Plan de Développement des Compétences : comment gérer l’administratif ?

À l’heure de la chasse accrue des talents, la formation reste un levier stratégique pour fidéliser les meilleurs collaborateurs. Cependant, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. D’une part à cause du jargon multiple et technique ; et d’autre part, car les relations sont souvent tripartites, entre l’entreprise, l’organisme de formation et l’OPCO.

À travers cet article, je vais décrypter pour vous les interactions de l’entreprise avec ces 2 acteurs majeurs du domaine de la formation. Vous n’aurez ainsi plus d’excuse administrative et financière pour ne pas déployer un programme béton.

Les relations entre entreprise et organismes de formation

L’entreprise est l’initiatrice de la création du plan de développement des compétences de ses collaborateurs. Une fois le travail de recueil et de validation des besoins effectué, elle va devoir faire appel à des organismes de formation externes pour l’aider à remplir son obligation de formation.

L’entreprise va sélectionner l’organisme de formation qui répondra le mieux à son besoin. Pour cela, elle va s’appuyer sur ses ses propres critères (localisation géographique, volume de collaborateurs à former…). Une fois le choix effectué, le suivi du service RH va être crucial pour mener à bien l’action de formation.

Les relations « entreprise – organisme de formation » avant le démarrage de la formation

Une fois l’action de formation choisie, il est temps de monter le dossier administratif.

Tout d’abord, sur la base du programme de formation validé, l’organisme de formation va rédiger la convention de formation associée.

Le programme de formation est un document qui vise à rassurer le stagiaire, son employeur et l’éventuel organisme financeur. En effet, il permet de connaître :

• Les objectifs de l’action de formation.
• Les publics concernés et les éventuels prérequis nécessaires.
• Les moyens et techniques pédagogiques utilisés.
• Les modalités d’évaluation envisagées.

La convention de formation quant à elle n’est pas obligatoire dans la majorité des cas. Néanmoins, elle reste un document d’usage courant, car elle équivaut à un engagement contractuel entre les 2 parties. On va y retrouver :

• La présentation du client et du prestataire.
• Les informations générales sur la formation (intitulé, date, objectifs…).
• Les informations pratiques sur la formation (prix, conditions de paiement…).
• Les modalités de suivi de la formation et sanctions (émargements, litige de paiement…).

En plus de tout cela, l’organisme de formation veillera à vous transmettre les convocations, ainsi qu’un plan d’accès pour faciliter la présence des stagiaires. Les plus consciencieux vous communiqueront également leur règlement intérieur, pour information auprès de vos collaborateurs.

Les relations « entreprise – organisme de formation » lors du déroulement de la formation

On pense bien souvent qu’une fois la partie contractuelle réglée, le service RH n’a plus à faire avec l’organisme de formation. C’est totalement faux !

Vous devez rester en contact avec l’organisme de formation au moment de l’action de formation pour de multiples raisons. Il peut s’agir de prévenir de l’absence d’un stagiaire ou encore d’un départ anticipé.

Dans des cas moindres, fort heureusement, on peut aussi signaler un accident du travail à déclarer conformément à la législation. En d’autres termes, on n’abandonne pas ses collaborateurs à l’organisme de formation, car ils restent sous la responsabilité de l’entreprise.

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Les relations « entreprise – organisme de formation » après la réalisation de la formation

On arrive au bout du parcours administratif, lorsque la facture est réglée au prestataire (ou via l’OPCO en cas de subrogation).

Mais avant cela, l’organisme de formation doit vous transmettre :

• Les feuilles d’émargement (pour attester de la présence des stagiaires).
• Le certificat de réalisation de la formation.
• L’attestation de fin de formation.

Bien que plus obligatoire depuis 2019, l’attestation de formation est la preuve de l’évaluation des acquis du stagiaire. De plus, elle reste incontournable dans les dossiers de prise en charge OPCO. Enfin, sachez que c’est un élément à remettre au stagiaire qui pourra s’en servir comme « preuve », notamment en cas de VAE par exemple.

Je ne développerai pas dans cet article les notions d’évaluations à chaud et à froid, qui viennent clôturer définitivement l’action de formation.

