Pour ce (joli) mois de mai, nous te proposons d’évoquer un sujet parfois épineux : la paie et pourquoi il est important (voir primordial) de réaliser un audit de paie.
Établir une paie correcte est un gage de confiance pour tes collaborateurs et peut également te permettre d’éviter des redressements en cas de contrôle. 🤝
L’audit de paie permet d’identifier des erreurs et de les corriger, et ce, afin d’être en conformité avec les textes régissant la paie. Et oui, la matière sociale est un droit vivant : pas une année sans une évolution (voire plusieurs parfois) ! 😅
Être constamment à jour est essentiel pour que la paie soit conforme aux textes qui la régissent. 🆕
Sais-tu que contrôler la paie, réaliser un audit des bulletins de paie et de la DSN est une des missions réalisées par Unit RH ? 🫡
Notre expérience nous permet donc de distiller quelques conseils afin que cette vérification se passe dans les meilleures conditions et te permette de gagner en tranquillité d’esprit ! 🧘
Audit de paie : notre top 5 des points à vérifier
Les éléments nets
C’est très large comme intitulé, mais il s’agit des éléments les plus contrôlés par l’Administration (coucou l’Urssaf 👋), car elle cherchera à identifier les rémunérations déguisées, et donc non soumises à charges.
Les éléments nets sont très encadrés par les lois : assure-toi de bien maîtriser le sujet avant de les utiliser. Au moindre doute, n’hésite pas à interroger l’Urssaf via ton compte employeur et éventuellement à demander un rescrit social pour te protéger en cas de contrôle. 😏
Parmi les éléments nets les plus répandus :
- la prime partage de valeur
- les frais professionnels 🧾
- l’épargne salariale : prime d’intéressement, prime de participation, placement et abondement sur plan d’épargne, etc. 🪙
- les paniers-repas 🧺
- les indemnités de télétravail 🧑💻
- la participation employeur aux abonnements de transports en commun 🚌
- les indemnités de déplacement 🚗
- le forfait mobilité durable ♻️
- les cartes cadeaux, CESU, chèques-culture 🧧
- les indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle 💔
- et bien d’autres encore…
Pour chacun de ces éléments, tu trouveras des limites d’exonération et des conditions d’attribution. Et pour couronner le tout, il y a souvent des mesures temporaires sur certains dispositifs. 🎉
Prenons l’exemple de la participation employeur aux abonnements de transports en commun 🚍: l’employeur doit prendre en charge 50% du prix des abonnements de transports annuels, mensuels ou hebdomadaires que le salarié a souscrit afin de pouvoir de se déplacer entre son domicile et le lieu de travail (dans le trajet le plus court). Les titres de transport unitaires sont exclus de cette mesure.
Beaucoup de cas particuliers sont éludés dans les textes : les temps partiels, les absences, les embauches et départs en cours de mois, les pluralités des titres de transport, la qualité des justificatifs à fournir par le collaborateur, la concordance avec un forfait mobilité durable, etc. D’où l’importance de bien se renseigner avant de se lancer dans la mise en place d’un élément de rémunération net.
Par principe, l’employeur peut choisir de prendre plus que 50% du montant de l’abonnement de transport, mais dans ce cas l’excédent sera soumis à charge. C’est sans compter sur le dispositif transitoire mis en place pour les années 2022, 2023 et 2024 qui permet à l’employeur de prendre en charge les abonnements à hauteur de 75% de leur coût sans être soumis à charges sociales. Un petit plus pour le pouvoir d’achat du collaborateur qui prendra bientôt fin pour retomber à 50% en 2025.
L’audit de paie te permet ici de vérifier que tu réponds correctement aux exigences posées par les textes. 🤓
Les avantages en nature
Encore un péché mignon de l’Administration en cas de contrôle (mais promis, on n’a rien contre elle!). 😉
Qu’est-ce qu’un avantage en nature pour faire court ? 🧑🏫
Il s’agit de toute « prestation » fournie par l’employeur au profit du salarié, lui évitant ainsi une dépense personnelle. Parmi les avantages en nature les plus connus : le véhicule 🚗, le logement 🏠, les repas fournis par l’employeur 🍽️, le téléphone📱.
