Comment créer un organigramme d’entreprise ? Astuces & outils

Dans une période où le management alternatif (participatif, transversal, …), les SCOP et les schémas hiérarchiques mobiles et évolutifs sont de plus en plus prisés, l’organigramme a-t-il encore son sens et sa place au sein des entreprises françaises ?

Les modes d’organisation collectifs et participatifs sonnent-ils le glas de l’organigramme où, au contraire, l’organigramme peut-il les aider dans leur quotidien et dans leur management d’entreprise. Et si oui, comment l’adapter à son entreprise ?

Cet article a pour vocation de vous apporter les réponses aux questions que vous vous posez sur l’organigramme et sa conception. Qu’est-ce qu’un organigramme ? Quelle utilité a-t-il ? Existe-t-il différents types d’organigramme ? Et surtout, comment créer un organigramme ?

Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

Nous consacrerons la première partie de cet article à la présentation globale de l’organigramme. Sa définition, sous quelle responsabilité peut-il être établi, les différentes formes qu’il peut prendre, mais aussi s’il est obligatoire ou non de se doter d’un organigramme d’entreprise.

Un organigramme c’est quoi ? Définition !

Si l’on se réfère au dictionnaire français, un organigramme consiste en un : « graphique de la structure d’une organisation complexe (entreprise, groupement, etc.), représentant à la fois les divers éléments du groupe et leurs rapports respectifs. »

Au sein d’une entreprise, l’organigramme permettra aux collaborateurs, mais aussi aux personnes extérieures d’avoir une vision d’ensemble et schématique des différentes relations et liens qui régissent les rapports entre les acteurs de cette dernière. Ses relations peuvent être hiérarchiques, fonctionnelles et ou organisationnelles.

Qui à la charge de la création d’un organigramme d’entreprise ?

Généralement, la création de l’organigramme d’entreprise incombe au dirigeant ou à la direction des ressources humaines de l’entreprise concernée.

En effet, que cela soit l’un ou l’autre, ils sont normalement en possession de toutes les informations et connaissances indispensables à la bonne exécution de cet organigramme.

Toutefois, rien n’empêche le dirigeant de déléguer cette mission à un autre membre de son personnel, ayant une connaissance accrue de l’entreprise et de ses activités, ou bien même auprès d’un cabinet spécialisé qui saura mener les recherches nécessaires et pertinentes pour établir un organigramme de l’entreprise qui soit fidèle à son organisation, mais aussi fonctionnel.

Existe-t-il différents types d’organigramme d’entreprise ?

Effectivement, il existe différents types d’organigramme qui se ventilent en fonction de la structure et du mode de fonctionnement même de l’entreprise.

On peut distinguer deux typologies distinctes d’organigramme : les organigrammes pour les structures hiérarchisées et les organigrammes destinés aux structures où les rapports hiérarchiques n’ont pas ou peu d’importance.

Les différents organigrammes des structures hiérarchiques.

Pour ces typologies d’organisation, il existe trois formes d’organigrammes différents.

L’organigramme en pyramide : cet organigramme se lit de bas en haut et, comme son nom l’indique, il aura la forme d’une pyramide. Le haut de la pyramide sera représenté par la direction générale puis viendra à sa suite les différents services dont le rayonnement hiérarchique sera moindre et ainsi de suite jusqu’à atteindre la base de la pyramide et les fonctions sans responsabilités hiérarchiques. Ici, les rapports hiérarchiques égaux sont représentés par des lignes horizontales.

L’organigramme en arbre : cet organigramme est formé sur le même principe que l’organigramme en pyramide à l’exception de la lecture des rapports hiérarchiques qui s’effectuera de gauche à droite et de la lecture des mêmes niveaux de hiérarchie qui se fera sur une même ligne verticale. Ainsi, la direction générale se situera à l’extrême gauche de l’organigramme et la base se situera, elle, à l’extrême droite.

L’organigramme replié : il s’agit d’un organigramme combinant les deux modes de fonctionnement vu plus haut. C’est-à-dire en pyramide et en arbre.

