La gestion de la paie est un domaine en constante évolution liée d’une part à la réglementation, mais également à la révolution technologique de notre société et aux nouvelles attentes des collaborateurs. En 2025, cette évolution s’accélère encore avec de nouvelles tendances qui viennent transformer le fonctionnement des services paie.
Dans cet article, nous allons découvrir les cinq tendances majeures à suivre en matière de gestion de la paie pour 2025.
La digitalisation des processus de paie
La digitalisation n’est pas nouvelle en matière de paie, mais en 2025, elle atteint un nouveau niveau, révolutionnant les pratiques et améliorant ainsi l’efficacité des processus.
L’automatisation de la paie
Les logiciels permettent désormais d’automatiser au maximum les tâches répétitives comme la saisie des éléments variable ou la production des déclarations sociales.
Par exemple, une entreprise peut intégrer directement les éléments qui varient chaque mois, comme les primes ou les heures supplémentaires, générant ainsi automatiquement les rubriques de paie conformément à la réglementation légale, conventionnelle et interne à l’entreprise (maintien de salaire, heures supplémentaires, etc.).
Les déclarations sociales, telles que la DSN mensuelle et les signalements, peuvent également être générées automatiquement en quelques clics. Le logiciel intègre également des contrôles pour faciliter le contrôle de paie et la DSN. Concernant la gestion des embauches, la déclaration d’embauche est transmise automatiquement dès la saisie des données personnelles du collaborateur.
L’automatisation accrue de la gestion de la paie permet de diminuer le risque d’erreur et d’alléger la charge de travail des gestionnaires.
Des outils collaboratifs et accessibles
En 2025, la tendance est aussi à l’utilisation d’outils en ligne collaboratifs. Par exemple, les salariés peuvent saisir directement les éléments les concernant dans un espace personnel, comme une demande d’acompte, un changement de RIB ou une demande de congés payés. Les managers, quant à eux, peuvent saisir à distance les éléments variable.
Concernant les embauches, les salariés peuvent directement saisir leurs données personnelles et les chargés de recrutement ou responsables RH peuvent saisir les éléments concernant le contrat de travail, lesquels sont ensuite automatiquement transférés dans la paie.
L’IA au service de la gestion de la paie
L’intelligence artificielle (IA) ne cesse de prendre de l’ampleur dans le secteur des Ressources Humaine comme le recrutement où elle a été intégrée dans de nombreux process. Toutefois, en gestion de la paie, elle est encore peu développée, mais l’IA représente le grand défi de l’année 2025 pour les métiers de la paie.
Accompagner les équipes paie
Les chatbots, par exemple, permettent de répondre aux questions des salariés concernant leur bulletin de salaire, les congés ou encore les procédures internes à l’entreprise libérant ainsi les gestionnaires de ces tâches chronophages. Il s’agit, à l’instar de ce qui peut se pratiquer dans les services commerciaux, d’un premier niveau de conseil aux salariés avant de solliciter le service paie pour une réponse personnalisée.
Une aide à la veille sociale
Certaines revues spécialisées dans la gestion de la paie intègrent un modèle d’agent conversationnel afin de répondre aux questions des utilisateurs au sujet de la règlementation sociale , incluant les dispositions conventionnelles. Ceci représente un gain de temps considérable pour les équipes dans la mission fastidieuse que représente la veille sociale.
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Aide au contrôle de paie
Certaines solutions proposent des modules permettant aux utilisateurs d’optimiser leurs contrôles, tâche qui peut être négligée par faute de temps avant la clôture, mais tellement importante pour sécuriser la paie. Ces outils utilisent l’intelligence artificielle pour gagner en efficacité d’un mois sur l’autre en fonction des réponses des utilisateurs.
Renforcer le contrôle de paie
En 2025, le contrôle est plus que jamais au cœur des services paie. L’automatisation de la paie et l’essor de l’IA permet de disposer de plus de temps pour assurer cette mission primordiale pour garantir des paies conformes et éviter les erreurs.
L’importance des contrôles réguliers
Le contrôle de paie est crucial pour éviter les erreurs qui peuvent entraîner des conséquences financières et sociales importantes, tant pour l’entreprise que pour les salariés. Le grand défi 2025 en gestion de la paie est d’intégrer le contrôle au cœur du process.
Il ne s’agit plus d’une simple étape parmi tant d’autres, mais bien d’une mission essentielle permettant de garantir la conformité de la paie. Des outils de contrôle de plus en plus performants peuvent alors aider les gestionnaires à renforcer leurs contrôles de paie.
Automatisation des processus de contrôle
Pour simplifier les contrôles de paie et gagner en temps et efficacité, de nombreuses entreprises se tournent vers l’automatisation de ces contrôles. Exit les contrôles visuels des bulletins de salaire avant clôture de la paie, le contrôle de masse est la nouvelle norme.
Ces contrôles se font à partir de l’extraction des rubriques de paie générées par la solution et de tableurs. Pour plus d’efficience, des logiciels sont désormais capables de détecter automatiquement les anomalies, d’alerter les gestionnaires et de proposer des solutions, facilitant ainsi le processus de contrôle.
Responsabiliser les collaborateurs de l’entreprise
La paie n’est plus de la seule responsabilité des gestionnaires, mais est une affaire de tous : direction, équipe Ressources Humaines, éditeurs de logiciel, mais également managers et salariés.
Les salariés aux commandes
Les salariés peuvent dorénavant accéder à leurs informations personnelles de manière très simple grâce à un espace personnel sécurisé. Cet espace leur permet de télécharger leurs bulletins de salaire, de déclarer leurs congés ou encore de gérer leurs données personnelles comme un changement d’adresse ou de coordonnées bancaires.
Impliquer les managers
Les managers sont de plus en plus impliqués dans la production de la paie. Celle-ci n’est alors plus de la seule responsabilité des Ressources Humaines, mais d’une équipe pluridisciplinaire. Les managers peuvent par exemple saisir les éléments variables (heures supplémentaires, primes, …) ou encore valider les congés de leurs collaborateurs. Ils sont également garants du respect du calendrier afin que la paie puisse être clôturée à la date convenue.
Maîtriser les évolutions réglementaires
Les règles régissant la gestion de la paie évoluent constamment, et d’autant plus ces dernières années avec de nombreuses réformes encore à prévoir et notamment concernant les cotisations sociales.
Une veille sociale optimisée
Les gestionnaires doivent être constamment à jour sur les nouvelles réglementations en paie, qu’il s’agisse d’une nouvelle loi, d’un changement de taux ou d’une réforme plus complète. Il est alors important de réaliser une veille sociale de qualité afin de ne pas passer à coté d’une actualité.
Pour cela, les équipes paie peuvent souscrire un abonnement à des revues spécialisées, consulter régulièrement les sites internet, s’inscrire à des newsletters ou encore participer à des webinaires. De manière plus ponctuelle, elles peuvent également participer à des sessions de formation afin d’entretenir leurs compétences et/ou en acquérir de nouvelles.
Choisir les bons outils
L’optimisation de la veille sociale va de pair avec le choix des bons outils pour la réaliser. Il est essentiel de sélectionner des logiciels qui permettent une mise à jour automatique des nouvelles réglementations ou des plateformes proposant une veille sociale complète et personnalisée par rapport au secteur d’activité et au besoin de l’utilisateur.
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