La frontière entre frais professionnels et avantages en nature est parfois floue. Pour différencier les deux, il faut se demander si le salarié peut profiter de cet avantage de manière personnelle.
Par exemple, si un véhicule est exclusivement réservé à des fins professionnelles = pas d’avantage en nature. Mais s’il peut l’utiliser en dehors de son temps de travail = avantage en nature. 🚙
La part d’utilisation personnelle doit être valorisée et soumise à charges sociales et à impôts. Sinon, on peut considérer qu’il s’agit là encore d’une rémunération déguisée.
Imagine que le collaborateur qui dispose d’un véhicule roule 20 000 km sur l’année pour ses déplacements personnels, c’est pour lui une économie considérable : il n’a pas besoin de financer un véhicule personnel, ni de l’assurer, ni de payer les frais d’entretien et parfois même de payer les frais de carburants. En finançant ces dépenses, l’employeur lui accorde un avantage financier, et cet avantage est considéré comme du salaire. Ça doit donc être soumis à charges et à impôts. 💶
Pour déterminer la valeur d’un avantage en nature, il faut te référer aux mesures fixées par l’Urssaf et prends garde à suivre leur évolution, car ils sont revalorisés régulièrement ! Cette année c’était au tour de l’avantage en nature logement d’être revalorisé par exemple. Un audit de paie peut donc s’avérer très utile. 🏘️
Il existe aussi les avantages en espèce : dans ce cas le salarié ne dispose pas d’un élément “matériel” financé par l’employeur, mais ce dernier finance tout de même un avantage pour son collaborateur.
C’est le cas notamment de l’employeur qui finance la location d’un appartement sans que ce soit un logement de fonction (c’est souvent le cas pour les collaborateurs que l’on fait venir de l’étranger), ou encore pour les dirigeants qui se font financer une assurance chômage (GSC) par l’entreprise. Dans ce cas, même punition, les montants doivent être soumis à charges et impôts. 🪙
À noter : l’avantage en nature faisant partie intégrante du salaire minimum du collaborateur, tu pourrais payer un collaborateur qu’avec des avantages en nature si leur valeur totale est au moins égale au SMIC ou au SMC.
Mutuelle
Tu le sais, en tant qu’employeur, tu as l’obligation de conclure un contrat collectif de garantie de frais de santé (mutuelle) et de le proposer à ton collaborateur.
Il est possible pour un salarié de ne pas adhérer à cette prévoyance complémentaire. Cependant, il doit te fournir une dispense d’affiliation dont les cas sont repris par le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale. 🟩
À défaut de dispense et donc d’affiliation, tu t’exposes à un risque de redressement. 🚨
Il est donc primordial de contrôler si les cas de dispenses sont bien respectés. Pour ce faire, tu pourras réaliser un audit de paie sur ce point au moins une fois par an. 🔍
Les contributions patronales finançant ce régime (la part patronale de minimum 50%) bénéficient d’un régime social et fiscal plus favorable à condition de respecter certaines conditions, puisqu’elles vont être exclues de l’assiette de cotisations sociales dans une certaine limite de plafond. 🟥
Néanmoins, la part patronale qui finance la mutuelle doit entrer dans l’assiette de la CSG-CRDS, du forfait social à 8% et enfin elle entre dans le net imposable du salarié. Je te dirai qu’au moins un tiers des audits que Unit RH réalise révèle des anomalies sur la gestion des contrats de mutuelle. 📊
Gare aux contrats facultatifs, ils ont un tout autre régime social et fiscal… N’hésite pas à te rapprocher de ton assureur si tu as un doute sur la qualification de ton contrat de mutuelle. 😉
Les exonérations de charges sociales
Attention, on attaque un sujet épineux. 🌵
Toutes les entreprises cherchent à réduire les charges sociales, mais c’est un sujet sur lequel l’Administration (mais non… encore elle?) est très pointilleuse. Il existe de nombreux dispositifs te permettant de réduire tes charges sociales, mais bien entendu des multitudes de conditions sont définies par l’Administration. Et on peut dire qu’ils sont inventifs sur les modalités de calcul, c’est souvent la bête noire des gestionnaires de paie ! 🏴
Pour lister les principaux dispositifs :
- La réduction générale des cotisations (encore appelée “réduction Fillon”)
- l’ACRE
- Exonération sur les heures supplémentaires et complémentaires
- Exonérations zonées : ZRR, ZRD, BER, LODEOM
- Exonération pour les jeunes entreprises innovantes (JEI)
- Les contrats aidés
Les calculs étant souvent assis sur le cumul annuel, il est nécessaire de réaliser un cadrage à la fin de l’année civile afin de contrôler tes exonérations sur une période complète et régulariser si nécessaire. Si l’audit de paie sur ce point peut être fait semestriellement c’est encore mieux ! 💪
Pour ce faire, dote-toi d’un outil de contrôle du dispositif en question (via un abonnement à une base documentaire spécialisée par exemple) ou crée-le en interne si tu maîtrises le dispositif.
