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Qualiopi 2021 : c’est quoi concrètement ? Définition !

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La certification Qualiopi est certainement la préoccupation actuelle principale des organismes de formation. En effet, le référencement Datadock ne sera plus valable au 31 décembre 2021. Le sujet devient donc urgent pour beaucoup de prestataires. Si certains sont déjà certifiés, d’autres se posent encore des questions.

Il est vrai que cette nouvelle norme, peu de temps après la mise en place du référencement Datadock, apporte son lot d’interrogation. Destinée à aller plus loin dans les exigences qualités des organismes de formation, elle permet également une simplification des normes.

Aux 53 labels et certifications différents (Afnor, e-afaq, etc.) se substitue désormais une certification unique, reconnue par tous les financeurs et applicable à l’ensemble des prestataires de formation.

Tout d’abord, il est important de définir cette certification Qualiopi : qu’est-ce que c’est ? qui est concerné ? pourquoi être certifié ? Qu’est-ce que l’audit Qualiopi ? Quid des formateurs indépendants et Qualiopi ?

Dans un second temps, nous montrerons les différences, majeures, avec le référencement Datadock. 

Certification Qualiopi : de quoi parle-t-on ?

Voyons tout d’abord qui est concerné par la certification Qualiopi avant d’en définir plus précisément son objectif et ses grands principes.

Qui est concerné ?

La certification Qualiopi concerne les PAC (ou OPAC) : Organismes Prestataires d’Actions Concourant au développement des Compétences.

Il s’agit des structures exerçant 4 types d’activités :

  • Actions de formation
  • Bilans de compétences
  • Actions de validations des acquis de l’expérience (VAE)
  • Apprentissage (Centres de formations des apprentis – CFA)

Peu importe la taille de la structure. Qualiopi s’adresse aussi bien aux formateurs indépendants qu’aux grands groupes de formation.

Pourquoi Qualiopi ?

Amélioration de la qualité des formations professionnelles

Qualiopi s’inscrit dans une logique d’amélioration de la qualité des formations professionnelles. Depuis une dizaine d’année, le législateur cherche en effet à s’assurer du niveau de qualité des différentes prestations. En outre, il s’agit d’une contrepartie aux financements publics et mutualisés. Pour mettre en œuvre ces budgets, les organismes doivent s’engager sur un certain niveau de qualité.

Une première avancée a été faite avec le référencement Datadock, depuis 2015. Mais certains financeurs ne l’estimaient pas suffisante. 

La loi du 5 septembre 2018 va donc plus loin, en prévoyant la certification Qualiopi. Il s’agit là d’une véritable démarche qualité avec un audit mené par un organisme certificateur indépendant et accrédité.

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Une certification nécessaire pour solliciter des financements

Le référencement Datadock ne sera plus valable au 31 décembre 2021. Les prestataires de formation sont donc actuellement dans la dernière ligne droite pour obtenir ce fameux sésame.

L’enjeu est important. Sans la certification, ils ne peuvent pas solliciter les financements publics et mutualisés de la formation professionnelle : Pôle emploi, OPCO, Région, Agefiph….

Pour autant, la certification n’est pas obligatoire. Certains prestataires peuvent d’ailleurs s’en passer si leurs clients : 

  • Sont eux même des organismes de formations certifiés (sous-traitance)
  • Sont des particuliers qui financent personnellement leur formation

Quelles différences avec Datadock ?

La certification Qualiopi est profondément différente du référencement Datadock. Elle s’appuie sur quelques principes identiques : par exemple le respect de critères, eux-mêmes composés de plusieurs indicateurs. Mais le degré d’exigence et les modalités sont très différentes.

Insertion des CFA dans le dispositif

Le référencement Datadock concerne les organismes de formations, de bilans de compétence et de VAE.

À ces 3 catégories, Qualiopi rajoute les centres de formations des apprentis (CFA). La certification concerne donc 4 catégories de prestataires et non plus 3.

Ajout d’un 7ème critère

Les critères Datadock sont au nombre de 6 :

  1. Les objectifs des prestations
  2. Les modalités d’accueil, évaluation, accompagnement, suivi
  3. Les moyens pédagogiques et techniques
  4. La qualification des formateurs
  5. L’information des publics
  6. La satisfaction des clients et l’amélioration continue.

La certification Qualiopi organise ces critères dans un ordre différent et en ajoute un 7ème : l’environnement socio-économique, le handicap et la sous-traitance.

Des indicateurs supplémentaires

La nouvelle norme Qualiopi prévoit 32 indicateurs, venant compléter ou s’ajouter aux 21 indicateurs de Datadock. Il ne s’agit pas uniquement d’un simple ajout. Certains vont en effet plus loin en termes d’exigences : analyse du besoin, évaluation de l’atteinte des objectifs, qualification du personnel, évaluation des compétences des formateurs, etc.

