En tant qu’employeur, l’une de vos obligations est de procéder aux calculs des différentes cotisations sociales, de les déclarer puis de les verser aux organismes concernés.
Le contrôle de vos obligations déclaratives et du paiement des contributions est du ressort de l’Urssaf. Périodiquement, celle-ci intervient en effet en entreprise afin de vérifier la conformité et le bon respect des obligations légales.
C’est le fameux “contrôle Urssaf” dont la simple énonciation donne parfois des sueurs froides aux dirigeants et aux équipes RH. Il est vrai que les règles sont parfois complexes et que la méconnaissance d’une nouveauté législative ou un mauvais calcul en paie peut avoir des conséquences financières importantes pour l’entreprise.
Alors comment bien préparer un contrôle Urssaf ? Après avoir rappelé les modalités essentielles de ce contrôle, je vous propose un tour d’horizon concret et pratique des informations indispensables pour bien le préparer. Éléments contrôlés, documents à préparer, risques encourus…Pour un contrôle Urssaf serein et efficace, suivez le guide.
Les modalités du contrôle Urssaf.
Qui contrôle et comment ?
En principe, le contrôle est opéré par l’Urssaf du ressort géographique de l’entreprise. Il peut néanmoins arriver qu’une Urssaf délègue cette mission à une autre en vertu d’un accord de réciprocité.
Les agents en charge du contrôle sont assermentés et tenus au secret professionnel. Il s’agit des inspecteurs du recouvrement ou des contrôleurs du recouvrement en particulier pour les contrôles sur pièces.
Il existe en effet deux types de contrôles :
- Le contrôle sur place, dans l’entreprise. L’Urssaf envoie un avis à l’employeur 15 jours au moins avant la première visite de l’agent.
- Le contrôle sur pièces. Il concerne uniquement les entreprises de moins de 11 salariés. L’Urssaf demande alors à l’employeur les éléments dont elle a besoin. Elle utilise également les informations déjà en sa possession. Si vous recevez une demande de pièces de la part de l’Urssaf, vous avez un délai de 30 jours pour les transmettre. À défaut, l’Urssaf pourra poursuivre le contrôle dans l’entreprise.
L’agent contrôleur ne peut pas rechercher lui-même les documents en l’absence de l’employeur, ni les demander à un tiers (expert-comptable par exemple), sans les avoir d’abord demandés à l’employeur. Dans un tel cas, le contrôle serait nul.
Pour vérifier la conformité des obligations sociales de l’employeur, l’Urssaf ne se limite pas simplement à l’examen de documents. Elle peut également procéder à des auditions de salariés et recueillir, par exemple, leur nom, adresse, poste, montant des rémunérations, des avantages en nature….
Quelle période est contrôlée ?
En matière de cotisations et de contributions sociales, le délai de prescription est de 3 ans (Code sécurité sociale art. L. 244-3). Par conséquent, le contrôle Urssaf porte sur les 3 dernières années civiles. Une exception toutefois en matière d’infraction de travail illégal où le contrôle porte sur les 5 dernières années (CSS art.L244-11).
Quelques cas particuliers :
- L’Urssaf peut limiter son contrôle à une durée inférieure, une année par exemple.
- Elle peut également examiner des éléments antérieurs aux 3 dernières années si cela s’avère utile au contrôle en cours.
Combien de temps dure le contrôle ?
La loi limite la durée du contrôle dans le temps pour les plus petites entreprises.
- Entreprise de moins de 20 salariés : le contrôle est limité à 3 mois entre la 1ère visite de l’agent contrôleur (ou le début des vérifications en cas de contrôle sur pièces) et la date d’envoi de la lettre d’observation. Ce délai peut néanmoins être prolongé une fois sur demande de l’employeur ou de l’Urssaf (CSS art. L 243-13).
- Entreprises de plus de 20 salariés : aucune limitation n’est prévue.
Attention, la limitation ne concerne pas les situations suivantes :
- Travail dissimulé.
- Obstacle à contrôle ou abus de droit.
- Constat d’une comptabilité insuffisante ou d’une documentation fournie par l’employeur inutilisable.
Expérimentation – Entreprises de moins de 250 salariés. Une expérimentation est actuellement en cours jusqu’au 30 novembre 2022 en Auvergne Rhône Alpes et Hauts de France. Elle concerne les entreprises de moins de 250 salariés dont le CA ne dépasse pas 50 millions d’euros. Dans ce cas, le contrôle ne peut pas excéder une durée de 270 jours cumulés sur une période glissante de 3 ans.
Quels sont les éléments contrôlés par l’Urssaf ?
Un contrôle Urssaf s’annonce dans votre entreprise, mais pour contrôler quoi ? Voici les éléments les plus souvent contrôlés par l’Urssaf.
Les cotisations de sécurité sociale.
Il s’agit des cotisations servant à financer les différentes branches de la sécurité sociale : maladie, invalidité, décès, assurance vieillesse, allocations familiales, accident du travail. L’agent contrôleur en vérifie l’assiette, le taux et le calcul.
Les cotisations chômage et l’AGS.
L’Urssaf vérifie également la bonne application et le calcul des cotisations chômage dues par l’employeur.
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La contribution annuelle au titre de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés.
Depuis le 1er janvier 2020, l’Urssaf vérifie et contrôle l’obligation de l’entreprise concernant l’emploi des salariés handicapés, ainsi que le calcul de la contribution due le cas échéant.
Les exonérations de charges.
L’Urssaf vérifie que l’entreprise applique correctement les différentes exonérations de charges prévues par la loi : réduction générale des cotisations patronales (Ex-Fillon), exonérations de charges pour les stagiaires, les apprentis, etc….
Mutuelle et prévoyance.
