Quand un processus de recrutement arrive à sa fin, vient le temps de faire les retours négatifs aux candidats qui n’ont pas été retenus pour le poste à pourvoir. Refuser une candidature est la tâche la moins aisée d’un recruteur surtout à l’ère où l’expérience candidat est au centre du recrutement.
En effet, les candidats prêtent de plus en plus attention à l’expérience qu’ils vivent lors d’un recrutement : tant sur le déroulement du processus, que sur les échanges avec le recruteur mais également sur les refus de candidature. Mais face à ce besoin de faire vivre une véritable expérience candidat, comment pouvons-nous, en tant que recruteur, adapter notre façon de refuser une candidature ?
C’est le sujet de cet article ! Dans une première partie, nous verrons pourquoi il est absolument primordial de faire un retour positif comme négatif à vos candidats. Dans un second temps, nous verrons les différentes bonnes pratiques pour refuser une candidature.
Dans un dernier temps, nous verrons quels éléments nous pouvons mettre en place ou encore quels outils peuvent être utiles pour vous aider dans le traitement de ces refus de candidatures.
Pourquoi faut-il absolument faire les retours négatifs à vos candidats ?
Avant même d’apprendre à faire un retour négatif à un candidat, il est primordial de comprendre pourquoi il est absolument nécessaire de faire des retours négatifs à vos candidats.
Reconnaître le temps passé à candidater
La première raison qui doit vous pousser à faire les retours négatifs à vos candidats est que ces derniers passent du temps sur leur recherche d’emploi. Les candidats prennent du temps pour :
- Personnaliser et rendre attrayant leur CV,
- Chercher les offres d’emploi qui pourraient correspondre à leur profil,
- Se renseigner sur les entreprises auxquelles ils postulent et sur le poste à pourvoir,
- Postuler en rédigeant une candidature personnalisée avec un mail d’accompagnement ou une lettre de motivation […].
Si les candidats passent du temps à postuler à votre offre d’emploi, c’est une raison suffisante pour que vous aussi vous preniez du temps pour leur apporter une réponse.
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Pendant des années, certains recruteurs pensaient qu’apporter une réponse aux candidats n’était pas obligatoire. Pourtant, apporter une réponse à un candidat, même négative, permet d’améliorer l’expérience candidat qu’il vit avec votre entreprise.
En effet, les recruteurs ne faisant pas tous des retours à leurs candidats, si vous faites vos retours de votre côté alors vous marquerez des points auprès des candidats. Ils seront reconnaissants d’avoir eu un retour, garderont un bon souvenir de votre processus de recrutement puis ils pourront passer à d’autres candidatures sereinement.
Vous avez déjà probablement entendu ces phrases :
- « Les recruteurs n’apportent jamais de réponses aux candidats ! »
- « Je n’attends même plus de réponses des recruteurs ! »
Il est temps d’améliorer l’expérience des candidats en leur apportant une réponse, quelle que soit l’étape à laquelle le candidat s’arrête dans le processus.
Permettre au candidat d’avancer dans sa recherche d’emploi
De nombreux candidats choisissent les offres d’emploi auxquelles ils postulent. Ils leur arrivent parfois de rester bloqué sur une offre d’emploi tant qu’ils n’ont pas eu de retour du recruteur.
Il est donc nécessaire de leur apporter une réponse pour qu’ils puissent avancer dans leur recherche d’emploi. De plus, si en plus de leur apporter un retour vous leur apporter un retour constructif alors ils seront en mesure de pouvoir améliorer leurs candidatures et décrocher par la suite un emploi.
Alors même si leurs candidatures ne correspondent pas à votre besoin en recrutement, prenez le temps de leur apporter une réponse.
Améliorer votre marque employeur
À l’ère du numérique, il est primordial de faire attention à sa réputation. En effet, un candidat qui ne serait pas satisfait du retour qu’il aurait eu auprès de votre entreprise, pourrait vous apporter un retour négatif sur les réseaux ou encore auprès de son entourage.
