Au sein d’une grande entreprise et rattaché aux ressources humaines, l’Assistant(e) de Formation pilote des projets de formation visant à développer les compétences et l’employabilité des salariés, conformément au plan de développement des compétences défini. Il/elle les conseille dans le souci d’optimiser leur parcours professionnel et le retour sur investissement de l’entreprise.
Il a également un rôle de conseil auprès des salariés et des managers pour tout ce qui concerne la formation en lien avec sa hiérarchie.
Alors, quelles sont les missions de l’Assistant(e) de Formation ? Quelles sont les compétences requises pour devenir Assistant(e) de Formation ?
Vous trouverez dans cet article une présentation du poste d‘Assistant(e) de Formation ainsi qu’une fiche de poste téléchargeable.
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Le métier d’Assistant(e) de Formation
L’Assistant(e) de Formation est une fonction administrative qui a pour domaine d’activité, les actions de suivi et de gestion de la formation professionnelle en entreprise.
Les missions de l’Assistant(e) de Formation
L’Assistant(e) de Formation s’occupe de plusieurs missions qui ont pour but la logistique global et le pilotage de la formation professionnelle en entreprise.
Activités principales
L’Assistant(e) de Formation analyse les besoins de formation ; il/elle est en capacité de mettre en Å“uvre le plan de développement des compétences PDC (anciennement plan de formation) de l’entreprise ou d’identifier les besoins de compétences conformes aux orientations stratégique de la politique de formation mise en place dans l’entreprise.
L’Assistant(e) de Formation Informe les salariés sur leurs droits et les dispositifs existants : conseil en évolution professionnelle (CPF), bilan de compétences, validation des acquis par l’expérience, CPF de transition professionnelle.
L’Assistant(e) de Formation analyse leurs compétences, évalue leurs besoins et leurs motivations, les traduit en compétences à acquérir/approfondir et en objectifs de formation, afin de définir les parcours d’évolution professionnelle.
Il détermine les priorités de formation, recadre éventuellement les demandes, argumente auprès des intéressés et de leur hiérarchie, propose des arbitrages.
Pilotage des projets de formation
L’Assistant(e) de Formation négocie les parcours pédagogiques sur la base du PDC et des facteurs humains, juridiques et organisationnels existants, afin de définir un budget prévisionnel des projets de formation.
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Je télécharge les 8 fichesIl détermine les modalités du projet de formation (interne, externe, inter, intra, en présentiel ou à distance, en situation de travail ou mixte), afin de définir les cahiers des charges.
L’Assistant(e) de Formation crée et pilote les projets pédagogiques réalisés en interne et pour ceux en externe, établit des appels d’offres destinés aux prestataires et analyse les propositions, afin de sélectionner les prestations.
Gérer les relations avec les partenaires professionnels et institutionnels.
L’Assistant(e) de Formation est en lien avec différents partenaires comme les OPCO, les intervenants, les organismes de formation et autres.
Animation et évaluation des formations
L’Assistant(e) de Formation anime ponctuellement des sessions de formation ou participe à leur conception et leur animation, assure les tâches logistiques (convocations, feuilles d’émargement).
Il identifie et sollicite des formateurs internes, tuteurs ou moniteurs pour organiser leurs interventions et participer avec eux à la conception des modules de formation.
L’Assistant(e) de Formation évalue les projets de formation réalisés : assure le suivi des stagiaires, analyse leurs évaluations, réalise un bilan pédagogique (niveau d’acquisition des compétences, performances des prestataires, qualité pédagogique des intervenants).
Suivi administratif et budgétaire de la formation
L’Assistant(e) de Formation assure les relations avec l’organisme collecteur (OPCO), le suivi budgétaire (gestion des facturations et des frais annexes).
L’Assistant(e) de Formation prend en charge les formalités administratives (gestion des présences, des transports, des repas) et légales (convention de stage, attestation, certificat, déclaration sociale nominative, contrats d’alternance, avenants).
