La gestion de la paie est un enjeu important pour toutes les entreprises, qu’elles soient de petite taille ou de grande envergure. Si certaines choisissent de gérer ce processus en interne, d’autres optent pour une solution stratégique : l’externalisation de la paie. Ce mode de gestion, qui consiste à confier la paie à un prestataire extérieur, séduit de plus en plus d’entreprises grâce à ses nombreux avantages.
Mais qu’implique réellement cette pratique ? Comment fonctionne-t-elle au quotidien ? Quels sont les rôles et responsabilités des acteurs impliqués, et surtout, pourquoi tant d’entreprises font-elles ce choix stratégique ? Dans cet article, nous explorerons en détail les missions confiées aux prestataires, les étapes clés du fonctionnement de la production de la paie en sous-traitance, ainsi que les aspects légaux et organisationnels, comme le respect du RGPD.
Nous analyserons également les différentes raisons d’externaliser en fonction de la taille et des besoins spécifiques des entreprises, avant de vous guider sur les moyens concrets pour externaliser efficacement la paie et comprendre son coût.
Qu’est ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie : en quoi ça consiste ?
L’externalisation de la paie consiste à sous-traiter la gestion de la paie à une entreprise extérieure. Il peut s’agir d’un cabinet comptable, d’un éditeur de logiciel, d’un cabinet d’externalisation de la paie ou encore d’un gestionnaire de paie indépendant.
Les missions confiées à l’entreprise sous-traitante
L’entreprise prestataire peut réaliser les missions suivantes (liste non exhaustive) :
- La saisie et le contrôle de la paie
- La gestion des arrêts de travail
- Les déclarations sociales
- L’administration du personnel ( DUE, contrat de travail, …)
- La gestion de la médecine du travail
- Le conseil en droit social
Fonctionnement de l’externalisation de la paie
De le transmission des éléments variables au déclarations sociales, plusieurs étapes sont nécessaires à la production des paies des salariés. Chacune des parties ayant ses rôles et responsabilités.
La production de la paie en sous-traitance : comment ca marche ?
Même si toutes les entreprises prestataires ne fonctionnent pas de la même manière et qu’il n ‘y a pas qu’un seul mode d’organisation, le fonctionnement de l’externalisation de la paie se présente de la manière suivante :
Récolte et transmission des éléments variables de paie par l’entreprise
L’entreprise cliente récolte et transmet à l’entreprise prestataire les différents éléments variables qui composent la paie :
- Dossier d’embauche : informations personnelles du salarié, éléments du contrat, …
- Les éléments variables de paie comme des primes ou le paiement d’heures supplémentaires par exemple
- Les informations concernant la sortie d’un collaborateur : fin de contrat, départ à la retraite, …
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L’entreprise prestataire saisie et contrôle la paie
L’entreprise prestataire saisie les éléments transmis par l’entreprise cliente et se charge du contrôle de ceux-ci.
Dans certains cas, l’entreprise peut elle même être chargée de saisir les éléments variables de paie via une plateforme dédiée et sécurisée, c’est ce qu’on appelle la paie en co-production. L’entreprise prestataire est alors garante de l’exactitude des éléments calculés.
Au delà de la production de la paie, l’entreprise prestataire peut également prendre en charge d’autres missions liées aux salariés dans l’entreprise :
- la gestion administrative du personnel : gestion des arrêts de travail, contrats de travail, avenants, courriers divers, …)
- la gestion de la médecine du travail
- la gestion et le suivi des élections des IRP
- Le suivi des indicateurs sociaux
- La production des documents sociaux obligatoires : registre du personnel, BDES, …
- La gestion et le suivi des procédures disciplinaires
- Le conseil en droit social
Les déclarations sociales
L’entreprise prestataire se charge de la production de la DSN et des différentes déclarations sociales post-paie et annuelles (tendant à diminuer avec la généralisation de la DSN aux différents organismes sociaux).
Transmission des états de virement à l’entreprise utilisatrice
À la fin du processus de paie, le prestataire remet à l’entreprise cliente les états de virement nécessaires au paiement des salaires.
Les bulletins de salaire sont également transmis, sous format numérique ou papier, selon la préférence de l’entreprise cliente, afin qu’ils puissent être remis aux collaborateurs.
Par ailleurs, certaines solutions offrent à l’entreprise cliente un accès direct et sécurisé, via une plateforme en ligne, à l’ensemble des documents essentiels : états de virement, états comptables et bulletins de salaire.
Rôles et responsabilités
La paie est produite par l’entreprise prestataire en fonction des éléments transmis par l’entreprise cliente. Une erreur de paie dans une entreprise peut avoir des conséquences graves sur la santé financière de l’entreprise (indemnité prud’hommale, redressement judiciaire, …).
La responsabilité de la paie des salariés incombe à celui qui la produit. Ainsi, dans le cas de l’externalisation de la paie par un entreprise prestataire, la responsabilité incombe à celle-ci, des assurances professionnelles étant prévues à cet effet.
