Ordre des départs en congés et priorité : que dit la loi ?

Lorsque l’on évoque l’ordre des départs en congés, on pense souvent en premier lieu à la période estivale, synonyme de vacances d’été et de plannings tendus à gérer.

Pourtant, cette période n’est pas la seule à susciter un afflux de demandes de congés. Les fêtes de fin d’année, les ponts du mois de mai ou encore les vacances scolaires sont autant de moments où les salariés souhaitent s’absenter en même temps, rendant l’organisation parfois complexe pour l’employeur.

Face à ces pics de demandes, comment garantir l’équité tout en assurant la continuité de l’activité ?

Sur quels critères objectifs l’employeur peut-il s’appuyer pour établir l’ordre des départs en congés ? Le Code du travail encadre-t-il cette organisation ? Et dans quels délais les salariés doivent-ils être informés ?

Autant de questions que se posent les services RH, surtout à l’approche des périodes sensibles.

Dans cet article, nous faisons le point sur les droits et obligations de l’employeur, les critères à prendre en compte, la procédure à suivre, et les bonnes pratiques pour organiser sereinement les départs en congé de vos collaborateurs.

Congés des salariés, quelles sont les prérogatives et obligations de l’employeur ?

En matière d’établissement des périodes et ordre de départ en congé, ce sont les articles L. 3141-12 à L. 3141-14 du Code du travail qui régissent les obligations et prérogatives de l’employeur.

Ainsi, par le biais d’un accord de branche, d’entreprise, d’établissement, de convention ou à défaut après consultation du CSE pour avis, c’est à l’employeur que revient de déterminer la période de prise de congé des collaborateurs.

Si cette période doit obligatoirement comprendre la période légale de prise de congé allant du 1^er mai au 31 octobre, l’employeur est libre de l’ouvrir et/ou de la prolonger en dehors de ces dates et d’y inclure notamment la période de Noël.

Une fois définie, la période de prise de congé doit être portée à la connaissance des collaborateurs au minimum 2 mois avant son ouverture. Il est alors conseillé à l’employeur de procéder à un affichage collectif de cette période de prise de congé, mais également d’en informer à titre individuel les collaborateurs et ce même par voie électronique.

Ce n’est qu’une fois cette formalité accomplie que l’employeur pourra définir les critères déterminant l’ordre de départ en congé des collaborateurs.

Comment déterminer l’ordre des départs en congés ?

Si l’employeur reste libre d’accepter ou non les demandes de congé de ses collaborateurs, sa décision se doit d’être impartiale, c’est pourquoi l’application de critères objectifs est indispensable afin de préserver le climat social au sein de l’organisation.

Dans cette seconde partie, nous détaillerons la procédure permettant de déterminer les critères de départ, mais surtout, quels sont ces critères.

Selon quelle procédure déterminer les critères de départ en congé ?

Dans le cas où l’établissement n’est pas assujetti à une fermeture totale pour congés, l’employeur devra alors procéder à un arbitrage entre les différentes demandes de congé afin d’assurer une continuité de service sur cette période.

Pour cela, il devra sélectionner les critères permettant d’établir l’ordre de départ en congé selon les modalités suivantes :

• Négociation d’un accord d’entreprise.
• Application d’un accord de branche ou de la convention collective.
• Consultation du CSE pour avis.

Avant de prendre sa décision et d’entamer une démarche de négociation et/ou consultation avec les membres de son CSE, l’employeur devra se reporter à la convention collective afin de savoir si cette dernière impose des conditions particulières.

Quels sont les critères permettant de déterminer l’ordre de départ en congé ?

Parmi les critères possibles permettant de déterminer l’ordre de départ en congé, certains seront imposés à l’employeur par le biais du Code du travail et d’autres seront d’ordre facultatif.

Ainsi, l’article L. 3141-16 du Code du travail précise que l’employeur devra prendre en compte les éléments suivants :

• « La situation familiale des salariés, et notamment les possibilités de congés, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. »

Dans les faits, cela peut se traduire de la façon suivante : une salariée demande à bénéficier de trois semaines de congés payés au cours du mois d’août afin que ceux-ci correspondent aux congés de son conjoint dont l’entreprise est fermée pour cause de période estivale.