Les différents organigrammes des structures collaboratives.

Dans les entreprises où l’implication des salariés dans le processus décisionnaire est une norme, les organigrammes standards auront des difficultés à s’adapter et à se moduler à ce mode de fonctionnement. C’est ainsi que deux autres types d’organigramme ont vu le jour.

Il s’agit de l’organigramme dit circulaire ou planétaire et de l’organigramme dit en trèfle.

L’organigramme circulaire ou planétaire prend une forme circulaire qui s’articule autour d’un noyau central sans pour autant accorder une importance ou un lien hiérarchique entre les différents composants de l’organigramme. Il s’agit d’un ensemble où chacun a un rôle à jouer.

L’organigramme en trèfle reprend le même principe à l’exception que la vie de l’entreprise est modelée en fonction de piliers distincts. Cela peut être des piliers de fonctions : vente, gestion, production, développement ou des piliers de valeurs d’entreprises : excellence, communication, innovation, collaboration.

L’organigramme d’entreprise est-il obligatoire ?

Non, l’entreprise n’a aucune obligation de réaliser un organigramme de sa structure. Toutefois, sa mise en place, même pour les plus petites entreprises, est fortement recommandée et apportera, comme nous allons le voir dans la deuxième partie de cet article, de nombreux avantages à l’entreprise qui l’instaurera.

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Pourquoi faire un organigramme d’entreprise ?

Si la réalisation, tout comme la mise à jour, d’un organigramme mobilise du temps et des ressources, il sera également la source de nombreux avantages pour l’entreprise.

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Comme nous allons le voir ci-dessous, bien rédigé et correctement utilisé, l’organigramme devient un outil précieux pour l’entreprise.

Pour schématiser le fonctionnement de son entreprise ?

Réaliser un organigramme offre l’avantage de rendre lisible le mode de fonctionnement d’une entreprise. Tenant généralement sur une seule page, l’organigramme permet d’apporter une vision synthétique et pratique du fonctionnement de l’entreprise.

En un seul regard, salariés comme intervenants externes auront une idée précise du fonctionnement de l’entreprise et ils sauront vers qui ou quel service se tourner pour résoudre un problème déterminé.

Pour faciliter l’identification du rôle de chacun au sein de l’organisation ?

Plus que de permettre une visualisation rapide de l’organisation d’une entreprise, l’organigramme est une véritable source d’information pour les salariés, les nouveaux entrants, mais aussi pour les partenaires externes et les usagers de cette dernière.

Avec la mise en place d’un organigramme, et plus particulièrement encore avec un organigramme hiérarchisé, les liens et relations entre les différents collaborateurs seront clairement affichés. Ainsi, tous sauront avec exactitude qui fait quoi sous quelle responsabilité.

Les nouveaux arrivants auront de ce fait plus de facilité pour se repérer et s’intégrer à la vie de l’entreprise. Chaque salarié sera en mesure de déterminer avec précision qui sera en mesure de lui fournir des consignes de travail et vers qui se reporter en cas de soucis.

Tout ceci est également vrai pour les usagers et intervenants extérieurs qui plus qu’à un simple service pourront s’adresser directement à la personne en charge de leur problème. Eux, comme les collaborateurs, éviteront alors les pertes de temps à naviguer entre les différents services.

Comme outil d’analyse de l’entreprise.

La mise en place de l’organigramme représente une occasion de s’interroger sur la répartition des responsabilités et des tâches au sein de son entreprise.

Grâce à cela, les dirigeants seront en mesure de s’assurer qu’il n’existe aucun doublon dans leur organisation du travail, ils pourront vérifier si l’organisation actuelle est celle la plus optimale pour développer et pérenniser leurs activités ou s’il est nécessaire qu’ils en changent.

Cela peut également permettre d’identifier un point bloquant ou dysfonctionnant, comme par exemple un salarié qui dépendrait de deux responsables distincts et dont les objectifs divergent.

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Comment faire un organigramme d’entreprise ?

