Subrogation employeur: quelle est la procédure à suivre ?

Subrogation employeur: quelle est la procédure à suivre ?
Laetitia Baccelli

Consultante et formatrice en paie, j'apporte mon expertise pour optimiser efficacement vos services paie

Étapes à suivre, vérifications à effectuer,… Découvrez la procédure complète pour demander la subrogation dans la perception des IJSS à la Sécurité Sociale pour une gestion fluide des arrêts de travail subrogés !

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, l’entreprise peut demander à la Sécurité Sociale le versement direct des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) au lieu du versement auprès du salarié. C’est ce qu’on appelle la subrogation de l’employeur dans la perception des IJSS.

Mais comment demander la subrogation à la Sécurité Sociale ? Quelles sont les démarches à effectuer par l’employeur en amont et en aval de cette demande ?

Dans cet article nous vous proposons de faire le point sur la procédure pour l’employeur en cas de demande de subrogation dans la perception des IJSS.

Rappel : le mécanisme de subrogation en paie

L’employeur a la possibilité de demander à la Sécurité Sociale de percevoir les IJSS à la place du salarié pour plus de simplicité dans la gestion des arrêts de travail. Rappelons en quoi consiste cette démarche et quels sont les motifs de suspension du contrat de travail ouvrant droit aux IJSS.

La subrogation, c’est quoi ?

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail ou en congé indemnisé par la Sécurité Sociale, il peut bénéficier, sous certaines conditions, d’Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).

Si l’employeur maintient totalement ou partiellement le salaire du salarié, selon des dispositions légales ou conventionnelles, il peut demander à la Sécurité Sociale de percevoir les IJSS directement. C’est ce que l’on appelle la subrogation de l’employeur dans la perception des IJSS.

À lire également :

Les motifs d’arrêt de travail ouvrant droit aux IJSS

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, il peut percevoir, sous certaines conditions, des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Il en est de même pour certains congés autorisés qui sont indemnisés par le Sécurité Sociale.

Voici les motifs de suspension du contrat ouvrant droit aux IJSS et ainsi à la subrogation de l’employeur dans la perception des IJSS :

  • L’arrêt de travail (ou bulletin d’hospitalisation) pour maladie non professionnelle.
  • L’arrêt de travail (ou bulletin d’hospitalisation) pour maladie professionnelle, accident du travail ou accident du trajet.
  • Le congé maternité.
  • Le congé d’adoption.
  • Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant.
  • Le temps partiel thérapeutique.
  • Le congé deuil enfant.

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Le mécanisme des IJSS en paie

L’employeur demande la subrogation dans la perception des IJSS lorsque la rémunération du salarié est partiellement ou totalement maintenue. Dans ce cas, l’employeur perçoit directement le montant des IJSS dues au salarié qu’il doit ensuite reverser à ce dernier. Par ailleurs, il doit verser au salarié une indemnité complémentaire aux IJSS, dont le montant est défini par la loi, la convention collective ou par un accord d’entreprise plus favorable.

Voici le mécanisme de traitement des IJSS subrogées en paie :

En brut (haut de bulletin) :

La suite après la publicité
  • Retenue absence
  • Indemnité absence
  • Retenue IJSS brutes
  • Retenue garantie du net (si maintien du salaire net)

En net (en bas de bulletin) :

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À lire également :

Subrogation : quelle procédure pour l’employeur ?

Demander la subrogation dans la perception des IJSS implique au gestionnaire de paie de gérer et suivre les IJSS avec rigueur. Alors quelles sont les démarches pour l’employeur en cas de demande de subrogation ?

Première étape :  calculer les dates de subrogation

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail ou en congé indemnisé par la Sécurité Sociale et que sa rémunération est maintenue, même partiellement, l’employeur qui pratique la subrogation doit en faire la demande à la Sécurité Sociale. Dans le processus de demande, il lui sera demander les dates de début et fin de subrogation. Il est donc indispensable de calculer ces dates en amont de cette demande.

Le gestionnaire de paie doit alors calculer la date théorique de fin de maintien du salarié. Si pour un congé indemnisé par la Sécurité Sociale, la rémunération est généralement maintenue tout le long du congé, ce n’est pas le cas des arrêts de travail, qu’il s’agisse d’une maladie ou accident d’origine professionnelle ou non. Le gestionnaire de paie doit alors se référer aux dispositions légales ou conventionnelles pour calculer la date de fin de maintien.

Ainsi, la date de début de subrogation correspond à la date de début de l’arrêt de travail ou du congé et la date de fin de subrogation correspond à la date de fin de maintien.

Attention aux dates de subrogation des salariées en congé maternité. Si la salariée accouche après la date prévue, son congé post-natal est reporté d’autant et son congé maternité est donc prolongée. Ainsi, nous vous conseillons d’élargir les dates de subrogation afin d’anticiper cette éventuelle situation. Dans le cas contraire, la salariée perçoit directement les IJSS entre la date de fin de subrogation et la date de fin effectif du congé, ce qui peut générer des difficultés dans la gestion du dossier en paie.

Demander la subrogation via la DSN

Lorsque le gestionnaire a calculé les dates de subrogation, il va déclarer l’arrêt de travail ou le congé via le signalement « arrêt de travail » en DSN.

Voici les modalités déclaratives de la demande de subrogation de l’employeur dans la perception des IJSS :

S21.G00. 60.00401 – Oui
S21.G00.60.005Date de début de subrogation
S21.G00.60.006Date de fin de subrogation
S21.G00.60.007IBAN

Le suivi des IJSS

Dans le cadre de la subrogation, l’employeur demande à la CPAM de percevoir les IJSS à la place du salarié. Pour suivre le versement des IJSS et vérifier le montant perçu, l’employeur peut télécharger les bordereaux de versement sur le portail dédié à l’adresse suivante : net-entreprises.fr

Plusieurs vérifications doivent alors être effectuées :

  • Correspondance des dates : Vérifier que les dates d’arrêt de travail ou de congés correspondent à celles mentionnées sur les bordereaux.
  • Montant des IJSS : S’assurer que le montant des IJSS générées en paie (ou calculé par le gestionnaire) coïncide avec le montant perçu.

En cas de discordance, l’employeur doit contacter la CPAM du département du salarié pour faire le point sur le dossier. La CPAM met à disposition des employeurs un numéro spécifique, le 3679, pour toutes les questions relatives aux arrêts de travail et au versement des IJSS.

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Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.