Afin de continuellement pouvoir améliorer et soigner votre marque employeur, il est primordial de prendre soin de vos candidats en apportant des retours à ces derniers et en soignant les retours que vous leur faites.
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Comment effectuer le refus des candidatures reçues ?
Comme nous l’avons vu précédemment, quelle que soit l’étape à laquelle la candidature de vos candidats s’arrête, vous devez absolument leur apporter un retour. Voilà quelques idées de pratiques à mettre en place pour le refus de vos candidatures.
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Envoyer des e-mails automatiques
La solution que bon nombre de recruteurs utilisent actuellement mais qui est loin de faire l’unanimité auprès des recruteurs et des candidats : l’e-mail automatique de réception de candidatures. Cette pratique consiste à mettre en place un envoi d’e-mail automatique dès lors que le recruteur reçoit une candidature avec un message type :
« Nous avons bien reçu votre CV et vous remercions de l’attention que vous portez à notre entreprise et au poste à pourvoir. Si votre profil correspond au poste, vous serez prochainement contacté par notre équipe recrutement. Si toutefois, vous ne recevez pas de retour de notre part sous 3 semaines, veuillez considérer que votre candidature n’est pas retenue. »
Pourquoi cet e-mail ne fait pas l’unanimité ? Tout simplement parce qu’il manque de personnalisation. Le recrutement est un service des ressources humaines, il est donc primordial de mettre une touche d’humain dans nos retours. Essayez donc de mettre en place un e-mail automatique de réception de candidature plus humain.
« Nous avons bien reçu votre candidature. Nous sommes ravis que notre entreprise et le poste que nous avons à pourvoir est retenue votre attention. Nous allons traiter votre candidature avec toute l’attention qu’elle mérite et vous ferons un retour prochainement la concernant. Alors restez connectés (n’oubliez pas de consulter régulièrement vos spams, nos e-mails pourraient s’y cacher) ! Au plaisir d’échanger avec vous, l’équipe recrutement. »
Préparer des modèles d’e-mails type en fonction du motif de refus
L’une des pratiques souvent mises en place par les recruteurs, la création de modèles d’e-mails types en fonction du motif de refus. En effet, si vous utilisez un ATS ou une solution d’e-mailing, vous pouvez pré-enregistrer des e-mails qu’il vous suffira ensuite de sélectionner en fonction du motif de refus de la candidature.
Vous pouvez par exemple créer des modèles d’e-mails pour :
- Manque de compétence sur un outil nécessaire à la prise de poste ;
- Manque d’expérience dans un domaine particulier ou dans une fonction particulière ;
- Manque de la maîtrise d’une langue obligatoire pour le poste ; (…)
Personnaliser tous les e-mails de refus
La solution la plus efficace pour booster sa marque employeur et améliorer l’expérience du candidat : personnaliser l’ensemble des e-mails de refus que vous ferez.
Un travail conséquent qui vous demandera d’augmenter le temps de traitement de vos candidatures : mais quoi de mieux qu’un retour personnalisé pour maximiser l’expérience du candidat. Pour éviter d’avoir un trop long travail, vous pouvez partir d’un modèle de départ puis le personnaliser en y ajoutant les raisons du refus de candidature.
Si vous n’êtes pas dans la possibilité de pouvoir apporter une solution personnalisée à tous les candidats à cause d’un nombre de candidatures élevé, faites au minimum un retour à tous les candidats ayant participé aux dernières étapes de votre processus de recrutement.
Faire un retour constructif
Comme mentionné de nombreuses fois dans cet article, le meilleur retour négatif pour un candidat est un retour personnalisé mais surtout constructif. Les candidats en ont marre d’être considérés comme des pions parmi tant d’autres.
Ils ont besoin d’être valorisés et de comprendre les raisons qui peuvent amener un recruteur a refusé leur candidature. Rien de mieux qu’un retour constructif pour pouvoir leur permettre d’améliorer leurs candidatures et leur permettre d’avancer dans leur recherche d’emploi.
