Comment calculer l’effectif moyen en entreprise : mode de calcul, nouvelles dispositions loi Pacte …

Un certain nombre d’obligations sociales sont liées à une condition d’effectif. Même si la plupart des obligations en paie se réfère à la notion d’effectif “Sécurité Sociale”, pour d’autres, les règles de calcul des effectifs peuvent différer quant aux catégories de salariés ainsi qu’aux périodes à prendre en compte pour apprécier l’effectif.

Dans un souci d’harmonisation et de simplification, la loi “Pacte”, qui est entrée en vigueur au 1er janvier 2020, a modifié le mode de calcul de l’effectif Sécurité Sociale et a étendu un certain nombre d’obligations à celui-ci.

Nous allons faire le point dans cet article sur les différents modes de calcul de l’effectif et les nouvelles dispositions prévues par la loi “Pacte”.

Pourquoi calculer l’effectif moyen ?

De nombreuses obligations sociales ou assujettissement à certaines cotisations sont applicables au dessus d’un certain seuil.

La loi “Pacte” a uniformisé les seuils d’effectif afin d’avoir 3 principales catégories : 11 salariés, 50 salariés et 250 salariés.

Quelques exemples d’obligations conditionnées à un seuil d’effectif :

11 salariés :

• Le forfait social sur la part patronale de prévoyance complémentaire
• Le versement de transport
• La contribution à la formation professionnelle au taux de 1% au lieu de 0,55%

50 salariés :

• La contribution FNAL à 0,50 % au lieu de 0,10%
• La participation à l’effort de construction
• La participation aux résultats

250 salariés :

• La contribution supplémentaire de taxe d’apprentissage
• Le forfait social sur l’intéressement

Malgré le travail d’harmonisation mise en place par la loi “Pacte”, certaines obligations ont gardé le seuil de 20 salariés. On peut citer notamment la déduction forfaitaire pour heures supplémentaires qui concerne les employeurs de moins de 20 salariés.

Lire également:

• Comment calculer les jours de repos d’un salarié en forfait jours ?
• Les meilleurs logiciels de paie pour PME et TPE
• Combien coûte un apprenti ?

Comment calculer l’effectif moyen ?

En paie, deux modes de calcul sont utilisés pour calculer l’effectif moyen, l’effectif au sens du code du travail et l’effectif Sécurité Sociale. Une majorité des dispositions en paie dépendent de l’effectif Sécurité Sociale.

Jusque là, certaines obligations étaient encore conditionnées à l’effectif au sens du code du travail. On peut citer notamment la contrepartie obligatoire en repos, la contribution à la formation professionnelle, la participation aux résultats ou l’intéressement.

Depuis le 1er janvier 2020 et la loi Pacte, le seuil d’effectif de ces obligations est déterminé selon le mode de calcul de l’effectif Sécurité Sociale.

L’effectif au sens du code du travail

Même si ce mode de calcul est de moins en moins utilisé au profit de l’effectif Sécurité Sociale, il est important d’en rappeler son fonctionnement.

L’article L-1111-2 du code du travail définit le mode de calcul et les catégories de salariés prises en compte, c’est pourquoi on parle d’effectif au sens du code du travail.

Quelles sont les catégories de salariés prises en compte ?

• Les salariés en contrat à durée indéterminée
• Les travailleurs à domicile
• Les salariés en contrat à durée déterminée, les intermittents et les travailleurs intérimaires sauf si le contrat est conclu pour remplacer un salarié absent.
• Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure sont pris en compte à partir d’un an d’ancienneté dans l’entreprise utilisatrice.

Les dirigeants et les mandataires sociaux ne sont pas pris en compte sauf s’ils sont titulaires d’un contrat de travail.

Les stagiaires, les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les emplois d’avenir (CAE, CIE) sont également exclues du calcul de l’effectif.

Par ailleurs, les salariés absents sont pris en compte même en cas d’absence de rémunération, c’est pourquoi les contrats conclus pour les remplacer ne sont pas pris en compte.

Comment calculer l’effectif moyen annuel au sens du code du travail ?

Les salariés en CDI à temps plein sont intégralement pris en compte dans l’effectif. Les CDD, les travailleurs intérimaires, les intermittents et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure sont pris en compte au prorata de leur temps de présence.

Les salariés à temps partiel sont également pris en compte au prorata de leurs temps de travail contractuel.

L’effectif Sécurité Sociale, nouvelles dispositions loi “Pacte”

L’effectif Sécurité Sociale est le mode de calcul de référence pour tout ce qui attrait à la paie et d’autant plus depuis la loi “Pacte” et l’extension d’un certain nombre d’obligations à ce mode de calcul.

Les modalités de calcul sont définies dans le code de la sécurité Sociale à l’article L130-1 et R130-1 pour la partie réglementaire, d’où le terme “effectif Sécurité Sociale”.

Ainsi, la loi “Pacte” du 22 mai 2019 et son décret d’application, sorti in extremis au JO du 01/01/2020, qui prend effet à cette même date, a réécrit l’article L130-1 et R130-1 du code de la Sécurité Sociale ainsi que les articles du code du travail mentionnant une condition d’effectif au sens de la Sécurité Sociale et non plus au sens du code du travail.

Lire également:

• Faut-il faire un sole de tout compte à un apprenti embauché ?
• Comment calculer l’indemnité compensatrice de préavis ?
• Comment traiter en paie l’absence maladie ?

Quels sont les salariés pris en compte ?