À présent que nous avons connaissance des avantages apportés par la mise en place d’un organigramme, intéressons-nous à la façon de le concevoir. Existe-t-il une ou plusieurs méthodologies ? Quels sont les outils qui peuvent vous aider dans sa conception ? …

À la fin de votre lecture, la conception des organigrammes n’aura plus aucun secret pour vous !

Y a-t-il des questions à se poser avant de faire un organigramme d’entreprise ?

Avant de vous investir dans ce travail, il sera utile de vous poser un certain nombre de questions. Et ce, afin de vous aider à réaliser les bons choix lors des diverses prises de décisions inhérentes à la conception d’un organigramme.

Parmi ces questions nous pouvons citer :

• La mise en place d’un organigramme répond-elle à un besoin précis ? Si oui, lequel ?
• De quel type d’organigramme ai-je besoin ? Un organigramme en pyramide, en circulaire, etc.
• Dois-je réaliser un seul organigramme ou plusieurs ?
• Qui aura la charge de l’étude et de la conception de l’organigramme ?
• L’organigramme sera-t-il diffusé exclusivement en interne ou servira-t-il aussi pour les usagers et partenaires externes ?
• Comment puis-je assurer la mise à jour régulière de mon organigramme ?
• …

Bien évidemment, cette liste de questions n’est en rien exhaustive ; tout comme rien ne vous oblige à répondre à toutes les questions que nous venons d’énumérer.

Leur unique but est de vous éclairer dans la préparation de votre organigramme pour que vous puissiez choisir l’outil optimal tout en vous facilitant sa création.

Quels outils peut-on utiliser pour faire son organigramme ?

De nombreux outils existent pour vous aider dans la conception visuelle et graphique de votre organigramme.

Certains demanderont du temps et de la patience afin d’obtenir un résultat satisfaisant, mais ils auront l’avantage d’être peu coûteux.

D’autres seront gratuits, mais avec un rendu extrêmement classique, quand d’autres seront designs, réalisables en un temps record et simplement, mais souvent assez onéreux.

Dans cette partie, nous vous présentons les outils et logiciels les plus connus en la matière.

• Les logiciels de la suite Office : que cela soit sous Word, Excel ou PowerPoint, les logiciels de la suite Office vous permettront de réaliser des organigrammes hiérarchiques simples et basiques à un prix très abordable.
• Les logiciels de Design et de création graphique : certains seront payants comme Adobe Stock, mais vous proposeront de nombreuses templates modernes et originales (utiles notamment pour une diffusion externe de votre organigramme). D’autres encore proposent des formules gratuites avec un nombre limité de modèles comme Canva.
• Les logiciels de création en ligne spécialisés dans les organigrammes et autres présentations visuelles. Généralement, vous aurez deux formules tarifaires : une gratuite avec des fonctionnalités limitées et une payante où vous pourrez accéder à l’ensemble des prestations proposées. Nous pouvons citer les logiciels suivants :
  • Lucidchart.
  • Orgasoftware.
  • Clicface.
  • Edrawsoft.
  • Cacoo.

L’organigramme en pratique : les étapes clés de sa réalisation.

Lorsque la décision de réaliser un organigramme est prise, que vous avez sélectionné l’outil idéal pour ce faire, il ne vous reste plus qu’à le concevoir. Afin de vous guider dans cette démarche, voici les différentes étapes clés pour un organigramme parfait :

• Nommez une personne en charge de la création de cet organigramme.
• Identifiez avec précision l’ensemble des services de votre société et des fonctions qui les composent.
• Interrogez vos salariés afin de déterminer les diverses relations qu’ils entretiennent avec les différents collaborateurs : relations hiérarchiques, liens entre les services, …
• Grâce aux informations rassemblées, sélectionnez le type et le modèle d’organigramme adapté à vos besoins.
• Scindez votre organigramme si besoin afin d’éviter de le surcharger. En effet, si les services regroupent de nombreuses fonctions, optez pour un organigramme général sans détail puis déclinez des sous organigrammes pour chaque service.
• Pensez à faire valider votre organigramme par les principaux intéressés avant de le finaliser et de le diffuser.