Recruter un stagiaire, la bonne méthode.

Parce que vous avez besoin d’un soutien ponctuel, vous souhaitez recruter un stagiaire et puisque le stage en entreprise est une étape importante pour la société d’accueil, mais aussi pour le stagiaire, il est nécessaire de s’informer au préalable des règles relatives à son embauche et à l’organisation du stage afin que les deux parties tirent pleinement satisfaction de leur collaboration.

Ainsi, nous verrons à travers cet article, quelles sont les étapes clefs pour réussir son recrutement et comment encadrer le stagiaire ? Quelle est la réglementation liée au stage et quelles sont les modalités pratiques ? 

Les étapes incontournables pour recruter votre stagiaire.

La recherche.

Vous avez pris la décision de recruter un stagiaire, cependant vous ne savez pas comment trouver votre candidat. Tout comme pour une offre d’emploi classique, vous disposez de multiples moyens pour faire connaître votre besoin. En effet, vous pouvez utiliser :

Vous l’aurez compris, de multiples moyens permettent de recueillir des CV, le plus judicieux étant d’utiliser différents canaux de diffusion afin de recueillir plusieurs candidatures et ainsi maximiser ses chances de recruter le bon profil. 

Recruter et intégrer le stagiaire en toute sérénité.

Préparer un entretien de recrutement.

Vous avez une idée du stagiaire idéal, c’est parfait ! Si ce n’est pas le cas, je vous propose, afin de gagner du temps dans votre recherche, de commencer par lister :

• Vos besoins et notamment les tâches qui lui seront confiées.
• Les compétences attendues, les savoir-faire et savoir être du candidat.
• Vos attentes en termes de disponibilité du stagiaire et son degré d’engagement.

Une fois les besoins identifiés et bien que le stagiaire ne soit pas un employé comme un autre, il est utile de prévoir un processus de recrutement similaire pour affermir son choix. Négliger cette étape peut s’avérer contre-productif, tant pour l’entreprise qui se serait aperçue trop tard du manque de connaissances et de technicité pour les tâches données par exemple, que pour le stagiaire qui ferait de son mieux, mais peinerait à remplir les missions qui lui seraient confiées.

Cependant, il ne faut pas oublier qu’un stagiaire n’a pas la même expérience professionnelle qu’un salarié, par conséquent, l’exigence en matière de compétences professionnelles ne pourra être la même. Alors, comment faire ? Il sera pertinent de se focaliser sur les 4 points suivants : sa motivation, sa capacité d’adaptation et d’intégration au sein de l’entreprise, l’adéquation du candidat avec les missions proposées et son degré d’autonomie.

Ainsi, quelles questions sont à privilégier ? Il conviendra en entretien de demander au candidat ce qui lui plaît dans la formation suivie, les domaines où il éprouve le plus de difficultés, la durée de ses “jobs étudiants” ou de ses autres stages et emplois, les tâches qui lui ont été confiées, ce qu’il a pu apprendre, apprécier ou bien ce qui lui a moins plu.

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Encadrer, oui mais comment ?

Les besoins sont définis, mais qu’en est-il de l’encadrement du stagiaire ? Aussi compétente soit-elle toute nouvelle recrue qui intègre une société sans y être accompagnée peut vite se sentir isolée et submergée par les tâches données.

Encadrer un stagiaire ne se limite pas juste à lui montrer les tâches à effectuer, cela suppose : lui accorder du temps tout au long de la durée de son stage afin de le former suffisamment pour qu’il gagne en autonomie et en confiance sur ses missions. Et ce, afin qu’il puisse mettre en pratique les connaissances apprises durant sa formation, mais aussi l’aider à acquérir de nouvelles compétences, sans oublier de le guider au sein de l’entreprise pour qu’il en comprenne les usages, les codes et ainsi faciliter son intégration.

Dans ce contexte, le choix du tuteur est donc tout aussi essentiel que le choix du stagiaire. Cette tâche nécessitant un certain niveau d’investissement personnel, il sera préférable de rechercher un volontaire, mais pas de désigner quelqu’un d’office, faute de quoi. Le tutorat pourrait être vécu comme une corvée plutôt qu’un gage de confiance et une opportunité de transmettre son savoir.

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, sauf accord d’entreprise ou conventionnel, n’omettez pas de prévoir une gratification pour le service rendu et le temps consacré à la formation.

L’arrivée d’un stagiaire ne s’improvise donc pas, il est nécessaire de bien la préparer en y associant le bon encadrant, en fournissant également au stagiaire ses propres outils de travail (le PC partagé ou le bureau partagé sont à éviter par exemple), pensez également à annoncer sa venue et ses fonctions aux autres membres de la société.

Allons plus loin et Intéressons nous aux obligations légales liées à son embauche.

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La réglementation liée au stage et les modalités pratiques.

Les stagiaires rendent service et à moindre coût ! C’est pourquoi afin d’éviter tout abus, le stage est strictement réglementé depuis la loi du 10 juillet 2014 qui définit précisément les interdictions de recours aux stagiaires et fixe les modalités d’accueil de ces derniers. 

