Obligations subrogation de l’employeur : quelles sont-elles ?

Obligations subrogation de l’employeur : quelles sont-elles ?
Laetitia Baccelli

Consultante et formatrice en paie, j'apporte mon expertise pour optimiser efficacement vos services paie

Déclaration en DSN, prélèvement à la source, reprise anticipée, … Découvrez les obligations de l’employeur en matière de subrogation des IJSS pour un salarié en arrêt de travail ou en congé indemnisé par la Sécurité Sociale !

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail ou congé indemnisé par la Sécurité Sociale et que sa rémunération est maintenue, même partiellement, l’employeur peut demander à la Sécurité Sociale de percevoir les IJSS à la place du salarié. C’est ce que l’on appelle la subrogation de l’employeur dans la perception des IJSS. La subrogation de l’employeur présente des avantages dans la gestion des dossiers « absences Sécurité Sociale » en paie mais implique également certaines obligations.

Dans cet article, nous vous proposons un éclairage sur les obligations de l’employeur dans le cadre de la subrogation.

À lire également :

Subrogation de l’employeur : rappel des principes généraux

Avant de s’intéresser aux obligations de l’employeur dans le cadre de la subrogation, rappelons en quoi consiste exactement la subrogation et quelles sont les absences concernées par ce processus.

La subrogation de l’employeur, c’est quoi ?

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail ou en congé indemnisé par la Sécurité Sociale, il peut, sous certaines conditions, percevoir des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).

Si l’employeur maintient partiellement ou totalement la rémunération du salarié, conformément aux dispositions légales ou conventionnelles, il peut demander à la Sécurité Sociale de percevoir directement les IJSS.

Les conditions pour demander la subrogation

L’employeur peut demander à la Sécurité Sociale la subrogation dans la perception des IJSS seulement si le salaire est maintenu, même partiellement (par exemple maintien de 80% de la rémunération).

A partir du moment où la rémunération n’est plus maintenue par l’employeur, le salarié perçoit directement les IJSS sur son compte bancaire. Il n’y a donc plus de subrogation, c’est pourquoi la date de fin de subrogation est une donnée essentielle au moment de la déclaration de l’arrêt de travail.

Les absences ouvrant droit à la subrogation

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, il peut, sous certaines conditions, percevoir des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). De plus, certains congés autorisés par la loi sont également indemnisés par la Sécurité Sociale.

Voici les motifs de suspension du contrat de travail ouvrant droit aux IJSS et permettant la subrogation de l’employeur :

  • Arrêt de travail (ou bulletin d’hospitalisation) pour maladie non professionnelle.
  • Arrêt de travail (ou bulletin d’hospitalisation) pour maladie professionnelle, accident du travail ou accident de trajet.
  • Congé maternité.
  • Congé d’adoption.
  • Congé de paternité et d’accueil de l’enfant.
  • Temps partiel thérapeutique.
  • Congé de deuil d’un enfant.

Subrogation : Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Demander la subrogation dans la perception des IJSS représente un gain de temps pour le gestionnaire de paie, mais implique également certaines obligations.   

La demande de subrogation via la DSN

Lorsqu’un arrêt de travail ou un congé indemnisé par la Sécurité Sociale survient, l’employeur est tenu de le déclarer à la Sécurité Sociale via le signalement « arrêt de travail » en DSN.

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Il incombe alors au gestionnaire de paie d’effectuer cette déclaration. C’est également pendant ce processus que l’employeur demande la subrogation pour percevoir directement les IJSS.

Voici les modalités déclaratives du signalement « arrêt de travail » en DSN :

