La gestion de la formation en entreprise est un enjeu stratégique de pilotage des Ressources Humaines. Elle est le pilier central du développement des compétences des collaborateurs, jouant un double rôle : renforcer la fidélisation et l’engagement des salariés, et augmenter la performance individuelle et collective.
Pour optimiser cette gestion, le choix d’un logiciel de formation adapté est essentiel. Mais face à la diversité des solutions disponibles, comment sélectionner l’outil qui répondra au mieux à vos besoins ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de formation ?
Un logiciel de gestion de la formation en entreprise est une solution informatique qui permet de gérer toutes les étapes du processus interne ou externe de suivi de formation.
Également appelé Learning Management System (LMS), ce système permet de planifier, organiser, suivre et évaluer des formations en ligne ou bien en présentiel.
Cette solution numérique vise à optimiser et simplifier toutes les étapes de la formation en entreprise :
- La création de programmes de formation.
- La planification des actions de formation.
- Le suivi des sessions de formation.
- Le suivi des progrès via des évaluations et des feedbacks.
En centralisant toutes les informations sur une même plateforme, tout le monde peut avoir accès au catalogue de formation ainsi qu’au planning pour connaître en temps réel l’avancement de chacun.
Le logiciel joue un rôle dès la définition des besoins, jusqu’à la fin de formation pour mesurer la satisfaction et l’efficacité de la formation suivie. Il aide les équipes RH comme les managers à structurer et à fluidifier le processus de formation.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des formations en entreprise ?
L’objectif principal d’un outil LMS spécialisé est de centraliser tous les aspects de la formation dans une plateforme en ligne. Tous les acteurs concernés de l’entreprise peuvent alors y accéder à tout moment.
Nous avons identifié 3 avantages majeurs supplémentaires à utiliser un logiciel de formation :
L’analyse des besoins en formation
Pour cibler les actions de formation, il est nécessaire de recenser les besoins. Le logiciel de gestion des formations permet à chaque collaborateur ou chaque manager d’exprimer ses demandes ou ses manques.
Les différents outils proposent une fonctionnalité importante : le catalogue de formations. Ainsi, chacun peut se renseigner sur les programmes et les parcours existants au sein de l’entreprise.
Grâce à un logiciel qui intègre la gestion des compétences, il est possible d’identifier les actions de formation les plus urgentes. Pour cela, il suffit de recouper ces informations avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et les demandes des managers et/ou collaborateurs.
L’utilisation d’un logiciel facilite la construction du plan de formation annuel, avec la garantie de formations plus ciblées et plus efficaces.
L’automatisation de la planification
Un logiciel de formation est avant tout une solution digitale qui vise à gérer l’ensemble des étapes administratives, une partie très chronophage dans la gestion de la formation professionnelle.
Le logiciel permet d’automatiser la grande majorité des tâches récurrentes ou administratives liées à la formation :
- Création et envoi de messages automatiques au manager et au collaborateur pour planifier les sessions de formation.
- Inscription simplifiée aux formations en fonction des besoins ou de la disponibilité.
- Création et diffusion de convocations de stage.
- Envoi de messages de rappel
Pour les RH, l’outil apporte un réel gain de temps et d’efficacité. Pour les managers et les collaborateurs, le processus est plus fluide et ils bénéficient d’une meilleure expérience.
Le suivi des parcours et des certifications
La solution permet de réaliser un suivi personnalisé, et en temps réel, de l’avancement des parcours de formation. Ainsi, tout le monde partage le même niveau d’information sur le planning, les prochaines étapes, la montée en compétences du collaborateur.
L’outil permet aussi de regrouper toutes les ressources de formation : les supports, les exercices, les vidéos, les questionnaires et retours d’évaluation, etc.
Enfin, dernier point, il est possible d’extraire des statistiques et des rapports pour évaluer l’efficacité de sa politique de formation. L’outil de gestion des formations aide à prendre des décisions stratégiques éclairées.
5 fonctionnalités incontournables d’un bon logiciel de formation
Un bon logiciel de formation doit offrir des fonctionnalités adaptées à votre organisation. Mais 5 modules nous paraissent indispensable à considérer :
La planification et gestion des sessions
La fonctionnalité de recueil des besoins de formation permet de centraliser les demandes de tous les collaborateurs. Elle lance des sondages ou des questionnaires pour que les salariés soient force de proposition et actifs de leur parcours. C’est un levier important de la qualité de vie au travail.
Le logiciel permet ensuite de planifier facilement les formations grâce aux outils d’automatisation, et à la gestion administrative digitalisée.
