Vote électronique et élections professionnelles: comment le mettre en place ?

Depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 décembre 2017, dite « Ordonnance Macron », et de l’obligation de mise en place d’un Comité Social et Economique (CSE) pour les sociétés ayant au moins onze salariés, les entreprises sont de plus en plus confrontées à la nécessité d’organiser des élections professionnelles.

Selon la typologie de votre organisation (plusieurs établissements, présence d’organisations syndicales, différents statuts parmi vos collaborateurs…), cette procédure peut s’avérer plus ou moins complexe. L’une des possibilités de simplification des élections professionnelles est le recours au vote électronique.

L’importance des élections professionnelles

Les élections professionnelles du CSE sont un passage obligatoire pour toute entreprise ayant au moins onze salariés pendant douze mois consécutifs. En tant que professionnel des Ressources Humaines, vous risquez d’y être confronté au moins une fois.

La procédure électorale doit observer plusieurs étapes, très précises en termes de modalités et de délais, pour ne pas courir le risque de voir invalider les élections et devoir recommencer du début.

Une procédure électorale se déroule sur environ onze semaines, entre la toute première étape (la convocation des organisations syndicales pour la négociation du protocole d’accord pré-électoral (PAP) et l’information des collaborateurs par affichage) et l’envoi des procès-verbaux des élections à l’Administration. Il est donc crucial, pour le dialogue social, mais également pour l’entreprise, de sécuriser au maximum cette procédure.

Qu’est-ce que le vote électronique et quels sont les avantages à y recourir ?

Longtemps, les entreprises ont mis en place le vote traditionnel avec bulletins papier, urnes, bureau de vote physique et procès-verbaux papier envoyés par recommandé avec accusé de réception. Une importante débauche de moyens humains, matériels et de temps.

Mais depuis quelques années, les entreprises peuvent et choisissent de recourir au vote électronique. Cela consiste, pour les électeurs, à voter via une plateforme en ligne dédiée et sécurisée, grâce à un identifiant et un mot de passe personnalisés. Tout se fait en quelques clics.

Une solution plus rapide et fiable

Plus sûre, plus pratique, plus rapide, plus fiable, cette option est véritablement à considérer si vous disposez du budget suffisant (Environ 2 000 € jusqu’à 100 électeurs) ou si vous manquez de bras pour organiser ces élections.

En effet, en termes de ressources humaines, le vote électronique permet de gagner un temps considérable. Les professionnels des ressources humaines supervisent le prestataire qui, lui, gère une grande partie de la procédure : proposition de protocole d’accord pré-électoral, envoi des communications aux électeurs, gestion du vote sur les deux tours et génération des procès-verbaux.

De votre côté, vous conservez les étapes de calcul des effectifs électoraux, d’établissement des listes électorales, d’affichage et de désignation des membres du bureau de vote.

Le scrutin est également plus fiable et sûr avec le vote électronique : peu de risques de fraudes, décompte précis des voix et établissement automatique des procès-verbaux.

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Une solution plus pratique d’un point de vue logistique

Ce type de vote est également intéressant dans le cas où votre entreprise est multisites. Il n’est ainsi plus nécessaire de mettre en place un bureau de vote physique sur chaque site.

Ce qui simplifie la logistique, car il est souvent compliqué de trouver des collaborateurs qui acceptent de se dégager plusieurs jours dans leur emploi du temps pour tenir des bureaux de vote physiques.

Dans le cadre du vote électronique, leur rôle est ajusté aux étapes courtes et décisives que sont le constat d’urne vide, l’ouverture du scrutin, le lancement du décompte des voix à l’issue de chaque tour et la génération des procès-verbaux. Plus facile ainsi de trouver des volontaires.

Une solution qui favorise le dialogue social

Par ailleurs, toujours dans l’objectif de favoriser le dialogue social, le vote électronique garantit un meilleur taux de participation. Les électeurs peuvent voter en quelques clics et n’ont plus besoin de se déplacer pour se rendre au bureau de vote.

De même, avec le vote électronique, il n’est plus nécessaire d’organiser un vote par correspondance puisque tous les électeurs, présents ou non, peuvent voter, dès lors qu’ils disposent d’une connexion internet.

