performance et la satisfaction au sein de vos équipes.

Assurer le suivi avec un logiciel de gestion des congés et absences

Votre entreprise compte peu de collaborateurs et vous hésitez encore à adopter des outils digitaux pour gérer le temps de travail ?

Un planning réalisé sur Excel présente des limites non négligeables. Ce type de suivi peut rapidement devenir source d’erreurs et être chronophage pour les managers comme pour les équipes RH.

Pour un suivi des présences plus précis et efficace, utiliser un logiciel de gestion des plannings simplifie grandement l’organisation. Contrairement à un fichier Excel, où tout peut être complexe et chronophage, un outil dédié permet de paramétrer entièrement vos plannings pour garantir la conformité légale et organisationnelle.

La collaboration entre managers et équipes s’en trouve également renforcée : chacun peut contribuer à la mise à jour des plannings, limitant ainsi les erreurs et favorisant une meilleure coordination. En plus, vos collaborateurs ont la possibilité d’avoir une vision d’ensemble et de consulter en temps réel leurs indicateurs de temps de travail.

Pour résumer, l’utilisation d’un logiciel dédié représente un véritable gain de temps, que ce soit pour les équipes RH, les managers ou les collaborateurs eux-mêmes. Les informations sont mises à jour en temps réel, garantissant des données fiables pour prendre de meilleures décisions.

Cependant, la gestion d’un planning des présences demande beaucoup d’organisation et d’anticipation. Pour mener à bien cette mission sensible, misez sur la communication et la transparence. Permettez à vos salariés d’exprimer librement leurs contraintes, faîtes preuve d’écoute et de flexibilité, acceptez quelques ajustements si nécessaire.

Un planning efficace entraînera une meilleure cohésion d’équipe et sera vecteur de performance individuelle et collective. Un outil indispensable pour un management efficace !

Lire également :

• Assiste-t-on à un grand retour au bureau ?
• Travail hybride et vie au bureau : quelles pratiques à l’étranger ?
• Rétention des talents : pourquoi relooker votre bureau ?