Charte télétravail : contenu, mise en oeuvre, obligations, …

Les nouvelles technologies, la volonté de chacun de réduire le temps passé dans les transports et enfin l’épidémie de coronavirus ont conduit au développement accéléré du télétravail dans les entreprises.

Depuis les années 2000, le télétravail est encadré par le Code du travail. L’article L. 1222-9 le définit comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant des technologies de l’information et de la communication ».

Les ordonnances Macron de 2017 et ses lois de ratification ont pris en compte cette évolution en créant pour les salariés un quasi-droit au télétravail dans la mesure où elles obligent l’employeur à motiver tout refus à une demande de télétravail.

En effet, le télétravail peut être accordé à tout salarié, quel que soit son poste, qui le demande. L’employeur n’est pas obligé d’accepter, mais en l’absence d’accord d’entreprise ou de charte sur le sujet, il doit motiver son refus.

C’est pourquoi, pour éviter toute difficulté ultérieure et pérenniser ce mode d’organisation du travail dans l’entreprise, il est vivement recommandé de mettre en place, dans les entreprises pouvant y prétendre, une charte élaborée par l’employeur à défaut d’un accord collectif portant sur le télétravail.

À quoi sert une charte de télétravail ?

La charte de télétravail est un document qui pose un cadre clair et précise les règles liées à la pratique du télétravail. Elle fonctionne comme un mode d’emploi : elle définit les objectifs, les droits et obligations des télétravailleurs, ainsi que les conditions d’organisation pour les salariés concernés.

Elle peut être mise en place dès lors que l’employeur souhaite structurer le télétravail dans l’entreprise, que ce soit à son initiative ou à la demande des collaborateurs.

Il n’y a pas d’obligation de créer une charte pour le télétravail.

Lorsqu’il est occasionnel, le télétravail peut être mis en place par simple accord entre le salarié et son employeur.

Mais lorsqu’il est régulier, il est conseillé de formaliser le télétravail par le biais d’une charte de télétravail, car elle permet de :

• Fixer un cadre collectif.
• Favoriser la transparence et la communication interne dans l’entreprise.
• Réguler efficacement l’accès et les contours du télétravail pour éviter la mise en cause de l’employeur.
• Éviter tout débordement ou toute difficulté de compréhension.
• Éviter à l’employeur les risques de discrimination : pourquoi accepter la demande d’un salarié plutôt que d’un autre. Sur quels critères ?
• Éviter également à l’employeur d’avoir à motiver chaque refus. Si les conditions prévues dans l’accord ou dans la charte sont remplies, la demande de télétravail est acceptée, dans le cas contraire elle est refusée.
• Enfin, mener une réflexion sur le télétravail et s’interroger sur l’utilisation des outils numériques et le droit à déconnexion.

Que contient une charte télétravail ?

La charte de télétravail est rédigée par l’employeur, ce qui en fait un document propre à chaque entreprise. Elle reflète les règles spécifiques que ce dernier souhaite mettre en place. Il n’existe donc pas de modèle standard : la charte doit être pensée en fonction des réalités et des besoins de l’organisation.

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, pour être valide, une charte du télétravail doit comporter certaines mentions obligatoires.

Cependant, en plus de ces mentions obligatoires, il est possible et même recommandé à l’employeur de rajouter des mentions supplémentaires afin de compléter la charte et la rendre la plus précise possible.

Le contenu obligatoire de la charte de télétravail

Enumérées par l’article L.1222-9 du Code du travail, les mentions obligatoires de la Charte sur le télétravail sont les suivantes :

• Les conditions de passage en télétravail et les conditions de fin de télétravail et de retour en présentiel.

– Quelles sont les catégories de salariés pouvant bénéficier du télétravail et les critères d’éligibilité ?

Exemple : ancienneté, activités, niveau d’autonomie suffisant pour travailler seul, nature des fonctions, temps de transport….

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– Quelles peuvent être les conditions de cessation du télétravail ? Il peut s’agir, par exemple, d’un mode de fonctionnement du salarié qui ne correspond plus aux exigences du télétravail, de nouvelles missions incompatibles avec ce mode d’organisation, ou encore d’une qualité de travail jugée insuffisante.

• Les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail.

Par exemple, comment doit se matérialiser l’accord du salarié pour faire du télétravail ?

• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail :

– Quelle est la durée hebdomadaire de télétravail ? Quel est le nombre de jours autorisés par semaine ou par mois, le temps de pause, le nombre d’heures supplémentaires….? Comment seront suivis et régulés, par l’employeur, le temps et la charge de travail ?

– Quelles sont les modalités d’organisation et de tenue de l’entretien du bilan annuel portant sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail ?

• La détermination des plages horaires de disponibilité durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail : bien que les télétravailleurs bénéficient d’une certaine autonomie de gestion des horaires de travail, ils sont toutefois tenus d’être joignables durant les plages horaires définies dans la charte télétravail.

