Contrôle URSSAF : comment éviter un redressement ?

En 2019, selon le bilan annuel de l’Urssaf Caisse nationale (Ex Acoss), les régularisations de cotisations et cotisations sociales représentent près de 870 millions d’euros.

Mais quels sont les principaux motifs de redressements et comment éviter un redressement ?

Nous avons posé la question à deux anciens inspecteurs Urssaf, Antoine DEVRESSE, formateur et consultant en accompagnement de contrôle Urssaf et Gaëlle GODARD, avocate spécialisée en droit de la Sécurité Sociale.

Nous vous livrons dans cet article leur éclairage afin de vous apporter tous les outils pour préparer au mieux un futur contrôle Urssaf et ainsi éviter un redressement.

Quels sont les redressements les plus fréquents et comment les éviter ?

Du calcul des cotisations sociales à l’analyse de la comptabilité et des prestations du CSE, l’analyse du volet social des contrôleurs Urssaf est très large et n’est pas uniquement cantonnée à l’étude des bulletins de salaire.

Avec l’évolution des solutions SaaS, le paramétrage du logiciel de paie est de plus en plus fiable en matière de cotisations sociales et les redressements concernent désormais essentiellement les exonérations de cotisations et les éléments qui ne sont pas passés dans la paie.

Nous vous proposons de faire un tour d’horizon des principaux redressements et de vous livrer les conseils apportés par des experts en contrôle Urssaf.

La lutte contre le travail dissimulé.

La lutte contre le travail dissimulé représente la mission première des contrôleurs URSSAF. On entend par travail dissimulé le travail par dissimulation d’activité comme par exemple une absence de déclaration d’un établissement, mais également le travail par dissimulation d’emploi salarié. Il peut s’agir par exemple de l’emploi d’un salarié sans avoir établi de DUE, de contrat ou de bulletin de salaire.

Au-delà de la dissimulation d’activité volontaire, l’entreprise peut se faire redresser pour dissimulation d’emploi salarié en cas de recours à une entreprise sous-traitante, qu’il s’agisse d’un auto-entrepreneur ou d’une entreprise.

Le conseil de l’expert.

En cas de recours à la sous-traitance, l’entreprise doit être en capacité de prouver qu’il n’existe pas de lien de subordination entre l’entreprise donneuse d’ordre et l’entreprise sous-traitante, quel que soit le statut de l’entreprise.

Par ailleurs, en cas de contrat de plus de 5 000 euros HT avec une entreprise sous-traitante, l’entreprise donneuse d’ordre doit demander à l’entreprise sous-traitante une attestation de vigilance délivrée par l’URSSAF prouvant que cette dernière est à jour de ses obligations en matière sociale.

Cette attestation doit être récoltée par l’entreprise au moment de la conclusion du contrat et tous les 6 mois. En l’absence de récolte de cette attestation, si l’entreprise sous-traitante fait l’objet d’un redressement pour travail dissimulé, l’Urssaf peut invoquer la solidarité financière de l’entreprise donneuse d’ordre.

La réduction générale de cotisations patronales.

La réduction générale des cotisations patronales, et notamment pour les cas particuliers, représente un poste de régularisation important, qu’elle soit en faveur de l’entreprise ou de l’URSSAF.

Cette forte régularisation s’explique par le fait que le calcul de la réduction générale des cotisations patronales est très complexe et notamment pour les cas particuliers en cas d’heures supplémentaires, de temps partiel ou d’absence des salariés par exemple.

Pour plus d’informations sur le calcul de la réduction générale des cotisations patronales, vous pouvez consulter notre article : Réduction Fillon 2021 : comment la calculer ? Tout savoir !

Le conseil de l’expert.

Pour sécuriser au maximum le calcul de la réduction générale des cotisations patronales, il convient de procéder de manière récurrente à des contrôles afin de s’assurer du bon paramétrage du logiciel et notamment en cas d’évolution de la réglementation.

Par ailleurs, il est également conseillé de procéder à un audit de la réduction générale des cotisations patronales par un prestataire extérieur spécialisé dans l’audit de paie.

Les ruptures conventionnelles des salariés de plus de 55 ans.

L’indemnité de rupture conventionnelle est exonérée de cotisations et contributions sociales dans certaines limites.

Pour pouvoir bénéficier de cette exonération, le salarié doit pouvoir être en mesure de justifier qu’il ne peut pas faire valoir ses droits à la retraite.

En cas de contrôle URSSAF, l’employeur doit être en mesure d’apporter la preuve que le salarié qui a conclu une rupture conventionnelle individuelle ne pouvait pas bénéficier d’une pension de retraite au titre des régimes de retraite légalement obligatoire. Il doit donc récolter un document justificatif en amont de la conclusion de la rupture conventionnelle.

Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale, qui est opposable à l’administration à compter du 1er avril 2021, précise les modalités de récolte du justificatif par l’employeur.

Pour plus d’informations sur la rupture conventionnelle, vous pouvez consulter nos articles :

• Rupture conventionnelle : définition, procédure, indemnités… Tout savoir !
• Comment calculer l’indemnité de rupture conventionnelle ?

Le conseil de l’expert.

Il est conseillé de bien anticiper la demande au salarié afin de lui laisser le temps d’effectuer les démarches auprès de l’administration et de le sensibiliser sur l’impact de l’absence de fourniture du document sur la paie.

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Les indemnités transactionnelles.