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La création de la formation sur mesure
Pouvoir créer des supports de formation sur mesure est une fonctionnalité à ne pas négliger, même si ce n’est pas votre objectif initial.
Peut-être que dans un second temps, vous serez à réaliser des formations internes pour favoriser la transmission au sein de l’entreprise.
Le suivi et le reporting des actions de formation
Les équipes RH intègrent chaque étape du parcours de formation dans la solution de gestion des formations. L’outil permet de suivre l’avancement de l’apprentissage et d’être alerté en cas d’absence ou de retard.
La centralisation des données
La gestion administrative et documentaire est la partie pénible et chronophage de la formation professionnelle. Utiliser un logiciel adapté contribue à réduire le temps passé, notamment grâce à la mise à disposition de tous les documents liés à la formation dans des espaces personnalisés.
Ainsi chaque dossier de formation va rassembler :
- La convocation.
- Le programme de la formation.
- Le support d’apprentissage.
- Les exercices.
- Le certificat.
- Le retour d’évaluation.
Cette fonctionnalité permet d’archiver et de centraliser tous les documents liés à la formation, afin que chacun puisse les retrouver facilement en cas de besoin.
Le recueil des feedbacks et évaluation
Il s’agit d’une option indispensable, dans la mesure où il s’agit d’une obligation réglementaire. Par ailleurs, le fait de pouvoir évaluer les compétences et les formations permet d’améliorer les parcours de formation.
Les 3 critères les plus importants pour choisir son logiciel de gestion des formations
Avant de comparer les logiciels, il est crucial de bien cerner vos attentes. Posez-vous les bonnes questions :
- Quel est le volume annuel de départs en formation ?
- Quelles sont vos ressources internes à gérer (formateurs, salles, …) ?
- Avez-vous besoin d’un suivi précis des compétences et certifications ?
- Souhaitez-vous intégrer la création de programmes de formation sur mesure ?
Une analyse des besoins permettra de dresser un cahier des charges de formation précis, facilitant ainsi la sélection du logiciel le plus adapté.
La gestion de la paie est-elle un centre de coûts ?
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Evaluer l'efficacité de votre paieLa taille et l’organisation de l’entreprise
Chaque entreprise, en fonction des spécificités de son activité ou de sa taille, a besoin d’une solution personnalisée. Votre choix doit se porter sur un outil de gestion des formations selon votre organisation :
- TPE, PME ou grande entreprise.
- Mono-site ou multi-établissements.
- Nombre d’utilisateurs et de collaborateurs.
La personnalisation des parcours de formation
Les logiciels de gestion des formations facilitent la création de parcours personnalisé. Chaque collaborateur possède une fiche dédiée dans laquelle sont précisées ses demandes de formations, ses axes d’amélioration, les formations déjà réalisées, etc.
L’équipe RH, en collaboration avec sa hiérarchie, complète avec les futures formations à réaliser, les certifications à renouveler, les compétences à développer, etc.
Le suivi des obligations légales et certifications
Dernier point qui nous parait indispensable : le suivi réglementaire.
L’employeur a l’obligation de former ses salariés, de maintenir leur employabilité et d’assurer leur sécurité. Ces trois points passent par la réalisation de modules de formation liées à l’évolution de la technologie, à certaines formations de sécurité ou à l’obtention de certificats obligatoires.
Un logiciel de gestion des formations facilite le respect des obligations de l’entreprise en :
- Listant les formations obligatoires.
- Créant des alertes à l’échéance des certificats.
- Intégrer aux parcours de formation personnalisés les actions nécessaires.
Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour garantir la conformité de l’entreprise à ces obligations réglementaire.
D’autres critères secondaires peuvent intervenir dans la décision finale parmi lesquels :
- L’ergonomie et l’expérience utilisateur : facilité de prise en main pour les formateurs et les apprenants.
- Un support réactif et un accompagnement efficace.
- Les coûts et le ROI.
- La compatibilité et l’intégration avec d’autres outils : compatibilité avec votre SIRH, votre LMS ou d’autres logiciels RH.
Conclusion
Le prix est un critère important, mais il ne doit pas être le seul élément de décision. Nous avons vu que de nombreuses fonctionnalités se révélaient indispensables pour optimiser la gestion de la formation.
Le choix d’un logiciel de formation doit être guidé par vos besoins spécifiques et les fonctionnalités essentielles à votre organisation. Un bon logiciel permettra également de favoriser le développement des compétences de vos collaborateurs et d’améliorer l’expérience des parties prenantes (salariés/managers/équipes RH).
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