Gestion des congés : les 6 erreurs les plus fréquentes en 2025

1. Ne pas mettre à jour les politiques de congés

En matière de gestion des congés, des règles obsolètes, mal rédigées ou mal diffusées entraînent rapidement des malentendus. Les salariés ne savent pas toujours combien de jours ils peuvent poser, dans quels délais, ou s’ils ont droit à un report. Ce flou peut provoquer des frustrations, des conflits, voire des réclamations en cas de rupture du contrat.

Une politique de congés mal actualisée peut aussi être non conforme à la législation en vigueur. Par exemple, la loi sur l’acquisition de congés pendant un arrêt maladie a récemment évolué. Ignorer ces changements expose l’entreprise à des litiges ou à des redressements en cas de contrôle.

Pour éviter cette erreur, il est conseillé de revoir les règles de gestion des congés au moins une fois par an. Et surtout, de les diffuser clairement via un livret RH, l’intranet ou un outil de gestion partagé.

2. Suivre les congés de manière manuelle

Suivre les congés de manière manuelle reste courant dans de nombreuses entreprises. Pourtant, l’utilisation de tableaux Excel ou l’échange d’emails pour valider les absences multiplie les risques d’erreurs. Un oubli de saisie, une version mal enregistrée, et c’est tout le planning qui déraille. Les demandes se perdent, les soldes de congés sont inexacts, et les conflits de dates deviennent difficiles à anticiper.

Cette gestion artisanale mobilise également beaucoup de temps côté RH. Les équipes se retrouvent à traiter manuellement des tâches répétitives, au détriment de projets plus stratégiques. Le risque d’épuisement ou de surcharge est réel.

Même avec un logiciel dédié, l’erreur persiste si les collaborateurs ne sont pas bien formés à son utilisation. Un outil mal paramétré ou peu compris ne permet pas de fiabiliser la gestion des congés. Pour limiter ces dérives, il est essentiel d’investir dans un outil simple et intuitif, accompagné d’une formation claire pour tous les utilisateurs.

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3. Oublier l’impact des absences sur l’activité

Lorsqu’un salarié s’absente sans que cela soit anticipé, les projets peuvent être ralentis, voire suspendus. Les équipes restantes doivent alors absorber une charge de travail supplémentaire, ce qui crée du stress, de la fatigue et parfois des tensions internes.

Cette situation est d’autant plus critique en période de forte activité ou dans les services en effectif réduit. Sans vision d’ensemble, il devient difficile d’assurer la continuité des missions ou de maintenir la qualité de service attendue. La productivité globale de l’entreprise en pâtit.

Pour éviter ces déséquilibres, il est essentiel d’intégrer la gestion des congés dans la planification opérationnelle.

Un calendrier partagé, mis à jour en temps réel, permet de visualiser les absences à venir. Couplé à un outil de gestion efficace, il devient possible d’anticiper, de redistribuer les charges et de maintenir une organisation fluide.

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4. Manquer de communication avec les salariés

Lorsque les plannings ne sont pas partagés ou que les règles d’absence restent floues, les collaborateurs se sentent mis à l’écart. Ils ne savent pas quand poser leurs jours, s’ils peuvent les fractionner ou comment sont traitées les priorités en cas de demandes simultanées.

Ce manque de transparence alimente les frustrations. Certains employés ont le sentiment d’être moins bien lotis que leurs collègues, ce qui peut nuire à la cohésion de l’équipe. Les incompréhensions répétées sur les droits ou les procédures alourdissent aussi le travail des RH, souvent sollicités pour répondre aux mêmes questions.

Pour instaurer un climat de confiance, il est important de rendre les plannings visibles et de rappeler régulièrement les règles d’usage. Un outil numérique bien configuré, couplé à une communication claire et régulière, évite bien des tensions.

5. Ignorer les obligations légales sur les congés

Un mauvais décompte des jours de congés ou une gestion approximative des jours fériés peut entraîner des conséquences juridiques sérieuses. En cas de contrôle, une erreur dans le calcul des droits ou dans le traitement des jours chômés peut aboutir à des sanctions financières pour l’entreprise. Cela peut aussi fragiliser la relation de confiance avec les salariés.

La législation évolue régulièrement, notamment en matière d’acquisition de congés pendant les arrêts maladie ou de report des congés non pris. Ignorer ces changements expose à des litiges individuels, voire à des contentieux collectifs. Une simple négligence peut coûter cher si elle concerne plusieurs contrats ou plusieurs années.

Pour sécuriser la gestion des congés, il est essentiel de suivre les évolutions du droit du travail et d’adapter en conséquence les pratiques internes. L’idéal est d’utiliser un logiciel mis à jour automatiquement et de former les RH aux obligations légales en vigueur.

6. Ne pas accompagner les salariés en congé

L’absence de lien entre l’entreprise et le salarié en congé peut créer un sentiment d’oubli ou de mise à l’écart, surtout en cas de congés maladie. Sans suivi régulier, certains collaborateurs reviennent désorientés, coupés de l’actualité de l’équipe ou des évolutions internes. Ce décalage affecte leur engagement, leur motivation, voire leur productivité à la reprise.

Le retour au travail est un moment clé dans le parcours collaborateur. S’il est mal préparé, il peut engendrer du stress ou une perte de repères. Dans certains cas, cela accélère même les envies de départ, en particulier après un congé long (maladie, parental, sabbatique…).

Pour maintenir le lien, il est conseillé de garder un contact discret mais régulier pendant l’absence, selon la situation. 

À la reprise, un entretien de retour et un temps d’adaptation sont essentiels. Ces pratiques renforcent la fidélisation et montrent que l’entreprise valorise ses collaborateurs, même en dehors des périodes d’activité.

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