• Les salariés titulaires d’un contrat de travail
• Les salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage

Même principe que pour l’effectif au sens du code du travail, les salariés en contrat à durée déterminée ne sont pas pris en compte s’ils sont conclus pour remplacer un salarié absent. Les intérimaires et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure ne sont quant à eux pas pris en compte.

La suite après la publicité

Par ailleurs, les stagiaires, les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les emplois d’avenir (CAE, CIE) ne sont également pas pris en compte sauf pour la tarification Accident du travail/Maladie professionnelle.

Jusqu’alors pris en compte, les dirigeants et les mandataires sociaux sans contrat de travail sont désormais exclus du calcul.

Comment calculer l’effectif moyen annuel au sens de la Sécurité Sociale ?

L’effectif salarié annuel correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois le l’année civile précédente.

Le résultat obtenu doit être arrondi au centième (2 chiffres après la virgule).

L’effectif est calculé au niveau de l’entreprise tous établissements confondus. Par ailleurs, les mois où aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte dans le calcul.

Exemple :

Une petite entreprise de 5 salariés recrute 15 salariés pour la période estivale d’avril à septembre. Même si au 31/12, elle emploie seulement 5 salariés, son effectif moyen annuel est de 12,50. Elle dépasse donc le seuil de 11 salariés.

Les salariés à temps partiel sont pris en compte en fonction de leur temps de travail contractuel.

Exemple :
Une entreprise emploie 10 salariés à temps plein, 1 salarié à 80% et un autre salarié à 90%.
L’effectif se calcule de la manière suivante : 10 + (1 X 80%) + (1 X 90%) = 11,70 salariés.

En cas d’entrée ou sortie en cours de mois, l’effectif est calculé au prorata du temps de présence.

Exemple d’une entrée en cours de mois (CDI ou CDD sauf remplacement) :
Une entreprise emploie 10 salariés à temps plein, elle recrute un salarié le 15/04.
L’effectif du mois d’avril se calcule de la manière suivante : 10 + (1 X 16/30) = 10,53 salariés

Exemple d’une sortie en cours de mois (CDI ou CDD sauf remplacement) :
Une entreprise emploi 20 salariés à temps plein, un salarié quitte l’entreprise le 10/09. Deux méthodes de calcul possibles :
19 + (1 X 10/30) ou 20 – ( 1 X 20/30) = 19,33 salariés

Exemple concret

Une entreprise dispose de 2 établissements, un à Lyon, un autre à Paris.

Lyon : Au 31/12 de l’année précédente, il y avait 10 salariés dont 1 temps partiel à 80% et un contrat de professionnalisation. Un salarié a été embauché à temps plein le 10/04, un autre le 05/07

Paris : Au 31/12 de l’année précédente, il y avait 20 CDI à temps plein. Une salariée est parti en congé maternité le 15/07 et a été remplacée par un CDD. Un autre CDD a été embauché du 01/03 au 30/06 pour surcroît d’activité. Un CDI a quitté l’entreprise le 15/11.

Lyon :

Paris :

En cumulant les deux établissements, l’effectif annuel moyen de l’entreprise est de 30,22 salariés.

Limiter le franchissement de seuil

En cas de franchissement d’un seuil, un dispositif a été mis en place pour limiter l’effet de seuil. Ainsi, le seuil doit être franchit pendant 5 années civiles consécutives pour assujettir l’entreprise à l’obligation.

Si l’entreprise redescend en suite en dessous de ce seuil, l’employeur est de nouveau exonéré. Les compteurs sont alors remis à 0 et il faudra de nouveau dépasser le seuil pendant 5 ans pour être assujetti.

Si une entreprise était déjà assujettie à une obligation en 2019, elle reste assujettie même si elle n’a pas franchi ce seuil pendant 5 ans.

Toutefois ce système de neutralisation de seuil ne s’applique pas pour :

• les exonérations calculées dans la limite d’un effectif tel que l’exonération ZRR dans la limite de 49 salariés.
• l’exonération Outre -Mer pour laquelle une mesure spécifique est prévue

Exemple :
Une entreprise a un effectif de 11,50 salariés en 2020, 11,90 salariés en 2021, 12 salariés en 2022, 11,50 salariés en 2023 et 11 salariés en 2024. Elle sera assujettie aux obligations pour les entreprises d’au moins 11 salariés à compter du 1er janvier 2025.

Une entreprise a un effectif de 55 salariés en 2020, 70 salariés en 2021, 60 salariés en 2022, 51 salariés en 2023 et 49 salariés en 2024. Elle n’a pas passé la barre des 50 salariés pendant 5 années consécutives. Elle ne sera donc pas assujettie aux obligations pour les entreprises d’au moins 50 salariés.

Que se passe t-il pour les anciens dispositifs de lissage ?

Les anciens dispositifs de lissage sont maintenus pour ceux qui en bénéficiait au 31/12/2019.

Pour les nouvelles entreprises, l’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi est l’effectif présent le dernier jour du mois de la première embauche. Dans ce contexte, il n’est pas possible d’appliquer le système de neutralisation de seuil.

Exemple :
Une entreprise est créée le 01/01, elle recrute 15 salariés le 01/03 et 40 salariés le 01/09, elle est assujettie au forfait social (seuil de 11 salariés) même si elle n’a pas atteint ce seuil pendant 5 années consécutives mais pas à la FNAL à 0,50% (seuil de 50 salariés) même si elle a atteint ce seuil au 30/09.