Si vous souhaitez faire un retour constructif à un candidat qui est refusé dans les premières étapes du processus de recrutement, vous pouvez leur faire un retour par e-mail en leur apportant du contenu qui leur permettra de s’améliorer.
Par exemple, si votre candidat est exclu dès la phase de tri du CV, n’hésitez pas à ajouter à votre e-mail de refus du contenu qui leur permettra d’améliorer leurs CV (un petit guide PDF que vous aurez créé par exemple ou bien une vidéo tutoriel pour créer un CV gagnant).
Faire un retour par téléphone pour les candidats les plus avancés dans le processus de recrutement
Le retour par téléphone est le retour parfois le plus compliqué pour le recruteur. En effet, il n’est pas toujours évident d’annoncer par téléphone à un candidat qu’il n’est pas retenu.
Toutefois, si vous avez très bien avancé dans un processus de recrutement avec un candidat, notamment si le candidat a passé l’étape de l’entretien physique, alors il est préférable de lui faire un retour par téléphone plutôt que par e-mail.
En effet, le candidat a pris de son temps pour passer les différentes étapes du processus de recrutement, il est donc important que vous preniez du temps pour l’appeler et lui faire un retour constructif. N’hésitez à préparer en amont votre discours.
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Les outils à utiliser pour vous aider dans vos refus de candidature
Vous l’aurez vu, il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises façons de faire un retour négatif à un candidat. Toutefois il est primordial de réfléchir en amont de tout processus de recrutement à la manière dont vous allez faire vos retours à vos candidats.
Une fois que vous aurez choisi la manière dont vous ferez vos retours négatifs, voilà des outils qui pourront vous aider dans la gestion de vos retours.
Les logiciels de recrutement (ATS)
Si vous êtes recruteur, votre premier allié doit être votre logiciel de recrutement (ATS) si vous en possédez un. En effet, grâce aux logiciels de recrutement, vous pouvez pré-enregistrer différents types de modèles d’e-mails négatifs.
Une fois que vous passerez un candidat en refus dans votre processus de recrutement, vous pourrez lui transmettre en deux clics un e-mail déjà enregistré.
Les solutions d’e-mailing
Si vous n’avez pas de logiciel de recrutement ou que vous cherchez une solution qui puisse vous permettre de créer des modèles un peu plus originaux, vous pouvez utiliser des solutions d’e-mailing.
Vous pouvez notamment utiliser des outils d’e-mailing comme Sendinblue : grâce à cet outil, vous pourrez enregistrer vos séquences d’e-mails de refus et également les planifier pour des envois différés.
Cela peut être pratique quand vous recevez la candidature d’un candidat ou bien quand vous faites un entretien téléphonique et que vous souhaitez lui faire un retour différé.
Refuser une candidature : un point crucial dans votre expérience candidat
Même si refuser une candidature est le moment le moins plaisant d’un recruteur, c’est toutefois une action importante pour maximiser votre expérience candidat.
De nombreux candidats se plaignent de n’avoir jamais aucun retour des recruteurs sur leurs candidatures. Pourtant, quel que soit le moment où le processus de recrutement s’arrête pour un candidat, il est nécessaire de lui faire un retour sur sa candidature.
Qu’il soit arrivé en shortlist ou bien que son CV n’ait pas été retenu dès le tri de CV, le candidat doit avoir un retour. Il existe aujourd’hui de nombreuses manières de pouvoir faire un retour à un candidat (mail ou encore téléphone) ainsi que de nombreux outils qui peuvent vous faciliter cette tâche.
Chaque recruteur est libre d’utiliser le moyen qu’il souhaite pour faire ses retours négatifs mais surtout n’oubliez pas : faire un retour négatif à un candidat n’est pas une option mais une obligation. Vous êtes recruteur et vous avez des bonnes pratiques sur ce sujet, faites-nous en part en commentaire !
