Les 5 tendances de la paie en 2021 !

Télétravail, chômage partiel, arrêts de travail dérogatoires, … la crise sanitaire de la Covid-19 a fortement secoué les services paie en 2020. Il est temps désormais de tirer les leçons de la crise afin d’être mieux préparé aux futurs bouleversements des métiers de la paie.

Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur les tendances de la paie en 2021.

# Tendance n°1 : La démocratisation du télétravail.

Le télétravail est un mode d’organisation du travail déjà adopté depuis plusieurs années par de nombreuses entreprises à l’international mais également dans les grandes métropoles françaises comme Lyon ou Paris.

En 2020, suite au premier confinement, il s’est imposé à toutes les entreprises de manière brutale et précipitée. Il a alors fallu aux services paie s’adapter à ce nouveau mode de travail tant du point de vue technique, qu’organisationnel et managérial dans un contexte d’actualité paie très riche et complexe.

Suite au déconfinement en mai 2020, de nombreuses entreprises ont pris la décision de continuer et de développer ce mode d’organisation, pour quelques jours par semaine ou à temps plein en fonction des contraintes liées à la profession et l’organisation de l’entreprise.

Le reconfinement, à l’automne 2020, et la crise sanitaire qui se poursuit ainsi que les contraintes liées au port du masque obligatoire dans les bureaux ont entériné ce mode d’organisation, même s’il reste encore quelques réfractaires, tant du côté de l’employeur que des salariés.

Rappel sur le télétravail.

Le télétravail consiste à effectuer un travail qui aurait dû être réalisé au sein de l’entreprise en dehors des locaux de l’entreprise en utilisant les technologies de l’information et de la communication, conformément à l’article L1222-9 du code du travail.

Il est donc essentiel que le salarié en télétravail dispose des équipements informatiques nécessaires à son activité (ordinateur, connexion internet, téléphone, …). Toutefois, le lieu de travail n’est pas nécessairement le domicile du salarié. Ainsi, le lieu de travail peut être un bureau individuel ou un espace de co-working.

À noter que le télétravail se distingue du travail à domicile qui correspond à un mode de travail particulier définit dans l’article L7412-1 du code du travail.

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Formaliser le télétravail par un accord : non obligatoire mais fortement conseillé.

Le télétravail doit être formalisé par un accord entre le salarié et l’employeur, sachant qu’un écrit est recommandé pour des questions de preuves en cas de litige. Toutefois, lors d’une mise en place régulière, il est fortement conseillé de mettre en place un accord collectif ou au minimum une charte sur le télétravail.

À noter qu’un nouvel Accord National Interprofessionnel (ANI) sur le télétravail est en cours de négociation afin de prendre en compte les contraintes actuelles et de formaliser les droits et devoirs des deux parties.

La paie en télétravail.

Le développement des logiciels de paie en mode SaaS et la dématérialisation des dossiers du personnel facilitent grandement la tâche de l’exercice de la fonction en télétravail.

Toutefois, la communication directe, et parfois officieuse, avec les managers et les salariés est sacrifiée. Par ailleurs, malgré la mise en place de réunions en webconférence récurrentes, le gestionnaire perd un flux d’informations lié à la communication “officieuse” entre collègues, avec la hiérarchie, ….

Ainsi, pour un gestionnaire paie travaillant en équipe et/ou en contact direct avec les salariés et managers, il est important de travailler en présentiel au moins quelques jours afin de ne pas perdre le contact.

# Tendance n°2 : Responsabiliser ses équipes.

2020 nous a appris que chacun pouvait se retrouver isolé, que ce soit le responsable paie ou le gestionnaire de paie. Il est donc essentiel que les gestionnaires de paie puissent exercer leurs fonctions en toute autonomie.

Un certain nombre de missions assurées par le responsable paie doivent pouvoir être assurées par le gestionnaire paie, comme la veille sociale ou la relation avec l’éditeur/intégrateur paie pour le paramétrage du logiciel. Inversement, la production de la paie doit pouvoir être assurée par le responsable paie.

Ce mode d’organisation du service paie est gagnant-gagnant. D’une part, la fonction de gestionnaire de paie gagne en intérêt et en valeur ajoutée. D’autre part, en cas d’absence du responsable paie ou d’un gestionnaire paie, et notamment en période de paie, le service peut continuer à tourner.

