La formation des salariés est un levier stratégique pour les entreprises qui souhaitent développer les compétences de leurs équipes, améliorer la productivité et s’adapter aux évolutions du marché. Cependant, la question du budget alloué à la formation des employés se pose souvent, notamment en raison des contraintes économiques que peuvent rencontrer certaines entreprises.
Rappel des obligations légales
Les employeurs ont plusieurs obligations en matière de formation professionnelle de leurs salariés. Conformément à l’article L. 6321-1 du Code du travail, l’employeur doit :
- Assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail.
- Veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, notamment en tenant compte de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.
Cela implique de proposer des formations régulières pour que les compétences des salariés restent en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Les employeurs ont par ailleurs une obligation de formation générale à la sécurité (art. L. 4121-1 et L. 4121-2 du Code du travail).
Les employeurs doivent contribuer au financement de la formation professionnelle en versant une contribution annuelle. Le taux de cette contribution, appelée Contribution à la Formation Professionnelle (CFP), dépend de l’effectif de l’entreprise :
- Entreprises de moins de 11 salariés : 0,55% de la masse salariale brute annuelle.
- Entreprises de 11 salariés et plus : 1% de la masse salariale brute annuelle.
La masse salariale brute inclut l’ensemble des rémunérations imposables versées aux salariés, telles que les salaires, primes, indemnités, avantages en nature, etc.
Il est important de noter que des contributions spécifiques peuvent s’appliquer dans certains secteurs d’activité. Par exemple, les entreprises de travail temporaire sont soumises à une contribution minimale de 1% de la masse salariale brute, avec des dispositions particulières prévues par des accords de branche.
De plus, en cas d’emploi de salariés en Contrat à Durée Déterminée (CDD), une contribution supplémentaire, appelée contribution CPF-CDD, est due. Elle s’élève à 1% de la masse salariale versée aux titulaires d’un CDD, avec certaines exceptions pour des contrats spécifiques.
Ces contributions sont collectées par l’URSSAF depuis le 1ᵉʳ janvier 2022.
Quels facteurs influencent le montant du budget à allouer ?
Le budget de formation dépend de plusieurs facteurs spécifiques à chaque entreprise. Il n’existe pas de montant universel à investir, mais certaines considérations permettent de déterminer un budget adapté.
La taille de l’entreprise
La taille de l’entreprise est un facteur clé dans le calcul du budget de formation. Les grandes entreprises disposent souvent de moyens financiers plus importants et peuvent allouer un budget plus conséquent à la formation de leurs salariés.
Elles disposent aussi généralement d’un département de formation dédié, capable de gérer les projets de formation plus complexes et variés. En revanche, pour les petites entreprises, le budget formation peut être plus restreint, ce qui les oblige à prioriser les formations essentielles.
Le secteur d’activité
Certains secteurs d’activité nécessitent un budget de formation plus important en raison de la nature de leur métier. Par exemple, les secteurs technologiques, industriels ou de la santé requièrent des formations continues sur des outils spécialisés ou des mises à jour des normes réglementaires.
À l’inverse, dans d’autres secteurs, comme le commerce de détail, la formation peut être plus ponctuelle et moins coûteuse, se concentrant sur des compétences générales.
Les besoins en compétences
Une autre donnée importante est l’évaluation des besoins en compétences au sein de l’entreprise. Si des lacunes importantes sont identifiées dans certaines catégories de salariés, ou si de nouvelles compétences doivent être acquises rapidement en raison de l’évolution des technologies, le budget pour la formation devra être plus important.
À l’inverse, si les besoins sont moins pressants et que les formations peuvent être dispensées de manière plus échelonnée, le budget pourra être réduit.
Le mode de formation choisi
Le choix du mode de formation a également un impact direct sur le budget. Il existe plusieurs options qui varient considérablement en termes de coût :
- Formations en présentiel : ces formations nécessitent des formateurs externes ou internes, des locaux adaptés, parfois des déplacements et des frais d’hébergement. Ces coûts peuvent vite devenir élevés, en particulier pour des sessions longues ou sur des thèmes spécialisés.
- Formations à distance : moins coûteuses, elles offrent une alternative pratique et souvent plus abordable, bien qu’elles puissent nécessiter des investissements initiaux en technologies et plateformes numériques.
- Formations mixtes : ce modèle combine présentiel et distanciel et peut représenter un compromis intéressant entre coût et efficacité.
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La durée des formations
La durée de la formation est un facteur qui influe directement sur le budget. Les formations courtes (quelques heures ou une journée) seront généralement moins coûteuses que des formations longues (plusieurs semaines ou mois), car elles nécessitent moins de ressources et d’organisation.
Le temps que les salariés passent en formation peut également représenter un coût indirect en termes de perte de productivité pendant la période de formation.
Les dispositifs de financement de la formation
Le financement de la formation professionnelle est facilité par différents dispositifs qui peuvent alléger le budget de l’entreprise. Parmi les plus connus, on retrouve :
- Les Opérateurs de Compétences (OPCO) : structures qui financent la formation professionnelle des entreprises. Selon le secteur d’activité de l’entreprise, les OPCO peuvent prendre en charge une partie ou la totalité du coût de la formation.
- Le Compte Personnel de Formation (CPF) : chaque salarié bénéficie d’un CPF qui peut être utilisé pour financer des formations. L’entreprise peut encourager ses salariés à utiliser leur CPF pour financer tout ou partie de leur formation, on parle alors de CPF co-construit en collaborant avec les salariés pour des projets mutualisés.
Bon à savoir : à partir du 1ᵉʳ janvier 2025, une participation financière obligatoire de 102,23 euros est requise pour les salariés mobilisant leur CPF, revalorisée en fonction de l’évolution de l’indice des prix à la consommation.