Pour des vérifications individuelles, l’Urssaf met à disposition des simulateurs de calcul pour la réduction générale de cotisation ou encore la Lodeom.
Le franchissement d’effectif et la neutralisation
À compter du 1er janvier 2020, la loi PACTE est entrée en vigueur. Un de ses objectifs est d’adapter certaines contraintes à l’image de l’entreprise et plus particulièrement son effectif.
Si ton entreprise a un effectif de 15 salariés, tes contraintes financières et/ou administratives ne sont pas les mêmes qu’une entreprise de 300 salariés.
La loi a donc créé ces 3 seuils d’effectifs que l’on connaît bien maintenant : 11,50 et 250 salariés. 🪜
Certains franchissements de seuils d’effectifs font naître des nouvelles obligations à l’égard des employeurs, et ce notamment, en matière de cotisations et contributions sociales.
On y retrouve par exemple la déduction forfaitaire de cotisations patronales relatives aux heures supplémentaires, la contribution FNAL, certaines exonérations, la contribution à la formation professionnelle, ou encore l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés. 📝
Seulement pour estomper les limites d’un franchissement de seuils, la loi prévoit un “effet de neutralisation” en cas de franchissement de seuils. (Article L.130-1 du Code de Sécurité sociale) 🛑
En effet, l’obligation déclenchée par le franchissement de seuil ne s’appliquera que si le seuil est atteint ou dépassé pendant 5 années consécutives, sauf cas particuliers. 5️⃣
Il est donc important de contrôler cet élément lors de l’audit de paie. En effet, il peut être générateur d’obligations. ⚠️
Encore une fois, nous ne pouvons aborder tous les aspects du sujet en un article. Nous avons donc mis sur pied une formation. Et si tu en veux un aperçu, retrouvons-nous autour d’un webinaire le 18 juin prochain 😏 ! 👇
Organiser son audit de la paie
Il est vrai que le respect du paiement des cotisations et contributions est un véritable enjeu pour les employeurs mais, l’audit de paie ne se résume pas qu’aux cotisations. L’intégralité du bulletin et des déclarations doit faire l’objet d’un contrôle. 🔍
La fréquence de contrôle sera différente en fonction des sujets à vérifier 📅:
- mensuellement, tu contrôleras le contenu des bulletins de paie et les DSN. 1️⃣
- trimestriellement, tu peux contrôler la mutuelle, la prévoyance, le financement de la médecine du travail, la retenue à la source (pour les frontaliers), la taxe sur les salaires, les remboursements d’IJSS en cas de subrogation… 3️⃣
- et annuellement, tu peux contrôler les réductions de charges en fin d’année, les réintégrations fiscales et sociales, les potentiels franchissements de seuil d’effectif et leurs incidences, la provision congés payés, ainsi que les sujets ayant une échéance annuelle tels que le paiement de la contribution à l’effort de construction, le versement libératoire de la taxe d’apprentissage, la DOETH, la taxe sur les salaires, la contribution au paritarisme, etc.. 🗓️
Pendant nos formations, on te donnera une check-list pour ne rien oublier, mais en attendant, pense à télécharger notre agenda si ce n’est pas déjà fait (c’est gratuit!).