Comme précisé plus haut, le vote électronique a néanmoins un coût dont il faut tenir compte.

Comment mettre en place le vote électronique ?

Le recours au vote électronique est extrêmement simple à mettre en place et ne nécessite qu’une seule et unique modalité pour être valable. Celle de l’information aux salariés.

Pour ce faire, il vous faudra négocier en amont un Accord de vote électronique avec vos délégués syndicaux ou, en l’absence de ceux-ci, établir une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE).

Cette formalité a été confirmée par l’arrêt de la Cour de Cassation du 13 janvier 2021. Il semble que le législateur souhaite ainsi favoriser le recours au vote électronique. Ce qui n’est guère étonnant, au vu de la généralisation du télétravail ces derniers mois.

Le prestataire que vous aurez sélectionné peut vous fournir un document type pour l’Accord ou la DUE.

Du fait de cette étape additionnelle, la mise en place du vote électronique nécessite un peu plus d’anticipation et de préparation que l’usage du vote traditionnel. Le scrutin par vote électronique suit ensuite les mêmes étapes que le scrutin traditionnel, que nous vous détaillons plus bas. 

Pour vous accompagner dans cette procédure, plusieurs prestataires sont présents sur le marché, tels que Election Europe (acteur historique) ou Docaposte, filiale du groupe La Poste.

Il est important d’en contacter plusieurs afin de choisir celui qui saura le mieux s’adapter à vos contraintes de temps et techniques. Une fois le prestataire sélectionné et la procédure lancée, prenez bien le temps de vérifier le site de vote en amont, de vous assurer que les candidats sont bien affichés sur le site, que tous les électeurs ont bien reçu leurs codes de connexion…

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Rappel des principales étapes des élections professionnelles

Comme évoqué plus haut, les élections professionnelles sont une procédure complexe et il est crucial de n’omettre aucune étape. Afin de vous préparer au mieux pour vos élections, nous vous avons préparé la « To do list » ci-dessous qui récapitule les étapes-clés ainsi que les délais :

• Information des salariés et des Organisations Syndicales (OS) par voie d’affichage de la tenue des élections.

Délai : impérativement dans les 90 jours précédant le premier tour des élections.

• Convocation des OS pour la négociation du PAP.

Délai : le courrier de convocation doit être reçu par les OS au moins 15 jours avant la réunion de négociation. Il doit être envoyé au moins 2 mois avant l’expiration des mandats en cours (dans le cas du renouvellement de l’instance).

• Négociation du PAP (plusieurs réunions peuvent être nécessaires) puis affichage et appel à candidatures pour le premier tour.
• Affichage des listes électorales.
• Affichage des candidatures reçues. 
• Dans le cas du vote électronique : formation des membres du bureau de vote sur le site de vote et recette du site (test du site).
• Dans le cas du vote électronique : réception par les électeurs des codes de connexion.
• Tenue du premier tour et dépouillement.

Délai : dans les 90 jours suivant l’information aux salariés et aux OS et dans les 15 jours précédant l’expiration des mandats en cours (dans le cas du renouvellement de l’instance).

• Affichage des résultats et, si applicable, annonce du second tour et appel à candidatures.

Délai : le jour même ou le lendemain.

• Affichage des candidatures reçues.
• Dans le cas du vote électronique : adresse du site pour le second tour.
• Dans le cas du vote électronique : réception par les électeurs des codes de connexion.
• Tenue du second tour et dépouillement.

Délai : dans les 15 jours suivant le premier tour.

• Affichage des résultats.

Délai : le jour même ou le lendemain.

• Dans le cas du vote électronique : nettoyage des applications et des données sur le serveur de vote.

Délai : à la fin des délais de recours légaux.

• Transmission des procès-verbaux à l’Inspection du Travail, au Centre de Traitement des Elections professionnelles (CTEFP) et aux OS ayant présenté un candidat et/ou ayant participé à la négociation du PAP.

Délai : dans les 15 jours suivant la fin du deuxième tour.

Bonnes élections !