S21.G00.60.001Motif de l’arrêt01 – Maladie 02 – Maternité 03 – Paternité/accueil de l’enfant 04 – Congé suite à un accident de trajet 05 – Congé suite à maladie professionnelle 06- Congé suite à accident de travail ou de service 07 – Femme enceinte dispensée de travail 08 – Temps partiel thérapeutique 09 – Adoption 19 – Deuil enfant
S21.G00.60.002Date du dernier jour travailléVeille du jour de l’arrêt ou début du congé (y compris week-end et jour férié), sauf exceptions
S21.G00.60.003Date de fin prévisionnelleDate inscrite sur l’arrêt de travail ou date de fin prévue pour les congés légaux
S21.G00.60.004Subrogation01 – Oui
S21.G00.60.005Date de début de subrogationDate de début de l’arrêt ou du congé
S21.G00.60.006Date de fin de subrogationDate de fin de maintien total ou partiel
S21.G00.60.007IBANIBAN de l’employeur
S21.G00.60.008BICBIC de l’employeur
S21.G00.60.010Date de repriseÀ renseigner uniquement si le salarié a repris son travail au moment du signalement et notamment en cas de reprise anticipée
S21.G00.60.011Motif de reprise01 – Reprise normale 02 – Reprise en temps partiel thérapeutique 03 – Reprise temps partiel raison personnelle
S21.G00.60.012Date de l’accident ou de la première constatation médicale de la maladie professionnelleÀ renseigner seulement en cas d’AT/MP

Reverser les IJSS nettes au salarié

Lorsque l’employeur perçoit les IJSS à la place du salarié, il est tenu de reverser au salarié les IJSS nettes perçues, après déduction des cotisations salariales, soit en bas de bulletin.  

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Prenons l’exemple d’une absence maladie avec un maintien du net à 100% :

Salaire de base+ 2000
Retenue absence maladie  –  2000
Indemnité 100% absence maladie  + 2000
Retenue IJSS brutes  – 1000
Garantie du net–    200
Cotisations salariales–    200
IJSS nettes+   933
Montant donné à titre indicatif pour l’illustration, ne correspond pas à un cas réel  

Subrogation et prélèvement à la source

Les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) sont soumises à l’impôt sur le revenu, sauf dans deux cas où un régime d’imposition spécifique s’applique :

  • Les IJSS pour accident du travail sont imposables à hauteur de 50%.
  • Les IJSS pour affection de longue durée (ALD) sont totalement non imposables.

Le principe du prélèvement à la source implique que le payeur prélève l’impôt du contribuable et le reverse à l’administration fiscale. En cas de subrogation dans la perception des IJSS, c’est donc à l’employeur de procéder au prélèvement à la source.

Toutefois, l’employeur ne disposant pas de toutes les informations du salarié, notamment concernant sa situation médicale, des règles spécifiques s’appliquent pour le prélèvement à la source des IJSS subrogées :

IJSS maladiemontant brut des IJSS, diminué de la CSG déductible, pendant les 2 premiers mois
IJSS accidents du travail/maladie professionnelle50% du montant brut des IJSS, diminué de la CSG déductible
IJSS maternité, paternité, adoption et congés assimilésmontant brut des IJSS, diminué de la CSG déductible

Dans tous les cas, les IJSS ne doivent jamais être intégrées dans le montant net fiscal. C’est à la CPAM de transmettre le montant des IJSS perçues par les salariés à l’administration fiscale.

Informer la CPAM du retour anticipé du salarié

Il peut arriver qu’un salarié en arrêt de travail revienne de manière anticipée. Si la Sécurité Sociale n’en a pas été informée et qu’il y a subrogation dans la perception des IJSS, la reprise anticipée du travail peut conduire au versement indu d’IJSS à l’employeur.

En cas de reprise anticipée du travail, l’employeur subrogé est tenu d’en informer immédiatement la caisse de Sécurité Sociale qui verse les IJSS via le signalement « Reprise suite à un arrêt de travail ». À défaut, il s’expose à une sanction financière en cas de versement indu d’IJSS. De plus, une procédure permet à la caisse d’assurance maladie de récupérer les IJSS auprès de l’employeur.

Voici les modalités déclaratives du signalement « Reprise suite arrêt de travail » :

S21.G00.60.001Motif de l’arrêt01 – Maladie 04 – Congé suite à un accident de trajet 05 – Congé suite à maladie professionnelle 06- Congé suite à accident de travail ou de service
S21.G00.60.002Date du dernier jour travailléVeille du jour de l’arrêt ou début du congé (y compris week-end et jour férié), sauf exceptions
S21.G00.60.003Date de fin prévisionnelleDate inscrite sur l’arrêt de travail
S21.G00.60.010Date de repriseDate de reprise anticipée
S21.G00.60.011Motif de reprise01 – Reprise normale

Le signalement « Reprise suite à arrêt de travail » est codifié 05 dans la rubrique « 05.001 – Nature de la déclaration ». Il ne peut pas faire l’objet d’un signalement de type « annule ».

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Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.