Exit les idées reçues, être gestionnaire de paie ne consiste pas à appuyer sur un bouton. Il ne s’agit pas non plus d’un opérateur de saisie ou l’exécutant des managers voire des salariés.
Ce poste clé dans l’entreprise doit habilement allier les qualités humaines, ce qu’on appelle les « soft-skills » et les qualités plus techniques, également nommé « hard skills ».
Alors, quelles sont les missions du gestionnaire de paie ? Quelles sont les hard skills nécessaires au poste de gestionnaire de paie ? Quelles sont les soft skills indispensables ?
Nous vous livrons dans cet article notre éclairage sur les 5 compétences clés d’un gestionnaire de paie en 2023.
Gestionnaire de paie : missions et enjeux
Les missions du gestionnaire de paie sont diverses et variées et vont très largement dépendre de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité.
Contexte du métier de gestionnaire de paie
D’une entreprise à l’autre les missions du gestionnaire de paie diffèrent. Des accords spécifiques, le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, l’organisation du service paie, toutes ces singularités créent la richesse du métier de gestionnaire de paie.
C’est par ailleurs une des raisons pour laquelle le métier de gestionnaire de paie enregistre un fort taux de turn-over. D’une entreprise à l’autre, les missions ne sont pas les mêmes et le gestionnaire développe de nouvelles compétences par l’expérience.
Les missions du gestionnaire de paie
Le quotidien du gestionnaire de paie est rythmé par le calendrier de paie et les évènements de la vie des salariés dans l’entreprise. Les principales missions sont les suivantes :
- La gestion des arrêts de travail et des dossiers prévoyance.
- La gestion des embauches.
- La gestion des soldes de tout compte.
- La gestion des acomptes.
- La gestion des temps et activité.
- La saisie des éléments de paie.
- Le contrôle de la paie.
- La génération des virements.
- L’envoi de la DSN.
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Quelle sont les compétences clés du gestionnaire de paie ?
Les compétences du gestionnaire de paie doivent être un doux mélange entre des compétences techniques (les hard skills) et des qualités humaines (les soft skills).
La compétence centrale : l’expertise paie
La maitrise des techniques du paie
Le gestionnaire doit parfaitement connaitre et maitriser les techniques de paie.
Voici les principales compétences indispensables pour gérer les paies :
- Savoir calculer tous types d’absence (sans solde, entrée/sortie, maladie, …).
- Maîtriser les règles en matière de congés payés.
- Maîtriser le mécanisme de maintien de salaire et de la subrogation pour les absences « Sécurité Sociale ».
- Connaître les règles en matière d’exonération sociale et fiscale des frais professionnels.
- Savoir calculer les cotisations sociales (plafond SS, réduction générale, taux réduit, réintégration sociale et fiscale de certains cotisations, …).
- Savoir calculer des indemnités de rupture et les traiter en paie (régime social et fiscal).
- Comprendre la DSN.
Une bonne base en droit social
Même s’il est souvent accompagné d’un juriste social, interne ou externe, le gestionnaire doit avoir une bonne base en droit social afin de pouvoir lire et analyser la législation sociale qui évolue constamment en matière de paie (décret, jurisprudence, LFSS, …).
La maîtrise des paies d’un secteur d’activité
Il n’est généralement pas nécessaire de maîtriser un secteur d’activité pour gérer les paies. Il suffit d’analyser la convention collective lors de sa prise de poste. Par ailleurs, la gestion de la paie ne se limite pas à la loi et à la convention collective, de nombreux éléments de paie sont régis par les accords d’entreprise propres à l’entreprise.
Toutefois, dans certains secteurs d’activité très spécifiques, comme le BTP, le transport, les HCR ou l’audiovisuel, une maîtrise du secteur d’activité peut être souhaitée voire exigée par les employeurs.
La compétence indispensable : la maîtrise d’Excel
A l’heure du zéro papier et du télétravail, la maîtrise d’Excel est indispensable pour gérer les paies des collaborateurs.
Pourquoi la maîtrise d’Excel est-elle indispensable en paie ?
Exit le contrôle manuel des bulletins et les fiches de suivi, le gestionnaire utilise Excel au quotidien et doit donc en maîtriser les principales fonctions.
- Tableau de suivi : fin de contrat, maladie, …
- Calcul du maintien de salaire des arrêts de travail.
- Matrice de calcul : licenciement, IJSS, …
- Contrôle de paie.
Les fonctions à connaitre
Pour la gestion quotidienne, il est indispensable de maîtriser les fonctionnalités de base d’Excel.
Il est nécessaire de maîtriser également certaines fonctionnalités avancées d’Excel pour un contrôle de paie efficient.
Voici quelques fonctions et outils Excel à connaître :
- La fonction Tableau.
- La recherche V (ou encore mieux la recherche X dans les dernières versions d’Excel).
- Les formules conditionnelles.
- Le tableau croisé dynamique.
- La valeur cible.
Avoir le goût des chiffres et faire preuve de logique
Qui dit paie, dit chiffres. Ainsi, le gestionnaire de paie doit avoir le goût des chiffres et faire preuve de logique.
Même si les solutions de paie sont de plus en plus automatisées et les calculs manuels moins présents qu’avant dans le quotidien du gestionnaire, savoir calculer (et aimer le faire) les différents éléments de paie reste indispensable.
Par ailleurs, même avec une solution de paie ultra automatisée, le gestionnaire de paie doit être capable de contrôler les éléments calculés par le logiciel.
L’organisation : la compétence clé pour bien gérer les paies
Les missions du gestionnaire de paie sont diverses et variées et d’autant plus s’il est également chargé de l’administration du personnel et/ou d’autres missions en Ressources Humaines.
Par ailleurs, en paie, la gestion du temps est une contrainte particulière dans la mesure où le gestionnaire est contraint de respecter un calendrier de paie (date limite de saisie, contrôle, envoi des virements, DSN).
Il n’y a donc pas de place au hasard et à la procrastination, le gestionnaire doit être organisé pour sortir les paies à temps.
L’intelligence émotionnelle : un soft skills à ne pas négliger
D’un premier abord, on pourrait se dire que le sens du relationnel et l’empathie ne sont pas les qualités premières demandées à un gestionnaire de paie. Détrompez-vous, c’est très important au quotidien.
L’intelligence émotionnelle se caractérise par le fait d’orienter ses pensées et son comportement en fonction de ses propres émotions. Elle permet également d’influencer ou de contrôler les émotions des autres.
Le gestionnaire de paie gère avant tout les revenus des salariés donc des hommes (au sens large du terme). Il doit faire preuve de fermeté quand il le faut tout en y mettant les formes, mais également faire preuve d’empathie quand la situation l’exige. Il doit être capable de faire face à toutes situations et d’adapter rapidement son comportement.
Pour une gestion de la paie sereine au quotidien, il doit être capable d’entretenir une relation apaisée avec les salariés, les managers, ses collègues ou encore ses différents interlocuteurs externes.
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