Traitement de la paie : les étapes pour assurer la conformité de la paie

Avec des logiciels de paie de plus en plus automatisés et une réglementation en constante évolution, le traitement de la paie ne peut plus se passer d’un contrôle rigoureux.

Assurer la conformité de la paie ne se limite pas à vérifier quelques rubriques sur les bulletins de salaire, cela implique une démarche structurée à chaque étape du processus.

Mais que recouvre exactement le contrôle de paie ? Pourquoi est-il indispensable, à quel moment intervient-il et que faut-il vérifier ?

Cet article revient d’abord sur les fondamentaux du contrôle de paie, avant d’identifier les éléments à surveiller de près pour garantir des paies justes et conformes.

Enfin, il détaille les différentes méthodes de contrôle, des plus simples aux plus automatisées, pour fiabiliser votre traitement de la paie au quotidien.

Laëtitia Baccelli, l’auteure de cet article, aimerait connaître vos habitudes de travail en matière de contrôle de la paie.

Cette étude sera partagée sur Culture RH afin que vous puissiez vous situer par rapport à vos collègues responsables de la paie en entreprise.

Elle ne vous prendra que 2min de votre temps.

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Qu’est-ce que le contrôle de paie ?

Le contrôle de paie, c’est quoi ?

Le contrôle de paie consiste à contrôler les éléments calculés par le logiciel de paie après la saisie de ceux-ci par le gestionnaire de paie. Un certain nombre d’éléments sont à vérifier afin de s’assurer de la conformité de la paie.

Pourquoi contrôler les paies ?

Contrôler la saisie du gestionnaire de paie

Lors d’un cycle de paie, le gestionnaire de paie saisit des éléments de paie (embauche, prime, sortie, …) qui seront ensuite calculés par le logiciel de paie afin de générer des rubriques de paie.

Les différentes rubriques de paie ainsi calculées doivent alors être contrôlées par le gestionnaire de paie.

Contrôler le paramétrage du logiciel

Les solutions de paie sont de plus en plus performantes, mais pas infaillibles. Ainsi, il est essentiel de contrôler le paramétrage du logiciel (base et taux de cotisations, garantie du net, …).

Quand a lieu le contrôle de paie ?

Un cycle de paie se déroule de la manière suivante :

• Saisie des éléments variables de paie.
• Calcul de la paie.
• Contrôle de la paie.
• Validation de la paie.
• Traitement des virements.
• DSN et autres déclarations sociales.

Le contrôle de paie intervient une fois le calcul des bulletins effectué. L’organisation de cette étape dépend fortement de la manière dont le service paie est structuré et du fonctionnement du logiciel utilisé.

Certains outils permettent un calcul en continu, au fur et à mesure des saisies. D’autres logiciels déclenchent un calcul global à une date précise, avec parfois la possibilité de lancer des calculs individuels, appelés “paie à la demande”.

La date à laquelle est effectué le contrôle varie selon le type d’entreprise et son mode d’organisation. Une TPE, une grande entreprise ou un cabinet comptable n’ont pas les mêmes contraintes.

Dans les entreprises où les virements doivent être réalisés avant la fin du mois, les éléments de paie sont souvent saisis avec un décalage (par exemple du 20 au 20). Le contrôle est alors généralement effectué autour du 20 pour laisser au gestionnaire le temps nécessaire à la vérification. Ce mode de fonctionnement est courant dans les PME et grandes structures.

À l’inverse, dans les petites structures ou en cabinet, les paies peuvent être traitées jusqu’au 15 du mois suivant. Les éléments sont saisis “au réel”, c’est-à-dire pour le mois en cours. Le contrôle se fait alors en début de mois suivant, avant l’échéance de la DSN : le 15 pour les structures de moins de 50 salariés, le 5 pour les autres.

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Quels sont les éléments à contrôler ?

