Rapport d’étonnement : exemple, définition + modèle

Le rapport d’étonnement peut sembler original, mais il s’est peu à peu imposé comme un outil pertinent dans de nombreuses entreprises.

Dans un contexte où les talents se font de plus en plus rares et où l’expérience collaborateur devient un véritable levier de différenciation, il n’est pas étonnant que certaines pratiques, parfois jugées inattendues, trouvent leur place dans les processus RH. Le rapport d’étonnement en fait partie : il permet de recueillir un regard neuf sur l’entreprise, tout en valorisant la parole des nouveaux arrivants.

Dans cet article, vous trouverez un exemple de rapport d’étonnement, une définition claire, ses objectifs, les étapes pour le mettre en place, ainsi qu’un modèle que vous pourrez adapter selon les spécificités de votre organisation.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Dans cette première partie, nous allons vous dévoiler la définition du rapport d’étonnement avant de nous intéresser à ses divers objectifs.

Le rapport d’étonnement, c’est quoi ?

Comme souvent, avec les nouveaux concepts de management, il n’existe aucune définition précise du terme qui nous intéresse. Il y a l’idée générale, certes, mais qui peut parfois être soumise à interprétation.

C’est pourquoi, il est toujours utile de nous intéresser, dans un premier temps, à la définition de chaque mot composant notre concept RH avant, dans un second temps, de nous en faire notre propre idée ainsi que notre propre définition.

Lorsque l’on se réfère au Larousse, nous trouvons les définitions suivantes.

Le mot rapport se définit comme : « Un exposé dans lequel on relate ce que l’on a vu ou entendu. » Mais aussi comme : « Un compte rendu, souvent de caractère officiel, d’une question ou d’une mission. »

L’étonnement se définit comme : « La surprise causée par quelque chose de singulier, d’extraordinaire, d’inattendu. L’étonnement relève de la stupéfaction. »

Ainsi, nous en comprenons que dans le rapport d’étonnement, celui ou celle en charge de sa rédaction devra y reporter tous les éléments qui lui auront paru sortir de l’ordinaire et/ou qui l’auront interpellé. Que cela soit en bien ou en mal.

Quels sont ses objectifs ?

En reprenant la définition précédente, on constate que le rapport d’étonnement joue un rôle central pour les entreprises et leurs équipes RH.

Il permet aux responsables et aux managers de recueillir des retours concrets sur leurs pratiques internes, observées au quotidien par un œil extérieur.

Il ne s’agit pas d’un simple questionnaire à réponses brèves ou vagues. Pour être réellement utile, le rapport doit contenir des observations précises, formulées de manière factuelle et constructive, qu’il s’agisse de points positifs ou d’éléments à améliorer. C’est cette qualité de retour qui lui donne toute sa valeur, aussi bien pour l’entreprise que pour le salarié.

Ce document participe aussi à renforcer l’intégration du nouveau collaborateur, en l’associant rapidement à la vie de l’organisation et à son amélioration continue.

Lire également:

• Sieste au travail: comment ça marche ?
• Gestion des talents: quelle stratégie mettre en place ?
• Digitalisation RH: quels sont les enjeux ?

Pourquoi et comment le mettre en place ?

Dans cette deuxième partie, nous allons vous présenter un peu plus en détail les divers avantages de la mise en place, au sein de votre société, du rapport d’étonnement ; à la fois pour l’entreprise et pour les salariés de cette dernière.

Puis nous vous donnerons toutes les informations pratiques pour faciliter sa mise en place au sein de votre structure : à qui s’adresse-t-il ? Quelle forme doit-il prendre ? Que doit-on y demander ? Quand le transmettre et que faire des résultats ? On vous dira tout sur le rapport d’étonnement !

Quels sont les avantages apportés par le rapport d’étonnement ?

Comme nous l’avons vu dans la partie consacrée aux objectifs du rapport d’étonnement, ce dernier apporte des avantages aux deux parties prenantes du rapport : l’entreprise et le salarié à qui le rapport d’étonnement s’adresse.

Ces avantages sont étroitement liés aux objectifs du rapport d’étonnement, nous pouvons donc les scinder en deux sous-parties : les avantages pour l’entreprise et les avantages pour le salarié.

Les avantages pour les entreprises

Le rapport d’étonnement aura quatre avantages principaux :

La suite après la publicité

• Faire un état des lieux des bonnes et des moins bonnes pratiques en place au sein de l’entreprise en matière de recrutement et d’onboarding.
  
• Recueillir un ou plusieurs axes d’amélioration des pratiques les moins efficaces qui aideront l’entreprise dans sa remise en question.
  
• Être source d’inspiration pour la mise en place de nouvelles idées, de nouveaux outils et/ou de nouvelles méthodes de management.
  
• Identifier rapidement, les éléments qui seront amenés à être les nouveaux talents de l’organisation.

Afin que le rapport d’étonnement livre tous ses avantages, les dirigeants se doivent de jouer le jeu et d’accepter qu’il y ait des points négatifs dans leur façon de faire.

Il est essentiel de ne pas se fermer à la critique et d’être en mesure de se remettre en question pour avancer et progresser. Bien évidemment, la critique se doit d’être constructive et c’est pourquoi, il ne faut pas hésiter à laisser des espaces libres dans le rapport d’étonnement pour que le salarié puisse vous délivrer son message.