C’est un des points clés des contrôles Urssaf. L’employeur peut en effet être exonéré de cotisations sur les sommes versées pour le financement de la prévoyance complémentaire de ses salariés.
Mais cette exonération est soumise à des conditions et des limites strictes : caractère obligatoire et collectif du régime notamment. Lors du contrôle Urssaf, l’employeur doit alors démontrer qu’il a bien respecté la procédure (mise en place d’une DUE, preuve des motifs de dispense d’affiliation, etc.)
Cadeaux aux salariés.
Techniquement, toute attribution de cadeaux, de bons d’achat et autres prestations en espèces ou en nature sont soumises à cotisations. L’Urssaf tolère néanmoins certaines exonérations dans des conditions précises. Il s’agit donc d’un point systématiquement contrôlé par les agents de l’Urssaf.
Quels documents et pièces faut-il préparer ?
Avant toute chose, veillez à ce que l’agent contrôleur puisse accéder à vos locaux. Il dispose en effet d’un droit d’entrée et de visite. L’Urssaf communique la plupart du temps les documents dont elle aura besoin. Néanmoins, au cours du contrôle, l’agent peut avoir à vous demander des documents ou informations complémentaires. Pour ne pas être pris de court, voici les documents indispensables à préparer.
Documents sociaux.
Bulletins de paie.
En tant qu’employeur, vous devez garder un double des bulletins de paie de vos salariés. Outre le contrôle Urssaf, ils pourront vous être demandés fréquemment par l’administration (inspection du travail par exemple), mais aussi par les salariés.
Déclarations sociales et régularisations.
Il s’agit de l’ensemble de vos déclarations mensuelles, annuelles ou ponctuelles et les régularisations éventuelles.
Mutuelle et prévoyance.
Classez et gardez avec beaucoup de soin les documents et formalités relatifs à vos régimes de mutuelle et prévoyance : contrat avec l’assureur, DUE ou accord mettant en place le régime, bordereaux d’affiliation, listing d’émargement des salariés ayant pris connaissance de la DUE ou ayant demandé une dispense, etc.
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Contrats de travail.
Souvent, l’agent contrôleur vous demandera un échantillon de différents contrats de travail : cadre, non cadre, dirigeant, temps partiel, etc…
Accords collectifs.
Certaines cotisations ou exonérations contrôlées par l’Urssaf sont issues d’accords internes à l’entreprise : prévoyance, mutuelle, participation, intéressement…. Il est donc important d’être en mesure de présenter ces documents à l’agent contrôleur.
Documents comptables.
L’Urssaf vous demandera aussi des documents comptables, notamment :
- Les bilans comptables et grands livres comptables.
- Les documents de comptabilisation et de clôture des paies.
- Les notes de frais et justificatifs des avantages en nature.
Autres documents.
L’agent contrôleur peut vous demander tout autre document qu’il estimera nécessaire.
Il peut s’agir de documents fiscaux ou juridiques, comme par exemple :
- Liasses fiscales et avis d’imposition.
- Statuts de la société.
- Jugements du conseil des prud’hommes.
Papier ou numérique ? À noter que vous pouvez mettre ces documents à disposition sous format numérique. En revanche, si ces documents sont sous format papier, l’agent contrôleur ne peut pas vous contraindre à les numériser.
Conséquences du contrôle.
À noter que depuis le 1er février 2020, l’agent contrôleur doit s’entretenir avec l’employeur pour lui présenter le bilan de son contrôle avant l’envoi de la lettre d’observation (sauf en cas de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle).
Lettre d’observation.
Le contrôle terminé, l’agent envoie une lettre d’observation à l’employeur (CSS art. L 243-7-1 A et R 243-59. Il s’agit ici d’une obligation de l’Urssaf. À défaut, les opérations de contrôle et de redressement éventuelles sont nulles (Cass. soc. 12-12-1996 n° 95-12.881).
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Je télécharge les 8 fichesElle mentionne :
- Les informations du contrôle : date de fin, période concernée, documents consultés….
- Les observations motivées par catégorie de redressement : indication des textes de droit, montant des assiettes ou du calcul à corriger, montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités.
- L’indication de “l’absence totale d’observations” si aucune infraction n’a été relevée.
- La possibilité de se faire assister d’un conseil.
- Le délai permettant à l’employeur de répondre aux observations.
L’employeur peut répondre à la lettre d’observation dans un délai de 30 jours (pouvant être porté à 60 jours à sa demande). Il peut notamment transmettre des compléments d’information ainsi que des documents qui n’auraient pas été remis pendant le contrôle.
L’Urssaf doit alors répondre à chaque observation de l’employeur, indiquant si le redressement envisagé est maintenu ou pas.
Mise en recouvrement et redressement.
Cette étape ne peut pas avoir lieu avant la fin de la période contradictoire mentionnée précédemment. Au terme de celle-ci, l’Urssaf transmet alors une mise en demeure à l’employeur.
Le redressement est calculé sur des bases réelles ou, si ce calcul n’est pas possible, sur une base forfaitaire. Il peut s’accompagner de majorations ou de pénalités.
Obstacle au contrôle.
Tout obstacle au contrôle par l’employeur est lourdement sanctionné.
Par exemple :
- Refuser l’accès de l’agent contrôleur aux locaux de l’entreprise.
- Refuser de communiquer une information demandée.
- Donner une réponse fausse à une question (ou incomplète).
- Etc.
En cas d’obstacle à contrôle, l’agent en informe par écrit l’employeur en lui indiquant le délai sous lequel ce dernier doit accéder à sa demande, sous peine de sanction. En cas de non réponse de l’employeur dans ce délai, un procès-verbal assorti d’une pénalité est établi par le directeur de l’Urssaf. Cette pénalité est limitée à 7 500 euros par salarié, avec un maximum de 750 000 euros pour l’entreprise.
