Avantages en nature et frais professionnels : les dernières mises à jour du BOSS au 1er janvier 2023

Le 21 décembre 2022, la direction de la Sécurité Sociale a publié une mise à jour du BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) concernant les frais professionnels et les avantages en nature.

Mais sur quels sujets portent ces mises à jour ? Quels changements pour le traitement en paie des frais professionnels et avantages en nature ?

Nous vous proposons dans cet article de faire un tout d’horizon des mises à jour du BOSS sur les frais professionnels et les avantages en nature.

Rappel des principes généraux des frais professionnels et avantage en nature

S’il y a des notions qu’il faut parfaitement maitriser en paie, c’est bien le traitement en paie des frais professionnels et des avantages en nature.

Il s’agit du poste de redressement le plus important des contrôles Urssaf et un redressement peut couter cher à l’entreprise (règlement des cotisations sociales + pénalités).  

Les frais professionnels

Le salarié qui engage des frais dans le cadre de son activité professionnelle a la possibilité de se faire rembourser par son employeur. Ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.

Frais réels ou allocation forfaitaire

Deux types de remboursement des frais professionnels :

• Sur frais réels (justificatif obligatoire)
• Sous la forme d’allocation journalière dont le montant maximal est revalorisé chaque année (sauf pour quelques exceptions)

Une gestion différente en fonction de la catégorie de frais professionnels

On distingues plusieurs catégories de frais professionnels :

• Les frais de déplacement
• Les frais de restauration sur le lieu de travail ou hors de l’entreprise
• Les frais de mobilité professionnelle
• Les frais de télétravail
• Les frais TIC (Technologie de l’Information et de la Communication)
• Les frais de vêtements professionnels
• Les autres frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle (fourniture, matières premières, cotisations à un ordre professionnel, …)

Les avantages en nature

Les avantages en nature consiste à réintégrer dans la base de cotisations les éléments rémunérés en nature au salarié.

Plusieurs catégories d’avantages en nature

On distingue plusieurs catégories d’avantages en nature :

• La mise à disposition d’un véhicule
• La fourniture de nourriture
• La mise à disposition d’un logement
• La mise à disposition d’outils NTIC
• Les réductions tarifaires

Forfait ou valeur réelle

La valeur de l’avantage en nature à réintégrer dans la base de cotisations est déterminée de deux manières :

• Sur la base de sa valeur réelle
• Par application d’un forfait lorsque cela est autorisé, sur option de l’employeur ou à titre obligatoire

Frais professionnels et avantage en nature : les nouveautés du BOSS

Dans une publication du 21 décembre 2022, la direction de la Sécurité Sociale a apporté des précisions quant au traitement de certains frais professionnels et avantages en nature.

Indemnité de frais de repas au restaurant

Pour rappel, lorsqu’un salarié en déplacement professionnel dont les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail, est contraint de prendre son repas au restaurant, l’employeur peut lui rembourser le montant engagé en franchise de cotisations dans la limite de 20,20 € (valeur au 1er septembre 2022).

Le BOSS apporte des précisions sur la notion de contrainte et notamment lorsqu’il est d’usage dans la profession de prendre ses repas au restaurant.

Ainsi, on distingue deux situations :

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• Le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant en raison de ses conditions de travail
• Il est d’usage dans la profession de prendre ses repas au restaurant

Le BOSS donne également un exemple quant à la notion de temps de trajet lieu de déplacement -domicile (ou lieu de travail habituel) afin de définir si le remboursement des fais de restaurant est justifié.

Ainsi, il convient de prendre en compte la distance à parcourir mais également la fluidité du trafic ou encore les conditions d’organisation de l’entreprise et notamment lorsque plusieurs salariés utilisent ensemble un véhicule pour se rendre sur le lieu de déplacement.

Lorsqu’il n’est pas d’usage dans la profession de prendre ses repas au restaurant, l’employeur doit démontrer que le salarié est dans l’obligation de prendre son repas au restaurant pendant son déplacement en raison de conditions particulières de travail.

Cette justification ou le fait qu’il s’agit de l’usage dans la profession répond à l’obligation de justifier que les frais de restaurant ont été utilisés conformément à leur objet.

Subvention patronale à une crèche

Pour rappel, les avantages en nature sous forme de réduction tarifaire sont soumis à cotisations sociales (exemple : réduction sur des produits ou services produits par l’entreprise). A noter qu’une règle particulière s’applique pour les produits ou services vendus par l’entreprise et pour le sport en entreprise.

L’employeur ou le comité social et économique (CSE), peut verser une subvention à une crèche ou une micro-crèche afin de faire bénéficier à ses salariés un tarif de faveur. Le BOSS précise que cet avantage en nature sous forme de tarif négocié est exonéré de cotisations sociales dans la limite de 2 265 € par an et par salarié.

La crèche (ou micro-crèche) doit faire parvenir à l’employeur, une attestation mentionnant le montant individualisé de l’avantage accordé pour chaque bénéficiaire du service. Cette attestation doit être établie avant le 15 de l’année suivante.

Dans les 3 mois suivant la réception de l’attestation, l’employeur doit déclarer l’avantage en nature accordé au salarié et verser, le cas échéant les cotisations sociales afférentes à la réintégration de l’avantage en nature dans la base de cotisations.

L’employeur a la possibilité, en accord avec le salarié, d’avancer les cotisations dues et mettre en place un précompte mensuel de 1/10 du montant des cotisations salariales entre mars et décembre N+1.

Par exception, en cas de départ du salarié avant le 1^er janvier N+1, l’avantage en nature peut être ignoré sans nécessité de régularisation.  

Prise en charge facultative des frais d’abonnement aux transports publics

L’employeur doit obligatoirement prendre en charge à 50% les abonnements de transport public ou à un service public de location de vélo dans le cadre de leurs déplacements domicile- lieu de travail. Il a également la possibilité de prendre en charge le cout de l’abonnement au-delà de 50% à concurrence des frais réellement engagés.

Le BOSS apporte une clarification sur le régime social de la prise en charge facultative. Ainsi, la participation facultative est exonérée de cotisations sociales mais soumise à l’impôt sur le revenu. En cas d’application d’une DFS (abattement pour frais professionnels), elle doit être réintégrée dans la base de cotisations.

La mise à jour du BOSS porte également sur la situation des salariés qui travaillent dans une autre région que celles dont ils résident. Dans ce cas, la prise en charge est exonérée de cotisations si l’éloignement de la résidence habituelle est dû à des contraintes liées à l’emploi (déménagement de l’entreprise, difficulté de trouver un emploi, …) ou pour des raisons familiales (conjoint, scolarité des enfants, …).  

Le BOSS précise que la région s’entend par « région administrative ». A partir du moment où le salarié habite la même région, la prise en charge n’est pas conditionnée.