Acompte sur salaire 2024 : c’est quoi ? comment le calculer ? + exemple !

L’acompte sur salaire est un sujet récurrent pour les gestionnaires de paie. Face aux questions des salariés et aux différentes situations possibles, il est important de bien comprendre son fonctionnement, ses spécificités et la manière de le traiter en paie.

De la définition à la procédure à suivre pour l’employeur, en passant par les cas pratiques, cet article vous propose un tour d’horizon complet de l’acompte sur salaire.

Nous commencerons par définir ce qu’est exactement un acompte sur salaire, et clarifierons sa différence avec l’avance sur salaire, souvent confondue avec ce terme.

Ensuite, nous verrons en détail comment fonctionne l’acompte : quelles sont les conditions à remplir, quand et comment un salarié peut en faire la demande, et si l’employeur peut le refuser. Nous aborderons aussi des cas spécifiques comme le versement en espèces ou les plafonds applicables.

Dans une deuxième partie, nous explorerons la procédure à suivre pour l’employeur. Nous vous expliquerons comment le salarié doit formuler sa demande, comment calculer l’acompte, et quelles précautions administratives doivent être prises, comme la signature d’un reçu.

Nous vous guiderons également dans la comptabilisation de cet acompte et son impact sur le bulletin de salaire.

Suivez cet article pour bien maîtriser la gestion des acomptes sur salaire dans votre entreprise !

Qu’est ce qu’un acompte sur salaire ?

L’acompte sur salaire, c’est quoi ? Définition !

Un acompte est un versement d’une partie de la rémunération d’un salarié en contrepartie du travail effectué avant son échéance habituelle.

Par exemple, versement d’un acompte le 15 du mois alors que son échéance est le dernier jour du mois.

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Quelle différence entre l’acompte et l’avance sur salaire ?

Contrairement à l’acompte sur salaire, l’avance sur salaire correspond au versement par l’employeur d’une partie de la rémunération correspondant à un travail qui n’a pas encore été effectué.

Exemple :

Un salarié demande le 15/09 la moitié de sa rémunération du mois de septembre, il s’agit d’un acompte sur salaire.

Une salariée demande le 20/09, son salaire du mois d’octobre, il s’agit d’une avance sur salaire.

L’acompte sur salaire, comment ça marche ?

L’employeur peut-il refuser un acompte sur salaire ?

L’employeur a l’obligation de verser un acompte à tout salarié mensualisé qui le demande (article
L3242-1 du code du travail), qu’il soit en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée (y compris les contrats d’apprentissage et de professionnalisation), à temps plein ou à temps partiel.

Pour les autres salariés (hormis les VRP qui peuvent bénéficier d’un acompte sur les commissions), il faut se référer aux accords d’entreprises et usages dans l’entreprise. À défaut, l’employeur est libre d’accepter ou de refuser le versement d’un acompte.

Quand le salarié peut-il demander un acompte ?

La loi prévoit que tout salarié mensualisé a droit à un acompte le 15 du mois correspondant à la moitié de la rémunération mensuelle (article L3242-1 du code du travail).

Dans la pratique, le salarié peut toutefois demander un acompte à une autre date dans la mesure où le montant de celui-ci correspond à une période de travail déjà effectuée. Il faut alors se référer aux accords d’entreprise et aux usages dans l’entreprise.

Est-il possible de faire verser un acompte sur salaire en espèces ? Quel montant maximum ?

Il est possible de verser l’acompte en espèce dans la mesure où son montant ne dépasse pas 1 500 euros. Au-delà de ce seuil, le paiement doit obligatoirement être effectué par virement ou par chèque.

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Quelle est la procédure pour l’employeur ?

Comment le salarié peut-il faire une demande d’acompte sur salaire ?

Le salarié peut obtenir un acompte sur salaire simplement en le demandant à son employeur. Toutefois, il est recommandé de formaliser cette demande par écrit, que ce soit par email ou sur papier libre, afin d’assurer une traçabilité et de faciliter le contrôle lors de la gestion de la paie.

Certaines entreprises ont mis en place des formulaires dédiés, disponibles en version papier ou électronique, afin de standardiser la procédure.

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Dans d’autres cas, la demande d’acompte peut se faire directement via un logiciel interne. Une fois validée par le gestionnaire de paie, les informations sont automatiquement intégrées dans le logiciel de paie, garantissant ainsi la sécurité du processus.

Exemple de formulaire de demande d’acompte :

DEMANDE D’ACOMPTE
Matricule :
Nom:
Prénom:
Mois de l’acompte:
Montant de l’acompte:
Fait à …….. Le ….
Signature du salarié

Comment calculer un acompte sur salaire ?

Le montant de l’acompte sur salaire doit correspondre à la rémunération de la période de travail que le salarié a effectué au moment du paiement de l’acompte.

Le montant de l’acompte est net, pour le calculer, il faut donc prendre en compte également les cotisations salariales affectées au salaire brut. En pratique, il est conseillé d’appliquer un taux de charge de 25%.

Exemple :

Un salarié demande un acompte le 10 du mois. Son salaire brut est de 2 000 euros.

Il y plusieurs méthodes pour calculer l’acompte :

En trentième : il s’agit de la méthode la plus souvent utilisée par les entreprises.

 Le calcul de son acompte sera le suivant : 2000 /30 X 10 = 666,67 X 75% = 500 euros

En heures travaillées réelles : on applique alors son taux horaire du mois X le nombre d’heures effectuée à la date de l’acompte.

Le calcul de son acompte sera le suivant : 2000 /154 (nombre d’heures du mois) X 49 (nombre d’heures travaillées) = 636,36 X 75%  = 477,27

Faut-il faire signer un reçu au salarié ? Quel modèle de reçu ?

La signature d’un reçu n’est pas obligatoire mais en cas de litige, l’employeur doit apporter la preuve que l’acompte a bien été versé au salarié. La mention sur le bulletin de salaire ne suffit pas.

Si la preuve ne peut pas être apportée (copie du chèque, justificatif de virement, …), il est conseillé à l’employeur de faire signer au salarié un reçu du paiement de l’acompte.

RECU D’ACOMPTE SUR SALAIRE
Matricule:
Nom:
Prénom:
Date de la demande:
Je déclare avoir reçu la somme de ….. Euros au titre d’un acompte sur salaire retenu sur la paie de ….
Fait à ….. Le …..
Signature du salarié

Comment comptabiliser un acompte sur salaire ?

L’acompte versé en cours de mois doit alors être retenu en totalité sur le salaire du mois concerné à l’échéance habituelle de paie.

Si ce n’est pas le cas, il ne s’agit pas d’un acompte mais d’une avance sur salaire qui est soumise à des règles plus restrictives concernant la reprise du salaire (seul 1/10 du montant du salaire net exigible peut être repris chaque mois sauf accord du salarié pour une reprise plus importante).

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Quel est l’impact sur le bulletin de salaire du salarié ?

Le montant de la retenue de l’acompte doit être mentionné sur le bulletin de salaire. Le salaire est soumis à cotisation dans sa totalité et l’acompte versé au salarié est retenu après la déduction des cotisations salariales et déduit du salaire net.

Il n’est alors pas inclus dans le net imposable et dans le calcul de l’assiette pour la retenue à la source.

Le traitement de l’acompte sur salaire en paie répond à des règles simples. Le plus important étant de veiller à ce que l’acompte soit bien retenu sur la paie du mois en sécurisant au maximum le contrôle de paie.

En pratique, les acomptes sont soumis à un double contrôle, par le service paie lors du contrôle de paie et par le service de comptabilité après la clôture de paie (rapprochement des écritures).