Salarié qui demande à changer de poste : Comment le gérer ?

Salarié qui demande à changer de poste : Comment le gérer ?
Audrey Gervoise

Il est de plus en plus fréquent que les salariés fassent part de leur désirer de mobilité interne auprès de leur hiérarchie. Toutefois, un changement de poste n’est pas si simple à gérer, découvrez comment y répondre et surtout quelles sont les erreurs à ne pas commettre.

Depuis ces dernières années, le marché de l’emploi mais aussi les aspirations et désirs des salariés ont connu de profonds bouleversements. Révolutions technologiques, nouvelles aspirations de vie, changements des modes d’organisation du travail, …. Autant de facteurs qui ont un impact sur le déroulé de la carrière des salariés.

Si bien qu’aujourd’hui, les salariés aspirent à avoir plusieurs casquettes et n’hésitent plus à changer de poste au gré de leurs envies et de leurs passions. Ainsi, il n’est plus rare que les RH soient confrontés à une demande de changement de poste de la part de leurs salariés.

Mais voilà, comment y faire face lorsque l’entreprise ne possède pas de politique de mobilité interne ? L’employeur peut-il refuser une demande de changement de poste ? Y a-t-il des obligations légales à respecter ? … Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur le changement de poste à l’initiative du salarié en parcourant notre article !

Quelles sont les différentes étapes à mettre en œuvre lors d’une demande de changement de poste à l’initiative du salarié ?

Que la demande de changement de poste soit consécutive à la publication d’une offre interne de mobilité ou qu’elle soit la résultante d’une volonté spontanée du salarié, il vous faudra prendre le temps de l’examiner et de la traiter.

Dans cette première partie de notre article, nous vous détaillons l’ensemble des étapes qui composeront la demande de changement de poste par le salarié.

Étape 1 : Organiser un entretien avec le salarié.

Avant même d’examiner attentivement la demande de changement de poste de votre salarié, il est indispensable d’en connaître les raisons.

Pour ce faire, il vous faudra organiser un entretien lors duquel vous pourrez découvrir les motivations et attentes qui ont conduit le salarié à vous présenter sa volonté de mobilité interne.

Le changement de poste est-il motivé par un réel projet professionnel de reconversion ou d’évolution de carrière ? Le salarié se sent-il toujours heureux au sein de l’entreprise ? Est-il lassé par son poste actuel et risque-t-il de quitter l’entreprise en cas de refus de sa candidature ? Le désir de changement de poste est-il révélateur d’un mal-être au sein de son service actuel ? …

Grâce à un examen poussé de sa situation et de ses aspirations, vous aurez déjà une première indication sur la possible réussite ou non de la mobilité.

Car, en effet, si le salarié se présente avec un projet professionnel qui soit déjà en cours de construction et qu’il exprime de réelles motivations à ce changement de poste, il y a de fortes probabilités pour que ce dernier soit un succès et qu’il puisse être bénéfique au salarié comme à l’entreprise.

A contrario, si cette mobilité n’est pas réellement réfléchie et qu’elle soit plutôt la résultante d’un problème au sein de son environnement de travail, d’un véritable mal-être professionnel ; alors la mobilité risque d’être un échec et pourrait même aggraver les problèmes du salarié, voire les transférer vers d’autres salariés.

Étape 2 : S’assurer que le salarié possède les compétences requises pour la bonne tenue du poste.

Une fois les motivations connues, il vous faudra également vous assurer des capacités du salarié à remplir correctement les nouvelles missions accompagnant ce changement de poste.

En effet, ce n’est pas parce qu’un salarié exprime de réelles motivations vers une évolution de carrière qu’il sera en mesure de la concrétiser.

Afin de vous assurer que le salarié soit apte ou qu’il soit en mesure d’acquérir les connaissances et compétences nécessaires à la bonne tenue du poste visé, procédez à un examen approfondi de la situation.

Tout d’abord, prenez-le temps de mettre à jour ou de réaliser une fiche de poste détaillée du poste concerné par la mobilité interne. Dans la mesure du possible, associez le responsable hiérarchique direct auquel le poste est rattaché ainsi que le salarié l’occupant actuellement si ce dernier est toujours présent au sein de l’entreprise.

Par la suite, étudiez le profil du salarié concerné : quelles sont ses missions et compétences actuelles ? Quelles formations a-t-il suivies avant son entrée dans l’entreprise puis par la suite ? Possède-t-il des softs skills et/ou des compétences transversales qu’il pourrait mettre en pratique dans ses nouvelles fonctions ? Est-il possible de lui faire suivre une formation pour lui permettre d’acquérir les compétences manquantes ? …

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Étape 3 : Prendre en considération les demandes et souhaits des autres salariés.

En règle générale, la demande de mobilité du salarié intervient lorsqu’il a connaissance qu’un poste se libère au sein de l’entreprise ou qu’une création de poste est en cours de procédure.

Et si tous les salariés sont libres de postuler ou non à de nouvelles fonctions, il existe certaines catégories de salariés qui sont dits prioritaires pour accéder aux postes vacants de l’entreprise.

Ainsi, avant de confirmer la mobilité interne d’un salarié, il vous faudra vous assurer qu’aucun salarié prioritaire ne soit intéressé, lui aussi, par ce poste. Il s’agit des :

  • Salariés à temps partiel pour un passage vers un poste à temps plein et inversement : des salariés à temps plein qui ont une priorité d’accès aux postes à temps partiel.
  • Salariés travaillant de nuit ayant une priorité pour accéder à un emploi de jour ; et inversement.
  • Salariés visés par un reclassement, que celui-ci soit la résultante de leur état de santé (avis d’inaptitude, restrictions médicales, …) ou du fait d’une possible procédure de licenciement pour motif économique.