Le contrôle des embauches

Différents points sont à contrôler lors de la saisie d’une embauche :

• Les données individuelles du salarié : il est important de veiller à l’exactitude de certaines données (numéro de Sécurité Sociale, nom, prénom et date de naissance). En cas d’informations erronées, la DSN peut alors être rejetée. À savoir qu’en cas d’absence de numéro de Sécurité Sociale, l’employeur peut attribuer au salarié un numéro technique temporaire afin de pouvoir envoyer la DSN. L’adresse est également une donnée importante à vérifier, car une erreur pourrait avoir des répercussions importantes sur le salarié.
• Les éléments du contrat : lors de la saisie d’une nouvelle embauche, il convient de vérifier l’emploi, la qualification, l’affectation, le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage, …), le motif de contrat et la date éventuelle de fin de contrat.
• Le contrôle de la rémunération : il convient de contrôler la bonne prise en compte du salaire sur le bulletin de salaire ainsi que le calcul de l’absence pour embauche en cours de mois le cas échéant.
• Les compteurs d’absence : la génération des différents compteurs d’absence (congés payés, RTT, …) doit être vérifiée.

À savoir que la plupart des systèmes de paie ont intégré des “garde-fous” au moment de la saisie d’une embauche afin d’éviter des erreurs de saisie pouvant avoir des répercussions importantes. Par exemple, un message d’erreur peut apparaître empêchant la validation de la saisie en cas de numéro de Sécurité Sociale incohérent avec le sexe, la date et le lieu naissance ou en cas de contrat à durée déterminée sans date de fin de contrat.

La conformité des éléments saisis

Différents éléments de paie ont été saisis et/ou intégrés au cours du mois, il convient alors de les contrôler :

• Les primes et indemnités : contrôle dès la génération en paie des éléments saisis (prime exceptionnelle, prime de panier, ticket restaurant, …).
• Les absences : contrôle de la génération de la rubrique d’absence et de l’indemnité éventuelle, contrôle de l’indemnisation partielle ou totale en cas d’arrêt de travail, contrôle de la génération des IJSS en cas de calcul automatique.
• Les compteurs d’absence : contrôle de la bonne déduction de l’absence en cas de compteurs (congés payés, RTT, repos compensateur, …).

La prise en compte des éléments de la GTA.

Des éléments issus de la Gestion des Temps et Activité sont intégrés et calculés en paie comme les heures supplémentaires ou les majorations pour travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés. Il convient alors de les contrôler.

Toutes les entreprises ne fonctionnent pas de la même manière :

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• Suivi externe au logiciel de paie et saisie des éléments de la GTA manuellement.
• Logiciel de GTA externe au logiciel de paie avec intégration des éléments dans le logiciel de paie.
• Module de GTA intégré au logiciel de paie.

Le calcul du solde de tout compte

Au départ d’un collaborateur, le gestionnaire de paie saisi la date de fin de contrat et le motif de départ, il convient alors de contrôler les rubriques de paie générées :

• La rubrique d’absence pour départ en cours de mois le cas échéant.
• L’indemnité compensatrice de congés payés.
• L’indemnité compensatrice des autres compteurs (RTT, repos compensateur, …).
• L’indemnité liée au départ du salarié (prime de précarité, indemnité de licenciement, …).
• Le calcul des cotisations sociales (régularisation des bases de cotisation, assujettissement fiscal et social des indemnités de rupture, …).

À noter qu’il est très important de contrôler avec minutie le dernier bulletin de salaire d’un collaborateur sortant. En effet, en cas de trop-perçu par le salarié, il sera plus compliqué pour l’employeur de procéder à la régularisation et d’autant plus dans le cadre d’une rupture de contrat suite à une procédure disciplinaire.

Le contrôle de cohérence

Au-delà du contrôle des éléments saisis, des contrôles de cohérence de la paie peuvent être effectués. On peut distinguer 3 types de contrôle de cohérence :

• La comparaison des salaires bruts et/ou nets M et M-1.
• Le contrôle des bases de cotisations.
• Tout autre contrôle lié aux contraintes et à l’organisation de chaque entreprise : contrôle des codes d’affectation, des codes contrats, croisement entre un code et une rubrique de paie.

Ainsi, même s’il existe une base commune, chaque entreprise a son propre plan de contrôle de paie lié à son activité et à ses contraintes.