Activités éventuelles
L’Assistant(e) de Formation participe à l’élaboration du PDC, aux actions de communication autour de l’offre et de la plateforme de formation, à la conception de nouvelles formations et aux livrables. Il actualise également le catalogue de formation.
Variabilité des activités
Au sein d’une grande entreprise ses activités sont généralement organisées par territoire et peuvent recouvrir un périmètre plus ou moins large ou spécialisé, ses missions pouvant être exercées par plusieurs personnes.
L’Assistant(e) de Formation assure le déploiement (suivi administratif et budgétaire) de la formation.
Il coordonne et met en œuvre, au niveau mondial, des projets de formation en e-learning, et doit, pour cette raison, posséder un bon niveau d’anglais.
L’Assistant(e) de Formation est en relations avec les écoles afin de gère les contrats d’apprentissage ; il suit les stages d’apprentis et d’étudiants, participe aux recrutements.
Il peut être amené à créer des outils digitaux d’apprentissage.
Dans les PME d’une certaine taille et les ETI, la fonction d’Assistant(e) de Formation est généralement assurée par un responsable de formation, secondé par un gestionnaire de formation et, éventuellement, un/une chargé/chargée de formation.
L’environnement relationnel de l’Assistant(e) de Formation
L’Assistant(e) de Formation est amené à interagir avec divers interlocuteurs et notamment :
- Directeur/directrice des ressources humaines.
- Responsable de formation/pôle formation.
- Responsable service formation-accompagnement au changement.
- Responsable des ressources humaines.
- Responsable gestion des compétences.
- Les relations internes à l’entreprise.
- Les salariés.
- Les intervenants formateurs.
- Les services comptabilités.
- Les organismes de formation.
- Les écoles pour les alternants.
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Le profil type de l’Assistant(e) de Formation
Les qualités humaines de l’Assistant(e) de Formation
Qualités relationnelles
L’Assistant(e) de Formation est doté d’un bon relationnel à l’écrit comme à l’oral afin de faciliter les échanges avec tous les interlocuteurs.
Écoute des besoins
L’Assistant(e) de Formation est à l’écoute des besoins notamment des salariés de l’entreprise afin de pouvoir les renseigner et les orienter de façon ajustée.
Pédagogie
L’Assistant(e) de Formation doit faire preuve de pédagogie dans son quotidien et dans ses relations avec les collaborateurs.
Discrétion
L’Assistant(e) de Formation est tenue à un devoir de discrétion sur l’ensemble des sujets ou situations qu’il traite au quotidien.
Esprit d’initiative
L’Assistant(e) de Formation doit faire preuve d’initiative et de réactivité afin de permettre la continuité du service formation.
Organisation
L’Assistant(e) de Formation doit indéniablement être organisé pour planifier sur l’année les différentes formations, les remboursements via les OPCO et autres activités.
Suivi de projet
L’Assistant(e) de Formation est en capacité de piloter et de rendre compte à sa hiérarchie du suivi des projets.
Les compétences techniques de l’Assistant(e) de Formation
L’Assistant(e) de Formation doit maîtriser l’ensemble des concepts pédagogiques : méthodes, outils, évaluation.
Il a une parfaite connaissance des marchés, des partenaires et acteurs de la formation.
L’Assistant(e) de Formation doit être à l’aise avec les outils de gestion administrative et financière de la formation.
L’Assistant(e) de Formation possède des bases juridiques solides, notamment du cadre légal et des dispositifs de formation.
L’Assistant(e) de Formation a une bonne connaissance de la culture de l’entreprise (stratégie RH, métiers)
L’Assistant(e) de Formation doit être un expert des outils bureautiques dont Excel, ainsi que des logiciels de gestion de la formation.
L’Assistant(e) de Formation connaît les outils de e-learning et de social E-learning.
L’Assistant(e) de Formation doit être familier des techniques d’animation de groupe.
Fiche de poste Assistant de Formation à télécharger
Maintenant que vous vous êtes familiarisés avec la fonction d’Assistant de Formation, vous trouverez ci-dessous un modèle de fiche de poste à télécharger gratuitement.