Bien sûr, il faudra également lister les points d’attention en fonction de tes effectifs, de ton secteur d’activité et de ta politique de rémunération. On t’aidera à les identifier lors de notre formation. Si tu as des populations particulières telles que les formateurs occasionnels, les VRP, les vacataires, les journalistes, etc., ou si tu dépends d’un secteur particulier tel que le spectacle ou le bâtiment par exemple, il faudra naturellement personnaliser ta procédure de contrôle de paie en fonction de tes particularités. 🖌️
Enfin, il est essentiel de vérifier certains éléments pour ne pas passer à côté d’un changement de situation : un salarié qui passe d’un temps plein à un temps partiel ou inversement, un changement de statut catégoriel, un changement d’option de mutuelle (un collaborateur qui avait souscrit à une mutuelle isolée et qui passe en mutuelle Famille par exemple), la mise à jour des taux de prélèvement à la source, etc. Mais il est également essentiel de toujours être informé des nouveautés légales et conventionnelles pour s’assurer que les paramétrages du logiciel de paie sont à jour. 🆙
Un bon gestionnaire de paie, c’est à notre sens celui qui remet toujours en cause le contenu des bulletins de paie et qui se pose constamment des questions. On ne contrôle pas la paie en comparant le mois M et M-1, on l’entend trop souvent cette phrase, mais c’est totalement insuffisant. 🛑
Tu l’auras compris (et pas grâce à nous, j’espère que tu en avais conscience avant 😉) : la paie c’est complexe. Plus tu auras une méthodologie de contrôle exhaustive et pertinente, plus tu dompteras cette complexité.
Remets en question régulièrement le contenu des bulletins, cadre régulièrement tes DSN, dote-toi d’un très bon logiciel de paie (ciao les économies de bout de chandelle), et forme-toi le plus régulièrement possible (avec UNIT RH par exemple 🤷), c’est le meilleur que l’on puisse te souhaiter ❤️
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Présentation Unit RH
Chez Unit RH, nous accompagnons des professionnels des RH ou de la finance dans la gestion de leurs bulletins de paie.
Externalisation, Intégration Silae ou Formations Paie, nous intervenons auprès de PME de 20 à 1 000 salariés dans toute la France, dans tous types de secteurs d’activité.
Quand vous entrez chez nous, le service mise en œuvre s’occupe du paramétrage et de l’audit complet de votre dossier. Vous passez ensuite entre les mains d’un binôme de gestionnaires de paie et vous bénéficiez l’accompagnement du service juridique social.
Envie de gérer votre paie par vous-mêmes? Nous pouvons vous mettre à disposition le logiciel Silae utilisé par nos gestionnaires de paie.
Créé en 2017 à Lille par Charlotte, Emmanuel et Arthur, nous avons été rejoints dans notre aventure par 35 collaborateurs qui partagent avec vous leurs compétences en Paie et leur bienveillance au quotidien !
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A propos de Charlotte
Co-fondatrice d’Unit RH, il y a maintenant 10 ans que je suis spécialisée dans le domaine de la paie, ça ne me rajeunit pas !
En parallèle, j’enseigne la Paie et la Politique de Rémunération aux niveaux Licence et Master en Ressources Humaines.
Ma passion pour la transmission du savoir m’incite à partager mensuellement mon expertise sur des thèmes d’actualité.
A propos de Mary
Arrivée chez Unit RH en 2022, je suis tombée dans le Droit social lors de ma troisième année d’université.
Chez Unit RH, j’accompagne les collaborateurs et les clients sur toutes leurs questions relatives à l’application du Droit social. Besoin d’une recherche dans une convention collective ou d’une précision de la jurisprudence, je suis là !
Mon credo ? Rendre lisible le Droit social.