Les inspecteurs URSSAF font la chasse aux ruptures conventionnelles ou départs à la retraite déguisés en licenciement avec transaction. Pratique de plus en plus courante dans de nombreuses entreprises.

En effet, le régime social et fiscal de l’indemnité de licenciement avec transaction est beaucoup plus favorable que l’indemnité de départ à la retraite qui est entièrement soumise à cotisations ou à l’indemnité de rupture conventionnelle qui est soumise au forfait social de 20% sur la partie exonérée de cotisations sociales.

Cette différence de traitement entre les indemnités de rupture peut ainsi “tenter” certaines entreprises afin d’économiser sur les cotisations et contributions sociales.

Le conseil de l’expert.

Ce type de fraude est difficilement prouvable par les inspecteurs URSSAF, d’où le recours abusif des entreprises. À noter que pour apporter la preuve de la fraude en cas de doute, l’inspecteur URSSAF peut se référer à d’autres sources que le dossier du personnel comme une coupure de journal ou les réseaux sociaux mentionnant par exemple un pot de départ.

En cas de transaction (réelle ou pas), il convient également de bien cumuler l’indemnité de licenciement et l’indemnité transactionnelle afin de déterminer le montant exonéré de cotisations et contributions sociales.

Les avantages en nature.

Les avantages accordés aux salariés (voiture, logement, nourriture, …) sont soumis à cotisations et contributions sociales. La valorisation des avantages en nature doit ainsi être calculée avec précision et notamment concernant l’avantage en nature véhicule en cas de frais d’essence engagés par le salarié.

Il convient également de bien prendre en compte tous types d’avantages qui seraient accordés aux salariés comme une réduction sur un abonnement, des produits, …

Le conseil de l’expert.

L’avantage en nature pour prise en charge du carburant à titre privé représente un poste important de redressement des entreprises. L’employeur doit être capacité d’apporter la preuve que les frais d’essence à titre privé (week-end, congés payés, …) sont bien pris en charge par le salarié. Cette preuve peut être apportée par tout moyen par l’employeur. Le BOSS (Avantages en nature – Chapitre 4 – Section 2), opposable à l’administration à compter du 1er avril 2021, précise les modalités pratiques d’apport de la preuve en cas de contrôle Urssaf.

Les frais professionnels.

Le remboursement des frais professionnels représente une grande partie des redressements constatés par l’Urssaf.

Il ne s’agit pas seulement de l’analyse des frais professionnels passés sur le bulletin de salaire, mais également de l’analyse de la comptabilité afin d’évaluer si un remboursement de frais ou une prise en charge par l’employeur aurait dû être soumis à cotisations et contributions sociales et donc passer par la paie. On peut citer notamment la prise en charge d’un séminaire ou d’un repas d’affaires.

Le conseil de l’expert.

L’employeur doit être en mesure d’apporter la preuve qu’il s’agit bien d’une prise en charge de frais engagés par le salarié dans l’exercice de son activité professionnelle et non pas un avantage accordé au salarié.

Afin d’éviter tout risque de redressement en cas de contrôle Urssaf, il est conseillé de procéder à un audit des frais professionnels par une personne interne à l’entreprise ou une entreprise spécialisée.

Il est important de veiller à une bonne coordination entre le service Ressources Humaines, le service paie et le service comptabilité et de mettre en place des procédures et modes opératoires afin d’éviter toute dérive.

Pour plus d’information sur les frais professionnels, vous pouvez consulter nos articles :

Abattement pour frais professionnels : bénéficiaires, mise en place, taux, calcul, traitement paie, …Tout savoir !

Télétravail: quelle prise en charge des frais professionnels ?

Frais professionnels: quels sont les frais qui peuvent être passés en frais professionnels ?

Les prestations du CSE.

Les prestations du CSE ou attribuées par l’employeur pour les entreprises de moins de 11 salariés sont analysées de très près par les inspecteurs Urssaf afin de déterminer s’il ne s’agit pas d’un avantage en nature et donc d’une prestation soumise à cotisations et contributions sociales. On peut citer notamment les bons d’achat, les cadeaux ou les chèques-cadeaux.

Le conseil de l’expert.

Il convient de bien sensibiliser les membres du CSE sur la réglementation en matière de prestations attribuées aux salariés. Ainsi, l’Urssaf admet une exonération de cotisations et contributions sociales pour les bons d’achat et cadeaux dans la limite de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale par an et par salarié.

Au-delà de cette limite, il peut également être attribué des bons d’achat et cadeaux pour des évènements particuliers (mariage, naissance, retraite, …) et dans la limite de 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale par évènement.

L’apport du BOSS sur les futurs contrôles Urssaf.

Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale, opposable à l’administration à compter du 1er avril 2021, devrait révolutionner les contrôles Urssaf. Il s’agit d’une harmonisation des différentes circulaires, instructions et jurisprudence, … Ces textes de référence en matière de cotisations et contributions sociales étaient très nombreux, parfois contradictoires et pour certaines difficiles à trouver et à comprendre par l’employeur. Le BOSS a ainsi permis de créer une base documentaire de référence pour les employeurs et l’Urssaf.

Dans les faits, nous pourrons constater le réel impact du BOSS qu’en 2022 voire 2023. Le BOSS, en rendant la position de l’Urssaf plus claire et moins interprétable par les inspecteurs Urssaf, devrait tendre à une diminution des contentieux voire même une diminution des redressements.