• Les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail.

• Les modalités d’accès des salariés enceintes à une organisation de télétravail.

• Depuis le 21 juillet 2023, la charte télétravail doit fixer les modalités d’accès des salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche à une organisation en télétravail, par exemple, les jours de télétravail pour pouvoir concilier l’exercice de l’activité professionnelle et le quotidien en tant que proche aidant.

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Les autres mentions possible

Outre les mentions obligatoires, l’employeur est libre d’insérer dans sa charte sur le télétravail d’autres mentions supplémentaires telles que :

• Le lieu de travail : quel est le lieu de travail des salariés ? Ont-ils le droit de travailler en dehors de leur domicile, dans un espace de coworking ? Quel est le processus mis en place lorsqu’un salarié déménage ? 

• Les équipements liés au télétravail mis à disposition : quel matériel est mis à disposition des collaborateurs dans le cadre de leur travail à domicile ? L’employeur détermine et décrit les outils nécessaires au télétravailleur (ordinateur, connexion internet etc.) et les techniques de connexion à distance et de communication. 

• Les conditions de recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles relèvent du télétravail occasionnel imposé, lié à un cas de force majeure. Ce dispositif s’applique uniquement aux salariés disposant, dans le cadre habituel de leur poste, des outils nécessaires au travail à distance fournis par l’entreprise.

• Les modalités de remboursement des frais et dépenses liés au télétravail.

• Les consignes de confidentialité : Quel est le niveau de confidentialité attendu en télétravail ? L’employeur doit fixer les règles de sécurité et de confidentialité entourant l’utilisation de ces outils (utilisation à des fins professionnelles).

• Consultation des IRP : il peut être utile de préciser que la charte de télétravail de l’entreprise a été soumise à la consultation des représentants du personnel. 

• Les consignes de santé et de sécurité : Quelles sont les conditions nécessaires pour que le salarié puisse réaliser son travail dans des conditions satisfaisantes ? Par exemple, quelle assurance multirisque habitation en cas d’accident au domicile pendant le télétravail ? Quel processus dans cette situation ? Quelles sont les règles de santé et de sécurité en télétravail ? Ce pourrait être, par exemple, de prévoir que tout accident pendant les plages horaires de télétravail devra immédiatement être signalé à la direction et le salarié devra fournir tous les éléments nécessaires à l’établissement de la déclaration d’accident du travail. 

• Les droits collectifs : Préciser que les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que les salariés remplissant leurs fonctions dans l’entreprise. Par exemple, si le télétravailleur est victime d’un accident pendant l’exécution de ses missions en télétravail, ce salarié bénéficiera du régime lié aux accidents du travail.

• Le télétravail à l’étranger : la charte pourra interdire tout télétravail international ou au contraire l’autoriser à condition, pour le salarié, d’en informer expressément l’employeur. Dans cette dernière hypothèse, la charte télétravail pourra préciser ses limites dans le temps, ses modalités de mise en place et de fin, ses conditions matérielles, la question des frais de télétravail à l’étranger, etc… 

Comment mettre en place la charte de télétravail ?

La mise en place du télétravail par une Charte sur le télétravail n’est possible que si des négociations, engagées en vue d’un accord collectif, ont échoué.

Si aucun accord collectif n’encadre le télétravail, la charte télétravail peut être rédigée par l’employeur après avis du comité social et économique, s’il existe dans l’entreprise. Mais l’employeur n’est pas obligé de suivre cet avis. Un avis négatif du CSE sur la charte n’empêche pas l’employeur de mettre en place le télétravail.

En l’absence d’un CSE ou de délégués syndicaux, l’employeur peut directement rédiger une charte. Il n’est pas obligé d’essayer de parvenir à un accord avec le CSE, avant de la mettre en œuvre. 

La Charte télétravail est ensuite communiquée par tout moyen au sein de l’entreprise.

Les dispositions de la charte priment sur celles éventuellement présentes dans les contrats de travail individuels, sauf si le salarié s’y oppose. Cette opposition doit être formulée dans un délai d’un mois à compter de la publication de la charte. Dans ce cas, les clauses initiales du contrat restent en vigueur.

Sans opposition dans ce délai, les règles prévues par la charte remplacent celles relatives au télétravail figurant dans les contrats de travail rédigés avant sa mise en place.

Néanmoins, concernant le télétravail régulier, même si celui-ci est encadré par une charte, l’entreprise doit obtenir l’accord du salarié. Cet accord peut s’obtenir par tous moyens. Un avenant au contrat n’est pas obligatoire, mais c’est le moyen le plus sûr juridiquement.

Et dans tous les cas, il est conseillé de privilégier un accord écrit du salarié et donc de conclure un avenant au contrat de travail qui permet de s’assurer de son accord.

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