Si la majorité des entreprises arrivent plutôt bien à se débrouiller dans leurs relations avec les organismes de formation, voyons maintenant ce qu’il en est des liens avec l’OPCO.

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Les relations entre l’entreprise et son Opérateur de Compétences (OPCO)

Qui dit formation dit coûts puisque les actions de formation représentent une certaine charge financière pour les entreprises.

Il va falloir dans ce cas de figure différencier les TPE-PME de moins de 50 salariés et les plus grosses entreprises. En effet, seule la première catégorie citée est éligible à la prise en charge de tout ou partie de son plan de développement des compétences par l’OPCO.

Cette stratégie relève d’une volonté d’équité entre les différents collaborateurs, afin de favoriser la formation des plus petites structures. C’est compréhensible dans le sens où, pour elles, les sommes allouées à la formation représentent un investissement financier conséquent en termes de trésorerie et de charge.

C’est la tranche TPE-PME moins de 50 salariés que nous ciblerons pour la suite de l’article. Pour les plus grosses entreprises, tout n’est pas perdu pour autant. Un bon relationnel avec votre conseiller OPCO vous permettra de bénéficier d’autres fonds mobilisables (FNE-formation, fonds FSE par exemple).

Effectuer une demande de prise en charge à son OPCO

Critères

Avant de songer à effectuer une demande de prise en charge, il faut tout d’abord vous assurer que l’organisme de formation choisi est bien certifié QUALIOPI. En effet, sans ce gage de qualité, vous ne pourrez prétendre à l’accès aux fonds publics mutualisés.

Autre critère obligatoire : soumettre votre dossier en amont du démarrage de l’action de formation. L’OPCO ne prend pas en charge les dossiers de manière rétroactive !

En pratique

La demande de prise en charge s’effectue via votre espace en ligne. Elle consiste à remplir un certains nombres d’informations concernant la formation choisie et les stagiaires inscrits. On y retrouvera notamment la durée, les coûts… Vous y joindrez également le programme de formation, ainsi que la convention signée avec l’organisme de formation pour preuve.

J’attire votre attention sur les 2 modalités de paiement offertes par l’OPCO : le remboursement à l’entreprise ou la subrogation auprès de l’organisme de formation.

Dans le premier cas, c’est vous, entreprise, qui allez régler la facture à votre prestataire. Vous établirez ensuite une facture à l’OPCO demandant remboursement des frais engagés. Dans le second cas, vous n’avez rien à sortir au niveau de votre trésorerie. En effet, c’est l’OPCO qui va directement régler la facture du prestataire. En général, on préfère que les liquidités restent au chaud !

Actions en cas d’accord ou de désaccord de l’OPCO

Si vous respectez les critères de prise en charge de votre OPCO, que vous soumettez votre dossier dans les temps et que l’enveloppe allouée au déploiement du plan de développement des compétences n’est pas à sec, il n’y a pas de raison que votre dossier soit rejeté.

Il peut néanmoins arriver que l’OPCO vous accorde une prise en charge partielle uniquement. Dans ce cas de figure, vous pourrez engager l’action de formation, en sachant qu’il y aura un reste à charge pour votre entreprise.

Si l’OPCO devait rejeter votre demande de prise en charge, je vous conseille de vous rapprocher de votre conseiller pour en connaitre les raisons. Peut-être qu’avec un montage différent, votre dossier pourra être recevable.

Dans tous les cas, même en cas de refus de prise charge, vous n’êtes pas bloqué dans la réalisation effective de la formation. L’impact financier sera pour votre entreprise directement, mais n’oubliez pas que l’employeur a l’obligation légale d’assurer la formation de ses collaborateurs.

Pour conclure

Les entreprises déploient bien souvent un maximum d’énergie pour la construction de leur plan de développement des compétences. Mais finalement ce n’est que la première étape dans le processus de formation des collaborateurs.

Les entreprises doivent veiller à avoir des relations continues avec les organismes de formation tout au long du parcours, mais également en inter-sessions pour maximiser le déploiement.

Elles doivent également entretenir de bons rapports avec leur OPCO, afin d’espérer financer une large part de leurs investissements formation et rentabiliser en quelque sorte leur contribution obligatoire.

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