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Quelques pistes d’actions pour responsabiliser ses équipes et gagner en autonomie :

• Déléguer la veille sociale à plusieurs membres de l’équipe par roulement.
• Créer un back-up sur l’équipe des missions du responsable paie nécessaires à la production de la paie : déclaration de la DSN, virements, paramétrage.
• Mettre en place des procédures et modes opératoires à jour, précis et détaillés.
• Privilégier la gestion des paies de A à Z à un mode d’organisation cloisonné par tâche (gestion des arrêts de travail, paie, déclarations sociales, …).

#Tendance n°3 : L’ère du “zéro papier”.

Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont dématérialisé la gestion du personnel et la paie. Les mesures de confinement au printemps 2020 ont précipité le virage numérique des entreprises françaises et notamment des services paie.

La numérisation des dossiers du personnel implique :

• Le dossier individuel du salarié : IBAN, attestation de Sécurité Sociale, ….
• Les contrats de travail et avenants.
• Les courriers adressés aux salariés.
• Les bulletins de salaire.
• Tout autre document lié à la paie et nécessitant d’être conservé.

De nombreux logiciels de paie et SIRH proposent un service d’archivage des dossiers du personnel dans le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Le respect du RGPD implique de respecter certaines règles selon les recommandations de la CNIL :

• Ne conserver que les documents nécessaires à la gestion du personnel et de la paie.
• Éviter de demander aux salariés des informations “sensibles” révélant une opinion politique, une appartenance syndicale, une religion, une origine ethnique ou la santé.
• Les données personnelles du salarié (adresse, IBAN, …) doivent être exploitées de manière sécurisée et en toute confidentialité.
• Informer les collaborateurs du traitement de leurs données personnelles.

À noter que tout salarié peut demander à consulter son dossier personnel (bulletin de salaire, historique de carrière, dossier disciplinaire, … ).

#Tendance n°4 : Les logiciels en mode SaaS.

De nombreux logiciels de paie fonctionnent désormais en mode SaaS (Software as a Service). Ces solutions paie ou SIRH fonctionnent entièrement en ligne sans nécessité d’une installation en local. Ainsi, elles peuvent être exploitées quel que soit le poste de travail et quel que soit le type de support pour certaines solutions (ordinateur, tablette, téléphone, …).

Ce mode de fonctionnement a grandement facilité la tâche des employeurs pour la mise en place du télétravail.

Ce type de logiciel fonctionne généralement sous forme d’abonnement au forfait en fonction de l’effectif de l’entreprise ou au bulletin. Le gestionnaire de paie n’a alors plus la responsabilité du paramétrage des mises à jour légales (changement de taux, SMIC, plafond de la Sécurité Sociale, …) et parfois conventionnelles en fonction des solutions.

Ainsi, ce mode de fonctionnement procure un gain de temps considérable au gestionnaire de paie qui peut alors se concentrer sur le contrôle et la fiabilité de sa paie.

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# Tendance n°5 : Décentraliser la saisie pour laisser la place au contrôle.

Le gestionnaire de paie, trop longtemps cantonné au rôle d’opérateur de saisie, retrouve peu à peu ses lettres de noblesse avec la décentralisation de la saisie vers les salariés pour leurs données personnelles et vers les managers pour les éléments variables de paie.

Cette décentralisation est désormais possible via les solutions de paie en mode Saas permettant aux salariés et aux managers d’avoir accès à un portail déclaratif.

Quelques exemples de décentralisation de la saisie :

• Saisie des données personnelles du salarié par celui-ci via un portail dédié (adresse, IBAN, enfants, …).
• Déclaration des absences (congés payés, RTT, …) par le salarié avec validation du manager.
• Saisie des primes et de l’activité par le manager.

Ainsi, le gestionnaire de paie, exempté de toute saisie, peut se concentrer sur le contrôle et la fiabilité de ses paies par des contrôles croisés, ce qui valorise le métier et évite tout risque d’erreur pouvant avoir des répercussions graves sur l’entreprise (redressement Urssaf, risque prud’hommale).

Le gestionnaire de paie n’est alors plus un opérateur de saisie (il ne l’a d’ailleurs jamais été), mais un expert maîtrisant des techniques de paie complexes et en perpétuelles évolutions.

Pour conclure, l’année tumultueuse 2020 a accéléré un certain nombre de processus déjà enclenché depuis ces dernières années et a permis de construire par la force des choses des services paie plus sereins, plus forts et prêts à affronter de nouveaux bouleversements pour les prochaines années dans un contexte d’une paie de plus en plus complexe et en constante évolution. Reste à savoir ce que 2021 nous réservera ….