Les contrôles ponctuels

Certains éléments périodiques comme le 10ème congés payés, lorsqu’il est payé annuellement, la prime de vacances ou le 13ème mois nécessitent des contrôles ponctuels afin de vérifier la conformité des éléments calculés par le logiciel de paie.

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Comment contrôler les paies ?

Contrôle par fichier Excel

Il y a quelques années, le contrôle de paie était essentiellement fait manuellement bulletin par bulletin en fonction des éléments saisis (classé dans une pochette ou un classeur) et de la paie du mois dernier.

Désormais, la fonction s’est dématérialisée et les méthodes de contrôle de paie ont également évolué pour plus de modernité et d’efficacité.

Extraction des données de paie

Après le calcul de paie, les données de paie sont extraites via le logiciel de paie ou via à un logiciel de reporting. Le choix des rubriques à extraire est déterminé en fonction du plan de contrôle de paie :

• Les primes et indemnités du plan de paie.
• Les rubriques de salaire.
• Les rubriques de base de cotisations.
• …

Croisement avec les données saisies

Les données requêtées sont croisées avec les données de saisie. Si les données sont également sous format Excel ou autres formats pouvant être convertis sur Excel, le contrôle peut être effectué via la formule Recherche V ou Recherche H. Dans le cas contraire, le tableau Excel peut être pointé manuellement.

Quelques exemples :

• Prime exceptionnelle.
• Augmentations.
• Heures supplémentaires.
• Rubriques d’absence sans solde.
• Rubriques d’absence et indemnité maladie.
• Rubrique d’IJSS et cohérence de la garantie du net.
• Suivi du solde de CP, RTT, …

Comparaison avec M-

Certaines données clés peuvent être comparées avec le mois précédent. Les écarts sont ainsi identifiés et peuvent être justifiés.

Quelques exemples :

• Comparaison entre le salaire de base du mois et celui du mois précèdent et justification des écarts.
• Comparaison entre le temps de travail du mois et celui du mois précédent et justification des écarts.
• Comparaison entre le salaire net du mois et celui du mois précédent et justification des écarts supérieurs à 100 euros.

Contrôle croisé des données

Certaines données peuvent être croisées afin d’en vérifier leur conformité. Au-delà du contrôle de la conformité de la paie, ces contrôles sont également utiles au contrôle de gestion sociale pour la réalisation des reporting post-paie.

Quelques exemples :

• Contrôle du temps de travail avec le motif du temps de travail (temps plein, temps partiel, congé parental, …).
• Contrôle du motif temps partiel avec l’âge des enfants : si les enfants ont plus de 3 ans, le motif congé parental n’est pas valable.
• Contrôle du code contrat avec la date de fin de contrat : les CDD doivent avoir une date de fin de contrat.

Contrôle des bases

Les bases de cotisations doivent être contrôlées afin de vérifier l’exactitude du calcul du logiciel de paie. Après la validation de la paie, elles seront également à comparer avec les états DSN.

Quelques exemples :

• Comparaison des différentes bases déplafonnées : elles doivent être identiques.
• Contrôle et recalcule de la base CSG/CRDS.
• Contrôle de la base de forfait social.

Ainsi, chaque entreprise va élaborer son propre plan de contrôle de paie, même si des bases communes existent, en fonction de ses attentes et des spécifiés de son entreprise.

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Contrôle via le logiciel de paie ou un logiciel de contrôle de paie

Certaines solutions de paie incluent des modules de contrôle intégrés, configurables selon les besoins de l’entreprise.

Cependant, ces fonctionnalités restent peu répandues et rares sont les éditeurs qui proposent des contrôles automatiques ou semi-automatiques dépassant les vérifications liées à la DSN.

Lorsqu’ils sont disponibles, ces modules sont le plus souvent proposés en option.

Une autre possibilité consiste à utiliser un logiciel dédié au contrôle de paie. Les données y sont importées, de manière automatique ou manuelle, puis analysées selon un plan de contrôle défini avec l’éditeur.

Ce type d’outil permet d’identifier les écarts sans avoir à effectuer les vérifications manuellement.