La DFS au 1er janvier 2023 : qui peut encore en bénéficier ?

Depuis le 1^er avril 2021 et la mise en place du BOSS, le réseau des Urssaf a revu sa copie concernant les salariés pouvant bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique (DFS) également appelé abattement pour frais professionnels. Toutefois, un délai d’adaptation a été donné aux employeurs jusqu’au 31 décembre 2022.

Mais en quoi consiste la déduction forfaitaire spécifique ? Qui peut encore en bénéficier au 1^er janvier 2023 ? Quels sont les secteurs d’activité bénéficiant d’une dérogation ?

Découvrez quelles sont les nouveautés au 1^e janvier 2023 concernant la déduction forfaitaire spécifique.

La déduction forfaitaire spécifique : rappel des principes généraux

La doctrine des réseaux Urssaf concernant les salariés pour lesquels il est possible d’appliquer une déduction forfaitaire spécifique évolue au 1^er janvier 2023. Rappelons les principes généraux de l’abattement pour frais professionnels.  

La DFS, c’est quoi ?

La déduction forfaitaire spécifique, plus couramment appelé abattement pour frais professionnels, consiste à appliquer un abattement de la base de cotisations sociales.

Les cotisations concernées par cet abattement sont celles recouvrées par l’Urssaf (y compris taxe d’apprentissage et contribution à la formation professionnelle) ainsi que les cotisations de retraite complémentaire.

La DFS est applicable à certaines professions qui engagent régulièrement des frais professionnels. La liste des taux d’abattement et des professions concernées sont listés dans l’annexe du chapitre 9 du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale.

A lire également :

• Comment faire une formation professionnelle pour ses salariés ?
• Des simulations de portage salarial sans frais cachés
• Les avantages en nature : un élément de salaire à ne pas négliger !

Limite annuelle de la DFS

 La déduction forfaitaire spécifique est plafonnée à 7 600 euros par année civile.  

Mise en place de la DFS

La déduction forfaitaire spécifique peut être mise en place par accord collectif ou accord des représentants du personnel. A défaut d’accord ou convention, l’abattement peut être appliqué après accord des salariés concernés.

Réintégration des remboursements de l’employeur

Lorsqu’une déduction forfaitaire spécifique est appliquée, les remboursements des frais professionnels au salarié doivent être réintégrées dans la base de cotisations.

Pour en savoir plus sur l’abattement pour frais professionnels, vous pouvez consulter notre article :

Déduction forfaitaire spécifique : les changements au 1^er janvier 2023

Depuis la mise en ligne du BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale), véritable « bible » des cotisations sociales opposable à l’administration depuis le 1^er avril 2021, le réseau des URSSAF a adapté sa position concernant les bénéficiaires de l’abattement pour frais professionnels.

Le BOSS a également apporté des précisions concernant les modalités d’application de la DFS. Afin de laisser le temps aux employeurs de se conformer à cette nouvelle réglementation ayant un impact important sur le net à payer des salariés et les charges patronales, l’administration a laissé un délai d’adaptation qui prend fin au 31 décembre 2022.

Supporter effectivement des frais professionnels

Avant le 1^er avril 2021, à partir du moment où le salarié faisait parti de la liste des professions pour lesquelles il était possible d’appliquer la DFS, sa base de cotisation pouvait être abattue, qu’il supporte réellement ou non des frais professionnels.

A compter du 1^er janvier 2023, la déduction forfaitaire spécifique ne peut être appliqué que si le salarié support effectivement des frais dans le cadre de son activité professionnelle (BOSS – Frais professionnels – § 2130).

La suite après la publicité

L’employeur doit pouvoir apporter la preuve à l’administration des frais professionnels engagés par le salarié.

Ainsi, le seul fait d’appartenir à la liste des professions éligibles ne suffit plus pour pouvoir appliquer l’abattement. Le salarié doit effectivement supporter des frais professionnels et ceux-ci ne doivent pas être pris en charge ou remboursés totalement par l’employeur.

Abattement seulement sur le travail effectif

La rémunération versée au titre d’une période d’absence n’est pas éligible à l’abattement. La DFS n’est applicable que sur la rémunération versée en contrepartie du travail effectif du salarié.

Ainsi l’abattement ne peut âtre appliquée sur les éléments de paie suivants (liste non exhaustive) :

• Indemnité de congés payés
• Indemnité de maladie, maternité, …
• Indemnité de RTT, repos compensateurs, …

Il est par ailleurs précisé qu’en cas d’absence sur tout le mois, aucune DFS n’est applicable.

Procédure de recueil de l’accord des salariés

En cas d’absence d’accord ou convention, l’accord du salarié est obligatoire pour pouvoir appliquer la déduction.  

A compter du 1^er janvier 2023, l’employeur qui applique la DFS devra informer chaque salarié concerné, par tout moyen donnant date certaine à cette consultation. Lors de cette procédure, il devra informer le salarié de l’application de la DFS le concernant et des conséquences de celle-ci sur la validation de ses droits aux assurances sociales (IJSS, retraite, …).

En retour de cette consultation, le salarié doit obligatoirement donner son accord. L’absence de réponse du salarié vaut acceptation de celui-ci. Cette procédure doit être réitérée chaque année et la décision est applicable à compter du 1^er janvier de l’année suivante.         

Réintégration de certains frais dans l’assiette de cotisations

A compter du 1^er janvier 2023, les frais professionnels suivants doivent obligatoirement être réintégrés dans l’assiette de cotisations avant application de la DFS :

• Prise en charge directe de l’employeur auprès d’un tiers (hôtel, restaurant, frais de taxi, …)
• Remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail
• Remboursement des dépenses engagés par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise
• Remboursement ou prise en charge des dépenses à l’occasion des repas d’affaires

Toutefois, par exceptions certains frais ne doivent jamais être réintégrés (voir la liste complète dans le BOSS – chapitre 9 frais professionnels – §2250 2260 2280)

Dérogation pour certains secteurs d’activité

La mise à jour du BOSS du 18 novembre 2022 et un communiqué du 29 décembre 2022 apporte des précisions sur des dérogations pour certaines professions. Il s’agit des secteurs suivants :

• Propreté
• Construction
• Aviation civile
• Transport routier
• Journalisme (presse et audiovisuel)

Pour ces secteurs d’activité, il est prévu une sortie progressive du dispositif avec, dans un premier temps, une diminution du taux applicable pour arriver à son extinction définitive suivant un calendrier définit pour chaque profession (de 2029 à 2035).

A titre dérogatoire, pour ces deux secteurs d’activité, à compter du 1^er janvier 2023 :

• la déduction reste applicable même en cas d’absence de frais professionnels réellement engagés
• il ne sera pas nécessaire de recueillir de nouveau l’accord des salariés (dans des conditions différentes en fonction du secteur) jusqu’à l’extinction du dispositif sauf nouvel embauche
• les remboursements ou prises en charge de l’employeur ne doivent pas obligatoirement être réintégrés dans la base de cotisation avant application de la DFS

A lire également :

• Télétravail: quelle prise en charge des frais professionnels ?
• Frais professionnels: quels sont les frais qui peuvent être passés en frais professionnels ?
• Avance de note de frais : 1 cadre sur 7 en difficulté

Pour les deux dernières dérogations, ces informations restent à confirmer pour les secteurs de l’aviation civile, le transport routier et le journalisme dans l’attente de la mise du BOSS. Il est fort probable que ces secteurs d’activité soit soumis au même régime que le secteur de la propreté et de la construction.