Dans ce cas, le refus de l’employeur de lui accorder ses congés ne se justifie pas, il devra alors accéder à sa demande tout du moins pour la partie non fractionnable des congés.

De même, l’article L. 3141-14 du Code du travail stipule que « les conjoints et partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané. »

• « L’ancienneté du salarié au sein de l’entreprise. » Cette mesure accorde une priorité de départ au salarié ayant le plus d’ancienneté au sein de l’entreprise.
• « L’activité que les salariés peuvent avoir auprès d’un ou plusieurs autres employeurs. »

Tout en respectant les critères imposés par le Code du travail, l’employeur peut décider d’intégrer des critères complémentaires afin de déterminer l’ordre des départs en congés tel que :

• Prioriser la prise de congé des salariés ayant des enfants scolarisés lors des périodes de vacances scolaires.
• Accorder aux salariés divorcés ou séparés des congés en correspondance avec les jugements rendus de droit de garde.
• Traiter en priorité les demandes de congé des salariés qui se sont vus refuser et imposer des dates de congés différentes lors de la dernière période de prise de congé.

Lorsque plusieurs demandes de congés sont formulées simultanément et qu’aucun critère ne permet de départager les collaborateurs, la priorité doit être donnée au salarié le plus âgé.

Bien que les critères définis soient conçus pour être justes et objectifs, les congés d’été et de fin d’année restent souvent des périodes sensibles. Il n’est donc pas rare qu’ils suscitent des tensions ou des frustrations au sein des équipes.

Pour prévenir ce type de situation, de nombreuses entreprises choisissent de responsabiliser leurs collaborateurs en leur laissant la liberté d’organiser leurs congés entre eux, tout en gardant la possibilité d’intervenir en cas de blocage.

Cela implique toutefois un travail en amont : il est essentiel de sensibiliser les managers à l’enjeu que représentent les absences pendant ces périodes clés. Une fois informés, ils pourront relayer ces informations à leurs équipes et encadrer les discussions autour des départs, en tenant compte de la charge de travail.

Par exemple, si l’activité est réduite en août, il sera possible d’autoriser plusieurs absences en parallèle. En revanche, si le début du mois de juillet s’annonce intense, le nombre de départs devra être limité.

Ce fonctionnement permet aux salariés de s’organiser collectivement et de soumettre leurs demandes en connaissance de cause. En cas de désaccord persistant, c’est alors à l’employeur de trancher, sur la base des critères qu’il aura préalablement définis.

Quand et comment informer les collaborateurs de l’ordre des départs ?

Une fois les critères d’ordre de départ en congé définis, l’employeur se doit de les communiquer aux collaborateurs afin qu’ils puissent en prendre connaissance et préparer de leur côté ou en concertation avec leurs collègues leurs demandes de congé pour cette ou ces périodes de départ.

Mais quelles sont les obligations de l’employeur en la matière ?

Comment informer les collaborateurs de l’ordre des départs ?

Si la loi impose à l’employeur d’informer par tout moyen les collaborateurs de l’ordre et des dates de départ en congé (article D. 3141-6 du Code du travail), elle ne précise pas quels sont ces moyens.

Afin de remplir son obligation d’information, l’employeur peut communiquer ces éléments via :

• Le tableau des affichages obligatoires au sein de ses locaux.
• Une note de service transmise à l’ensemble des collaborateurs ou via les adresses mails génériques des services.
• Publication de l’information sur l’Intranet de l’entreprise, via la messagerie instantanée, le portail d’accueil du logiciel SIRH, …

Sous quel délai informer les collaborateurs ?

Toujours en application de l’article D. 3141-6, l’employeur doit informer les collaborateurs des critères d’ordre de départ en congé au moins un mois avant la date d’ouverture de ladite période de départ.

Quel risque en cas de défaut d’information ?

Dans le cadre de ses obligations de santé et de sécurité, l’employeur doit s’assurer que les salariés puissent prendre leurs congés.