Toutefois, si l’erreur de paie est due à une absence d’information ou une information erronée du client, la responsabilité incombe alors à l’entreprise cliente. C’est pourquoi il est indispensable de garder une trace écrite de toutes les communications entre le client et le prestataire.
Externalisation de la paie et RGPD
Externaliser la paie n’exonère pas l’entreprise de respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) concernant les données personnelles des collaborateurs de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’interroger le prestataire sur le respect du RGPD dans le traitement des données.
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Pourquoi externaliser la paie ?
Le choix de l’externalisation de la paie repose sur plusieurs critères qui peuvent être différents en fonction du type de structure.
Les TPE de moins de 10 salariés
Dans les entreprises de moins de 10 salariés, il est plus rentable de faire appel à une entreprise sous-traitante que de produire les paies en interne.
En effet, en prenant en compte le coût d’une solution paie, qui plus est avec accompagnement si la personne chargée de réaliser les paies est inexpérimentée dans ce domaine, les coûts salariaux et le cout d’une veille sociale de qualité afin d’éviter les erreurs de paie, il est plus intéressant pour l’entreprise de moins de 10 salariés de faire appel à une entreprise prestataire.
Par ailleurs, dans les entreprise de moins 10 salariés, les paies sont souvent réalisées par le dirigeant de l’entreprise. Ainsi , le temps passé à gérer les paies de ses collaborateurs, tâches qui peuvent être chronophages, est du temps non passé à s’occuper de son cœur de métier et donc à développer son entreprise.
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Au delà de 10 salariés
Lorsque l’entreprise dépasse les 10 salariés, elle entame souvent une phase de développement et de structuration. C’est généralement à ce moment que l’embauche d’un(e) assistant(e) de direction ou d’un(e) comptable devient nécessaire pour soutenir le/la chef(fe) d’entreprise dans la gestion quotidienne. Parmi ses responsabilités, la gestion de la paie des salariés peut lui être confiée.
Cependant, la gestion de la paie est une activité spécialisée qui va bien au-delà d’une simple tâche administrative. La complexité de la législation sociale et ses fréquentes évolutions exigent un savoir-faire approfondi pour garantir la conformité et la précision des paies.
Une erreur dans le traitement de la paie peut entraîner des conséquences financières graves pour l’entreprise, telles qu’un redressement par l’Urssaf ou des indemnités prud’homales, mettant ainsi en danger sa stabilité. Il est donc important de s’assurer de la présence de professionnels qualifiés pour cette mission délicate.
TPE en plein développement de plus de 100 salariés
A partir de 100 salariés, la paie est souvent gérée par un(e) responsable RH chargé également de gérer la gestion administrative du personnel, le recrutement, la formation professionnelle, le développement RH, les relations avec les IRP, …
Le temps passé à gérer les paies, missions très chronophages, est du temps en moins pour gérer et développer tous les autres aspects des ressources humaines, essentiels à ce stade de développement de l’entreprise.
Par ailleurs, un(e) responsable RH maitrisant également la paie est un profil rare qui se paye plus cher qu’un généraliste RH.
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PME et ETI
Les PME et ETI ont généralement un service paie et administration du personnel d’une ou plusieurs personnes qualifiées.
D’un premier abord, il est plus rentable de produire les paies en interne pour ce type de structure mais c’est sans compter les frais cachés d’un service paie. Départ d’un collaborateur du service, gros paramétrage sur le logiciel, formation d’entretien des connaissance ou suite à une nouvelle législation, …
Avec l’externalisation de la paie, le cout est fixe chaque mois et peu plus facilement être budgété.
Grande entreprise
Dans les grandes entreprises, le climat social est primordial et notamment dans les structures culturellement très syndiquées.
Des erreurs de paie récurrentes ou un service paie désorganisé peuvent entacher l’image du service Ressources Humaines et de la Direction.
Externaliser la paie permet à l’entreprise de se dédouaner de cette problématique et de retrouver des relations plus sereines avec les salariés et les Instances Représentatives du Personnel.
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Lire également :
- Quelles sont les annexes obligatoires au bulletin de paie ?
- Heures supplémentaires : définition, calcul, traitement paie…
- Comment calculer une absence en paie en 2024 ?
Comment externaliser la paie ?
Plusieurs solutions sont possibles lorsqu’une entreprise souhaite externaliser sa paie.
Le cabinet comptable
Traditionnellement utilisé par les TPE et petites PME qui n’ont pas de service de comptabilité, le cabinet comptable est chargé de gérer la comptabilité de l’entreprise.
Au delà de sa prestation de comptabilité, le cabinet propose un volet social qui comprend la réalisation des paies des collaborateurs et les déclarations sociales mais également des prestations en administration du personnel tel la production de la DUE ou la rédaction des contrats de travail. Il a également un rôle de conseil en droit social.