Au final, Datadock représente environ 50% de ce qui est demandé pour Qualiopi.

Vous pouvez consulter la liste complète des indicateurs et des critères dans l’annexe du Code du travail (issue du décret du 6 juin 2019).

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Une certification délivrée par un organisme indépendant et accrédité

Qualiopi va beaucoup plus loin en prévoyant une véritable certification, délivrée par des organismes privés, indépendants et accrédités par le COFRAC.

Pour Datadock, il s’agit d’une simple démarche déclarative auprès du GIE Datadock composé des OPCA, fongecif etc. C’était l’un des principaux reproches fait à Datadock : un système “juge et partie” manquant de transparence et d’exigence.

Un audit concentré sur une journée

La certification Qualiopi se déroule sur une journée (en moyenne) dans les locaux du prestataire de formation.

Pour Datadock, l’organisme de formation transmet ses documents sur une plateforme en ligne, si nécessaire au fur et à mesure, la validation étant déclenchée lors du dernier envoi. 

La nécessité de preuves

Le référencement Datadock se contente d’attestations déclaratives. Pour Qualiopi, le responsable de l’organisme doit apporter des preuves pour chaque indicateur (CV des formateurs par exemple).

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Préparation par une personne responsable

La plupart du temps, l’enregistrement Datadock est préparé par le personnel administratif de l’entreprise. Il s’agit en effet principalement de transmettre des attestations, des descriptifs, etc.

Pour Qualiopi, il faut vérifier la bonne application des procédures qualités, si elles sont partagées, prouvables, etc.

L’audit doit donc être préparé par le dirigeant de l’organisme ou un responsable pédagogique, administratif…

Échantillonnage des dossiers par l’auditeur

Pour Datadock, le prestataire peut sélectionner lui-même les dossiers correspondants aux indicateurs.

Lors de l’audit Qualiopi, c’est l’auditeur qui choisit de manière aléatoire les dossiers à étudier. Le dirigeant pourra néanmoins lui indiquer la date à partir de laquelle ses dossiers sont conformes.

Certification payante

C’est une différence aux conséquences importantes surtout pour les formateurs indépendants. Contrairement à Datadock, gratuit, la certification Qualiopi est payante et est à la charge du prestataire de formation.

Les prix pratiqués par les organismes certificateurs sont libres. Pour la journée d’audit, il faut compter environ 950€ à 1400€ HT/jour (hors accompagnement éventuel).

Ce a quoi il est généralement nécessaire d’ajouter des coûts liés à la mise en conformité pour réussir l’audit et obtenir la certification.

Pour la préparation, il existe deux solutions afin de se mettre en conformité Qualiopi:

  • Les packs de documents personnalisables réalisés par des experts en qualité de la formation
  • L’accompagnement sur mesure par un expert qui prendra en charge la mise en conformité de votre activité permettant d’obtenir le précieux sésame.

Les packs de documents sont l’alternative la plus économique car ils permettent d’avoir l’ensemble des documents qu’il faudra fournir le jour de l’audit pour être certifié Qualiopi.

Ces packs vous livrent des documents à personnaliser avec les informations de votre activité (que vous soyez formateur indépendant ou un organisme de formation). Ils coûtent généralement entre 300 et 500€.

L’accompagnement sur mesure est la solution la plus qualitative car c’est généralement un cabinet spécialisé dans la certification Qualiopi qui vous accompagnera.

Une fois l’audit de votre activité réalisé, l’expert en qualité de la formation en charge de votre dossier s’occupera de réaliser l’ensemble des étapes et des documents qui seront nécessaires à votre certification Qualiopi.

Cet accompagnement est généralement compris entre 800 et 1500€.

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Un délai de réponse presque immédiat

Au cours de l’audit, le certificateur transmet ses observations au fur et à mesure. Il fait ensuite une synthèse en fin de journée. Le prestataire est donc fixé assez rapidement sur sa conformité ou non aux normes Qualiopi. Il reçoit ensuite la certification définitive sous 15 à 30 jours.

Pour Datadock, le délai est plutôt de 4 à 6 semaines.

Une durée de 3 ans renouvelable.

Le référencement Datadock était initialement valable jusqu’au 31 décembre 2020. Il a été prolongé au 31 décembre 2021.

La certification Qualiopi est valable pendant 3 ans et doit ensuite être renouvelée entièrement.

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A propos de l'auteur

Céline Le Friant

De formation juridique, j’ai pu évoluer en entreprise sur des postes de juriste en droit social, responsable paie, puis responsable RH. Forte de ces 13 années d’expérience, je travaille aujourd’hui à mon compte en tant que responsable RH et juriste en droit social à temps partagé. J’aide les entreprises à retrouver la sérénité dans la gestion de leurs salariés en intervenant de manière ponctuelle ou régulière, en fonction des besoins.
Je propose également des missions de sous-traitance en droit social pour des cabinets d’experts comptables et d’avocats.