Ces dispositifs permettent aux entreprises de réduire leur investissement direct en formation et d’optimiser leur budget.
Comment élaborer un budget de formation ?
Évaluer les besoins en formation
Avant de définir un budget, il est essentiel de réaliser une évaluation des besoins en formation.
Cela passe par l’étude des exigences du marché et de la réglementation, ainsi que par l’analyse des compétences actuelles des salariés et l’identification des compétences manquantes ou à renforcer à court, moyen et long terme alignées avec les objectifs de l’entreprise, afin d’identifier les écarts. Il convient également de prendre en compte les demandes des salariés (bilan annuel, CPF, etc).
Créer un plan de développement des compétences
Un plan de développement des compétences (anciennement appelé « plan de formation ») est un document formalisé comprenant :
- Les objectifs des formations.
- Les groupes cibles (salariés concernés).
- Les modalités (en présentiel, en ligne, mixte).
- Les échéances et priorités.
Définir un budget prévisionnel global
Pour calculer leur budget de formation, les employeurs doivent tenir compte des différentes contributions obligatoires ainsi que du coût des différentes formations prévues dans le plan de développement des compétences, auxquels il convient de déduire les aides financières envisageables.
Après avoir défini les besoins, il faut donc estimer les coûts directs et indirects de chaque action de formation :
- Les coûts directs incluent généralement :
– Les frais pédagogiques (honoraires des formateurs, supports de formation).
– Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration (si formation en présentiel).
– Les frais de location de salle ou d’achat de matériel pédagogique.
- Les coûts indirects incluent :
– Le temps que les salariés passent en formation, qui peut représenter une perte de productivité.
– Le temps passé à organiser la formation (recherche de prestataires, gestion des inscriptions, suivi de l’efficacité de la formation).
Une fois les montants des coûts directs et indirects additionnés, il convient de déduire les plafonds de financement proposés par les dispositifs externes (OPCO, CPF, subventions et aides régionales, fonds mutualisés, …) puis d’ajouter à cela le montant des contributions à la formation professionnelle pour calculer le budget global de formation.
Vous pouvez également structurer le budget par service ou département, par catégorie de formation (technique, managériale, légale, …), ou par salarié ou groupe cible (cadres, techniciens, opérateurs, …).
Comment optimiser un budget de formation ?
Même avec un budget limité, il existe plusieurs leviers pour optimiser les dépenses liées à la formation :
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Je télécharge gratuitement- Prioriser les formations en les classant en fonction de leur importance stratégique pour se concentrer sur celles qui apportent une valeur ajoutée claire à l’entreprise :
- Obligatoires (ex. : sécurité, réglementaire).
- Développement des compétences :
- Clés pour les postes stratégiques.
- Évolutives et transversales bénéfiques pour plusieurs services (adaptation aux nouvelles technologies, innovations, gestion du stress, etc).
- Individuelles : adaptées aux aspirations des salariés.
- Favoriser les formations internes : en formant des collaborateurs internes pour qu’ils deviennent eux-mêmes formateurs, l’entreprise peut réduire le coût des formations externes.
- Utiliser des outils de formation numériques : le e-learning ou les plateformes de formation en ligne permettent de former un grand nombre de salariés à moindre coût.
- Négocier avec les prestataires : certaines entreprises peuvent obtenir des réductions sur le coût des formations en négociant des tarifs de groupe ou des forfaits annuels avec les prestataires.
- Mutualiser les formations avec d’autres entreprises via des groupements d’employeurs.
- Suivre et ajuster le budget : vérifiez régulièrement les dépenses pour éviter les dépassements ou les sous-utilisations.
- Mesurer l’efficacité des formations : mettez en place des indicateurs pour évaluer l’efficacité des formations et leur impact sur la performance de l’entreprise, tels que le taux de participation, le niveau de satisfaction ou l’amélioration des compétences et de la performance. Cela vous permettra d’ajuster le budget en fonction des retours d’expérience et des besoins émergents et de garantir un bon retour sur investissement pour votre entreprise.
Investir dans la formation des salariés : quels avantages ?
La formation des salariés est un investissement qui permet à une entreprise de maintenir sa compétitivité en adaptant en permanence les compétences de ses équipes aux besoins du marché. Elle présente plusieurs avantages, parmi lesquels :
- Amélioration des compétences : les formations permettent aux salariés de mettre à jour leurs compétences ou d’en acquérir de nouvelles, ce qui peut accroître leur performance au travail.
- Motivation et fidélisation des employés : en proposant des formations, l’entreprise montre qu’elle investit dans le développement professionnel de ses collaborateurs. Cela peut renforcer leur sentiment d’appartenance et leur fidélité à l’entreprise.
- Réduction des erreurs et des coûts : des employés mieux formés commettent moins d’erreurs, ce qui peut entraîner des économies sur le long terme.
- Adaptation à la réglementation : certaines industries, comme la santé, la sécurité ou la finance, sont soumises à des évolutions régulières des normes légales et nécessitent des formations pour assurer la conformité des salariés.
Conclusion
Le budget alloué à la formation des salariés est un élément clé pour assurer la compétitivité et la pérennité d’une entreprise. Si chaque entreprise doit déterminer son budget en fonction de critères spécifiques (taille, secteur, besoins en compétences, etc.), il est possible d’optimiser cet investissement grâce à des stratégies efficaces et à l’utilisation des dispositifs de financement existants.
La formation, bien qu’elle représente un coût, est avant tout un investissement qui génère des bénéfices à long terme pour l’entreprise et ses salariés.
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