Si l’onboarding fait partie des pré-requis incontournables pour tout nouvel arrivant, qu’en est-il de son offboarding ? Soigner le départ de chaque collaborateur est important pour l’entreprise et sa gestion des ressources humaines.
Dans cet article, nous verrons pourquoi il est utile de structurer un véritable entretien de départ, comment le construire pour obtenir des retours exploitables, et de quelle manière l’animer pour instaurer un dialogue sincère.
Nous analyserons ensuite comment tirer les enseignements de ces échanges, les transformer en actions concrètes, et inscrire cette pratique dans une démarche plus globale d’amélioration de la culture d’entreprise.
Intérêt de l’entretien de départ
En théorie, l’entretien de départ se déroule avec l’ensemble des collaborateurs qui quittent l’entreprise. Dans la pratique, il est d’usage de se focaliser principalement sur les motifs de départs à l’initiative du salarié.
On y trouvera la rupture de période d’essai, la démission ou encore la demande de rupture conventionnelle. La question de réaliser un tel entretien pour les fins de contrats à durée déterminée est pertinente également.
L’entretien de départ offre plusieurs avantages à l’entreprise. Il va permettre d’obtenir un retour d’expérience (plus ou moins factuel, rationnel et objectif) sur le parcours du collaborateur au sein de l’entreprise.
Ces informations peuvent aider à identifier des problèmes récurrents, à améliorer la satisfaction des employés restants et à réduire le taux de turnover. De plus, cela montre aux employés que leur opinion est valorisée, renforçant ainsi la culture d’entreprise.
Les clés pour construire un entretien de départ efficace
Il convient d’informer en amont le collaborateur de votre intention de mener un entretien de départ. Cette démarche reste facultative, et il peut tout à fait choisir de ne pas y participer. S’il accepte d’en discuter, il doit pouvoir prendre le temps nécessaire pour poser sa réflexion.
Il est également nécessaire de lui présenter clairement les objectifs de l’entretien, tout en assurant que les échanges resteront strictement confidentiels.
Voici les points (non exhaustifs) à aborder lors de l’entretien de départ :
- Les raisons qui poussent le collaborateur à quitter l’entreprise.
- Les points forts et d’amélioration de l’entreprise.
- L’aspect relationnel dans l’entreprise (avec ses collègues / sa hiérarchie).
- L’impact de la formation et des outils de gestion de carrière sur sa décision.
- Sa charge et son organisation du travail, ainsi que la perception de son environnement de travail.
- L’impact de la politique rémunération sur son choix.
- Les aspects qui pourraient le faire changer d’avis et rester (ses attentes par rapport à l’entreprise).
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Les clés pour animer un entretien de départ efficace
Comme pour tout échange managérial, l’entretien de départ repose sur une relation de confiance entre la personne en charge de l’entretien, qu’il s’agisse du manager direct ou des ressources humaines, et le collaborateur concerné.
Cela implique avant tout une posture d’écoute active. Ce moment pouvant être sensible, le manager adoptera une attitude empathique et évitera toute forme de jugement.
Les questions ouvertes seront à privilégier pour encourager le salarié à s’exprimer librement, sans orienter ses réponses.
L’objectif est d’obtenir un retour sincère, basé sur des faits. Pour cela, le manager doit rester neutre, sans réagir aux remarques formulées, y compris les critiques.
L’enjeu est de comprendre les causes sous-jacentes des retours partagés afin d’en tirer des pistes d’amélioration, sans tomber dans le jugement personnel.
Il est également utile de formaliser les échanges par écrit, afin de pouvoir les analyser à tête reposée et poser les bases d’un éventuel plan d’action.
Dans tous les cas, l’échange doit rester ouvert et respectueux, pour que chacun termine la collaboration dans de bonnes conditions.
Extraire les points clés et procéder au changement
Il est pertinent d’analyser chaque entretien de départ de manière individuelle, mais également de manière collective. En effet, cela permettra d’identifier des thèmes récurrents (charge de travail, aspects relationnels, culture d’entreprise…) et établir une loi de Pareto.
L’entreprise devra prioriser les enjeux ayant le plus d’impact sur la satisfaction des collaborateurs en poste, en tenant compte du rapport entre l’effort à fournir et les bénéfices attendus.
La mise en œuvre des évolutions peut être conduite sous forme de projet, piloté par les ressources humaines. La première étape consiste à partager les résultats clés issus de l’analyse des entretiens avec les parties concernées.
Il est essentiel de bien identifier les problématiques remontées, puis de structurer un plan d’action. Celui-ci devra détailler les mesures à engager, les délais associés et les moyens mobilisés, qu’ils soient humains ou matériels.
Les solutions envisagées doivent faire l’objet de discussions collectives, car une même difficulté peut donner lieu à plusieurs réponses possibles. Il revient alors au chef de projet de retenir celle qui s’adapte le mieux au contexte de l’entreprise.
Enfin, des indicateurs devront être définis pour mesurer l’efficacité des actions mises en place. Des points de suivi réguliers permettront d’évaluer l’avancée du projet et de réajuster si nécessaire.
Implanter une culture d’amélioration continue dans l’entreprise
Pour que l’entretien de départ ait un impact positif sur l’entreprise, il doit devenir systématique. En effet, il n’est pas efficace de choisir les collaborateurs à soumettre ou non à cet exercice, sous peine de passer à côté d’informations clés. Les managers doivent donc intégrer cela à leur routine de gestion d’équipe et être sensibilisés en conséquence.
Si l’on souhaite instaurer durablement une culture d’amélioration continue, il faut encourager dans l’entreprise un processus de feedback. Cela peut se manifester par des échanges individuels fréquents entre managers et collaborateurs, des enquêtes de climat social ou encore des groupes de travail thématiques.
Pour que cette culture prenne, il est tout à fait envisageable de récompenser les collaborateurs qui s’investissent dans la démarche. Cela ne fera que renforcer leur engagement et leur motivation. Ils seront vos premiers ambassadeurs auprès des autres collaborateurs ou des nouveaux arrivants.
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L’entretien de départ est un outil puissant pour améliorer l’entreprise. En le construisant de manière réfléchie et en analysant les retours de manière objective, les entreprises peuvent identifier des opportunités d’amélioration significatives.
Elles renforceront leur attractivité et soigneront leur image externe, tout en créant un environnement de travail positif et productif en interne.
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