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Les limites aux recours des stagiaires.

Concernant les recours interdits, il est à noter sous peine de sanctions que le stagiaire n’a pas vocation à :

• Remplacer un salarié absent.
• Occuper des tâches relatives à un poste de travail permanent.
• Occuper un emploi saisonnier.
• Pallier un accroissement temporaire d’activité. 

Le stage qui s’inscrit obligatoirement au sein d’un cursus pédagogique ne doit donc pas être détourné de son objet de formation et de découverte du métier et doit être en lien avec le diplôme ou la certification visée. Celui-ci doit être ciblé, à titre d’exemple on ne demandera pas à un stagiaire cariste de conduire un engin qui nécessite le Caces 3 alors qu’il n’a que le Caces 1, ni être exposé à des substances nocives ou pratiquer des actes dangereux. 

Quelles sont les formalités administratives pour recruter un stagiaire ? 

À la différence d’un apprenti, recourir à un stagiaire nécessite obligatoirement l’établissement d’une convention tripartite, entre l’entreprise d’accueil, l’organisme de formation et le stagiaire. Un certain nombre de mentions doivent y figurer, parmi elles :

• L’intitulé de la formation suivie et le nombre d’heures de la formation, au minimum de 200 heures.
• Le nom du tuteur et son enseignant référent.
• Les tâches confiées.
• La date de début et de fin du stage qui ne peut excéder 6 mois ou 924 heures de présence effective dans l’année et le nombre d’heure de présence par semaine.
• La gratification éventuelle, les modalités de versement.
• Les autorisations d’absence, … 

Le stagiaire doit pouvoir effectuer les mêmes horaires que les salariés de l’entreprise et avoir les mêmes droits et avantages que les autres salariés. S’ils bénéficient de tickets restaurant, le stagiaire en bénéficiera aussi, de même que les avantages offerts par le CSE et le remboursement des titres de transport.

Par ailleurs, bien qu’il ne fasse pas partie des effectifs de l’entreprise et qu’il n’y ait pas besoin d’effectuer de déclaration préalable unique à l’embauche, il devra tout de même figurer dans le registre unique du personnel à part.

Et si malencontreusement il était victime d’un accident de trajet ou de travail durant son stage, c’est à l’entreprise d’effectuer la déclaration d’accident et non à l’organisme de formation.

Un stage non rémunéré, mais une gratification obligatoire dans certains cas.

Concernant la rémunération, seuls les stages supérieurs à deux mois de travail continu ou à partir de la 309ème heure, si effectués de manière discontinue, doivent obligatoirement être rémunérés. La gratification de 3,90€ de l’heure en 2021 exonérée de charges sociales est versée mensuellement. 

Attention tout de même, sont payées uniquement les heures passées en entreprise. Si l’employeur décidait de verser une gratification supérieure à l’obligation légale, alors la partie excédentaire serait soumise à charges sociales, salariales et patronales.  

De plus, vous ne pourrez pas recruter autant de stagiaires que vous le souhaitez. En effet, une entreprise de moins de 20 salariés ne pourra accueillir plus de 3 stagiaires en même temps, quant aux autres elles ne pourront dépasser plus de 15% de leurs effectifs.

Par ailleurs, toute entreprise est tenue de respecter un délai de carence d’un tiers du stage précédent entre deux stages sur le même poste. Ainsi, après un stage de 3 mois, l’entreprise devra attendre 1 mois avant d’embaucher un autre stagiaire au même poste.

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Que se passe-t-il à l’issue du stage ?

Le stage est terminé, la remise d’une attestation de stage marque la réalité de son exécution et la fin du partenariat. Si la collaboration s’est bien déroulée et que vous décidiez à embaucher le stagiaire dans les 3 mois à l’issue du stage, alors il faudra déduire de la période d’essai la durée du stage dans son intégralité, lorsque les missions sont identiques à celles réalisées précédemment, sinon la durée de la période d’essai ne pourra être réduite que de moitié.

Notez que lorsque l’embauche a lieu plus de 3 mois après la fin du stage, vous êtes déchargé de toutes obligations. 

Un stage réussi est un stage qui a été réfléchi en amont. Comme nous l’avons vu précédemment, cela nécessite de la préparation tant au niveau de l’organisation de la société, pour accueillir le stagiaire dans de bonnes conditions, que dans les missions confiées et le choix du tuteur.

Cependant, la pandémie sanitaire que nous connaissons actuellement a nettement freiné le recours aux stagiaires (moins 22% en 2020, selon l’enquête du ministère du travail), cela est pénalisant d’une part pour les étudiants qui éprouvent des difficultés à trouver des stages pour valider leurs formations pédagogiques et alimenter leur CV d’expériences enrichissantes, mais aussi pour les employeurs qui se privent d’un appui, d’idées nouvelles au sein de leur structure, et peut-être de futurs collaborateurs déjà formés et familiarisés avec la société, dont on a pu suffisamment apprécier les qualités.