Ainsi, le défaut d’information des périodes et critères de départ en congé est passible d’une amende de 1 500 Euros par salarié concerné. Cette amende peut être portée à 3 000 Euros en cas de récidive.

De même, l’employeur peut également être condamné au versement de dommages et intérêts envers les salariés qui, par manque d’information, se sont retrouvés dans l’impossibilité de prendre leurs congés.

À noter qu’en cas de litige, ce sera à l’employeur d’apporter la preuve du respect de ses obligations d’information aussi bien en ce qui concerne les dates de départ qu’en ce qui concerne les critères d’ordre. (Cass. soc. 13-6-2012 n°11-10.929)

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Questions fréquentes

Dans son ensemble, la question des congés est souvent délicate au sein des entreprises et peut parfois devenir une source de conflits aussi bien entre les salariés qu’entre les salariés et l’entreprise elle-même.

Dans cette dernière partie, nous faisons le tour de la question afin qu’elle n’en soit plus une.

L’employeur est-il en droit de refuser une demande de congé ?

Oui, l’employeur est tout à fait en droit de refuser une demande de congé. Toutefois, l’employeur doit être en mesure de justifier ce refus afin qu’il ne soit pas considéré comme abusif.

Ainsi, le simple fait de ne pas respecter un délai minimal de prévenance ne sera pas une justification de refus si ce départ en congé ne perturbe pas la continuité de service de l’entreprise.

Le refus d’une demande de congé a pour effet de reporter la date du congé, mais ne doit pas mettre le salarié dans une position où il lui sera impossible de prendre ce congé.

L’employeur peut-il imposer les congés ?

En informant les salariés au moins deux mois à l’avance, l’employeur peut en effet imposer à ses salariés la prise de congé et notamment en cas de fermeture annuelle de l’entreprise.

Toutefois, l’employeur devra informer et consulter le CSE, lorsqu’il y en a, des dates de fermeture.

Les demandes de congé peuvent-elles être annulées ? Modifiées ?

Une fois la demande de congé envoyée et acceptée l’une des parties peut-elle revenir sur sa décision ? Et si oui, dans quel délai ?

Alors est-ce possible d’annuler une demande afin de modifier la date des congés payés ?

Du côté de l’employeur ?

Oui, l’employeur peut sous certaines conditions annuler et modifier la date de départ en congé de ses collaborateurs.

L’article L. 3141-16 prévoit que l’employeur peut « sauf en cas de circonstances exceptionnelles, modifier l’ordre et les dates de départ en congé si cela intervient plus d’un mois avant le départ du collaborateur. »

En revanche, le Code du travail ne précise pas quelles sont ces circonstances exceptionnelles, mais en règle générale sont reconnues comme circonstances exceptionnelles les situations suivantes :

• « La survenue de difficultés économique mettant en péril l’équilibre de l’entreprise.
• Cas de force majeure : évènement climatique, sanitaire, …
• L’absence imprévue de plusieurs salariés risquant d’entraîner des conséquences dommageables pour l’activité de l’entreprise. »

En dehors de ces circonstances exceptionnelles et sauf accord d’entreprise, d’établissement, de convention ou de branche prévoyant un délai de prévenance plus court, l’employeur ne pourra procéder à la modification des dates de congé des collaborateurs sans leur accord préalable.

Du côté du salarié ?

Du côté des salariés les choses sont quelque peu différentes. Puisqu’une fois la demande de congé validée par l’employeur, ce dernier n’est pas obligé de satisfaire la demande d’annulation et/ou de modification émise par le collaborateur.

Ainsi, le salarié reste libre de formuler une demande d’annulation et/ou de modification, mais rien n’oblige son employeur à l’accepter.

Quelles conséquences ?

Lorsque la modification des congés intervient dans le respect des obligations légales, alors l’employeur n’est pas tenu de dédommager le collaborateur, sauf si une telle mesure est prévue dans un accord d’entreprise, de branche ou par une disposition de la convention collective.

En cas de non-respect des délais ou de défaut d’information, alors le salarié peut prétendre au versement d’une indemnité.

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