Grâce au rapport d’étonnement, l’entreprise sera en constante progression et en permanente évolution. De ce fait, son attractivité et ses performances n’en seront que meilleures.

Les avantages pour les salariés concernés

Pour les salariés, les avantages du rapport d’étonnement sont au nombre de deux, mais il est important de souligner que ces deux avantages auront également des effets bénéfiques sur l’entreprise.

Ainsi, les avantages du rapport d’étonnement pour les salariés sont :

• Une accélération et une facilitation de leur intégration au sein de leur service, mais également au sein de l’entreprise dans son ensemble.
• Une expérience collaborateur qui démarrera de la meilleure des façons et qui contribuera grandement au bien-être des salariés au sein de l’entreprise : motivation, sentiment de considération et de reconnaissance, etc.

Si les bénéfices sont sans équivoque pour les salariés, qui se sentiront très vite en confiance dans leur nouveau poste et valorisés au sein de leur organisation, il en sera de même pour l’entreprise. Puisque des salariés qui s’intègrent rapidement sont des salariés qui seront rapidement autonomes et productifs. De plus, les chances de les fidéliser dans la durée s’en retrouveront accrues.

Comment mettre en place le rapport d’étonnement au sein de votre organisation ?

Pour qu’un rapport d’étonnement soit au maximum de son efficacité et de son intérêt, il est nécessaire de veiller à sa bonne mise en place. C’est-à-dire qu’il doit être transmis au bon moment et à la bonne personne, que sa forme et son contenu soient optimisés et pour finir, les informations devront être traitées et prises en compte.

Dans ce point, nous vous donnons un aperçu du schéma type du rapport d’étonnement.

À qui s’adresse-t-il ?

La force du rapport d’étonnement tient dans la vision impartiale de celui qui le rédige. C’est pourquoi le rapport d’étonnement s’adresse principalement aux nouveaux entrants d’une société. À noter, qu’il est possible de demander à un salarié promu de remplir un rapport d’étonnement. Toutefois, celui-ci ne sera pas aussi impartial que celui rédigé par un nouvel arrivant.

En effet, ces derniers n’ont pas encore de passif au sein de l’entreprise et ne seront donc pas influencés, en positif comme en négatif, sur les procédures en place.

Quelle est sa forme ?

Le rapport d’étonnement peut prendre différentes formes, cela peut être :

• Un questionnaire transmis par le service RH.
• Un bilan oral réalisé à la fin de la période d’essai avec son responsable hiérarchique direct.
• Un compte rendu écrit, rédigé exclusivement par le salarié en question.
• Un mélange entre un questionnaire préparé par le service des ressources humaines et des espaces vierges pour que le salarié puisse s’exprimer librement.

Notre conseil, pour qu’un rapport d’étonnement soit pertinent et efficace, est de privilégier la dernière forme. En effet, en cadrant le rapport d’étonnement vous éviterez à votre salarié qu’il ne se perde ou oublie des points importants, tout en lui laissant la possibilité de s’exprimer librement et de vous soumettre des idées ou des actions auxquelles vous n’auriez pas pensé.

Que peut-on y demander ?

Dans un rapport d’étonnement, il sera utile de recueillir des informations sur les thèmes suivants :

• Le processus de recrutement suivi par le nouvel entrant.
• L’accueil du nouveau collaborateur dans l’entreprise et dans son service.
• L’intégration et la prise de poste.

Bien évidemment, le rapport d’étonnement peut également l’interroger sur sa vision globale de l’entreprise et des pratiques au sein de celle-ci, par exemple : la restauration collective, les espaces de pauses, etc.

Dans quel délai le transmettre ?

L’idéal, c’est de remettre la trame du rapport d’étonnement au salarié dès son arrivée. Il peut ainsi y noter ses premières impressions à chaud, ce qui enrichira le bilan qu’il remettra plus tard à son manager ou aux RH.

Si l’entreprise n’a pas de trame toute faite, il vaut mieux prévenir le salarié au plus tôt pour qu’il puisse, de son côté, commencer à consigner ce qui l’interpelle. Au-delà de trois mois, l’exercice perd en pertinence : les automatismes sont pris, les surprises s’estompent.

Encore faut-il que le rapport soit lu. Les RH et les dirigeants doivent s’en emparer, en tirer des enseignements, ajuster certaines pratiques si besoin. Sinon, autant ne pas en faire. Laisser ce document dormir dans un tiroir donne un très mauvais signal : celui d’une entreprise qui ne prend pas au sérieux les retours de ses équipes. Et ce sentiment-là peut freiner l’engagement, voire l’intégration du salarié concerné.

Modèle de rapport d’étonnement

Pour vous simplifier sa mise en place, Culture RH met à votre disposition un modèle gratuit de rapport d’étonnement à télécharger. Vous pouvez le télécharger en remplissant les champs ci-dessous :

À lire également:

• Succession planning: quels sont les enjeux ?
• Tenue vestimentaire en entreprise: quelles sont les règles ?
• Bonheur au travail: 12 axes d’améliorations