Il est essentiel de bien se renseigner sur la qualification de la personne chargée de s’occuper du volet social au sein du cabinet car dans certaines cabinets (essentiellement dans les petits cabinets qui n’ont pas de pôle social à part entière) , les comptables sont formés “sur le tas” et l’expertise nécessaire à la fonction n’est pas toujours au rendez-vous.
L’éditeur de logiciel de paie
Certains logiciels de paie proposent désormais une prestation d’externalisation de la paie avec plusieurs niveaux d’assistance :
- Saisie des éléments variables et contrôle de la paie par le client avec assistance du prestataire, déclarations sociales effectuées par le prestataire
- La paie est géré dans sa totalité par le prestataire. le plus souvent, la saisie est laissé au client via une plateforme en ligne.
En fonction du prestataire, le service peut être modulable compte tenu du besoin du client.
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Le gestionnaire de paie indépendant
L’entreprise souhaitant externaliser sa paie peut également faire appel à un gestionnaire de paie indépendant, ayant généralement le statut de micro-entrepreneur. Le fonctionnement est le même qu’avec un cabinet comptable ou une entreprise spécialisée en gestion de paie.
Comme pour tout prestataire, il est essentiel de s’assurer de la qualification et du sérieux du gestionnaire de paie indépendant.
L’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie
Ce type d’entreprise s’est développé ces dernières années. C’est une alternative au cabinet comptable avec des collaborateurs qui sont spécialistes de la paie.
Les missions sont les mêmes qu’un cabinet comptable mais dans la mesure où le cœur de métier est la paie et non la comptabilité, l’analyse se permet d’être beaucoup plus poussée avec une dimension beaucoup plus axée “ressources humaines” que financière car en paie avant de traiter des chiffres, nous traitons avant tout des ressources humaines.
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Je télécharge les 8 fichesPar ailleurs, certains cabinets se sont spécialisés dans un secteur d’activité en particulier comme le transport ou l’audiovisuel.
Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?
Prix au bulletin de salaire
Le prix est généralement facturé au bulletin soit en moyenne 25 euros par bulletin. Des prestations supplémentaires peuvent être facturées comme les embauches et soldes de tout compte par exemple.
Les autres prestations
D’autres prestations peuvent être facturées en sus du prix du bulletin. Par exemple un contrat de travail est facturé en moyenne entre 50 et 100 euros, un avenant est facturé en moyenne entre 10 et 20 euros.
Il ne s’agit pas d’une activité réglementée. Ainsi, chaque prestataire fixe librement ses tarifs. Il convient alors de bien définir la tarification en amont afin d’éviter les mauvaises surprises.
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Les différents critères à prendre en compte pour faire son choix
Chaque entreprise a ses propres contraintes et besoins concernant la gestion des paies des salariés. Afin de vous aider à faire le bon choix, nous vous proposons un outil pour vous permettre de peser le pour et le contre en toute sérénité.
| Externalisation de la paie | Gestionnaire de paie en interne | |
| Fonction chronophage | L’employeur va se libérer du temps pour développer son entreprise ou sa stratégie RH | A partir d’un certain nombre de salariés, il est toutefois nécessaire d’avoir un interlocuteur pour gérer la relation entre les salariés et le prestataire, son coût salarial est alors à prendre en compte en plus du prix du prestataire. |
| Expertise du métier | La paie est un métier d’expertise nécessitant une montée en compétence permanente. Celle-ci reste à la charge du prestataire sans que le le prix de prestation évolue. Par ailleurs, les prestataires chargés de la paie sont des experts métiers, gage de qualité. | Avoir à disposition l’expertise en interne, même si celle-ci implique des coûts supplémentaires, peut être une stratégie intéressante pour l’entreprise notamment vis-à-vis des collaborateurs de l’entreprise. |
| Le coût de la paie | Le coût est défini à l’avance et reste fixe quelque soit les aléas donc peut être plus facilement budgété. Peut être plus rentable notamment pour les petites entreprises. | Pour estimer le coût de la paie, il faut prendre en compte le coût du logiciel de paie, le coût salarial de la personne chargée de la paie ainsi que la coût de formation et de veille sociale à ne pas négliger. Attention aux coûts cachés qui peuvent faire gonfler le budget du service paie. |
| La responsabilité et ses incidences | Le prestataire a la responsabilité de la production de la paie en respect de la législation. En cas de manquement et d’une incidence financière sur l’entreprise tel un redressement Urssaf ou une condamnation prud’homale, l’entreprise a la possibilité de reporter la faute sur le prestataire, qui a par ailleurs souscrit une assurance professionnelle prévue à cet effet. | En cas de manquement à la législation et par conséquent une incidence financière pour l’entreprise, l’entreprise qui gère ses paies en interne et seule responsable. Il est donc primordial de mettre en place une veille sociale et des procédures internes et livre blancs afin de sécuriser au maximum les paies. |
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