Étape 4 : Prévoir le potentiel remplacement du salarié et les modalités de la période de transition.

Si vous envisagez d’accepter la mobilité interne de l’un ou même de plusieurs de vos salariés, il vous faudra anticiper ce ou ces changements.

L’une des premières questions à vous poser sera celle du délai de mise en œuvre du changement de poste. Le poste visé est-il déjà vacant, si non dans quel délai ? Le salarié est-il en mesure de prendre immédiatement ses nouvelles fonctions ou devra-t-il suivre une formation ?

Ensuite, viennent les questions d’ordre technique et organisationnel. De combien de temps avez-vous besoin pour recruter et former son remplaçant ? Le salarié pourra-t-il assurer la passation de poste avec son remplaçant ? Avez-vous la possibilité de mettre en place une période probatoire pour vous assurer des capacités du salarié à tenir ses nouvelles fonctions ? Que se passe-t-il si cela n’est pas le cas ou si le salarié souhaite réintégrer son ancien poste ?

Il vous faudra répondre à toutes ces questions afin de vous assurer que le changement de poste se passe dans les meilleures conditions possibles et que cela puisse être une réussite.

Étape 5 : Informer le salarié de votre décision.

Que la réponse à sa demande soit positive ou négative, nous vous conseillons de recevoir à nouveau le salarié en entretien afin de lui exposer directement les raisons de votre décision.

Il est effectivement indispensable que celui-ci soit le premier informé de l’aboutissement ou non de sa demande et que vous puissiez clairement lui expliquer les raisons qui auront motivé sa nouvelle affectation ou celles qui seront à l’origine de son maintien au sein de son poste actuel.

En cas d’aboutissement de la demande, profitez de ce nouvel entretien pour valider l’ensemble des points administratifs et organisationnels de la mobilité. Si le salarié doit suivre une formation, assurez-vous de son accord par un écrit. De même si cela entraîne des modifications de son contrat de travail, faites-lui prendre connaissance de l’avenant qui accompagnera le changement. Exposez-lui les différentes étapes de son calendrier de prise de fonction et assurez-vous que cela lui convient, etc.

En cas de refus de la mobilité interne, expliquez-lui clairement les raisons qui vous ont poussé à lui refuser ce changement de poste. Est-ce parce qu’un salarié prioritaire a fait part de son souhait d’occuper le poste ? Est-ce parce que le salarié n’avait pas les compétences nécessaires et qu’il était urgent de pourvoir au poste ? Profitez-en pour travailler avec lui sur ses aspirations et sur les évolutions futures qui pourraient lui être proposées au sein de l’entreprise.

Étape 6 : Communiquer auprès des équipes.

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Lorsque le changement de poste est acté avec le salarié, il vous faudra en premier lieu avertir les responsables hiérarchiques (actuels et futurs) du salarié à la fois du changement de poste, mais également du calendrier de celui-ci.

Le plus pratique est d’organiser une réunion avec le salarié et les responsables de chaque service afin de planifier la communication auprès des équipes et confirmer les différentes étapes de la mobilité.

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Étape 7 : Organiser des entretiens de suivi sur les premières semaines.

La gestion du changement de poste ne s’arrête pas à la partie administrative et organisationnelle avant la mobilité, il est également nécessaire de prévoir l’accompagnement et le suivi de ce changement.

En effet, durant les premières semaines il sera utile d’organiser des points réguliers avec le salarié, mais également avec son nouveau manager afin d’aborder la mobilité dans son ensemble, c’est-à-dire à la fois ce qui va et ce qui ne va pas et si besoin d’apporter des actions correctives.

Ainsi, les chances de réussite seront démultipliées.

Changement de poste : Quels sont les principaux points d’attention ?

Comme nous venons de le voir, une demande de changement de poste requiert du temps, mais aussi de l’attention. Et comme un oubli est parfois vite arrivé et qu’il peut avoir de graves conséquences, voici les principaux points d’attention à ne surtout pas négliger lors d’une demande de mobilité interne.

Veillez à votre communication.

Bien qu’en cas de refus, comme en cas d’acceptation, vous n’ayez pas l’obligation de motiver votre décision, nous vous conseillons fortement de prendre le temps d’expliquer les raisons de cette dernière, et ce à l’ensemble de votre personnel.

En effet, un refus non expliqué pourrait avoir pour conséquence de démotiver un salarié compétent et qui jusqu’à présent était impliqué au sein de l’entreprise. Ce qui aurait pour finalité la perte d’un talent.

De même, en cas d’acceptation, cette promotion pourrait être vue comme du favoritisme et non seulement mettre le salarié concerné en porte-à-faux auprès de ses nouveaux comme de ses anciens collègues, mais également être génératrice de tensions au travail.

Assurez-vous du respect administratif et légal du changement de poste.

En plus de penser à interroger les salariés prioritaires sur leur souhait ou non de candidater à un poste vacant au sein de l’entreprise, n’oubliez pas la partie administrative du changement de poste, à savoir la rédaction d’un avenant au contrat de travail reprenant l’ensemble des éléments qui accompagneront la nouvelle prise de poste.

Cela peut concerner le statut du salarié, sa rémunération, son temps de travail, ses qualifications, … Inscrivez chaque détail par écrit et faites-les valider et signer par le salarié avant d’officialiser le changement de poste.

Ne négligez pas l’intégration du salarié au sein de ses nouvelles fonctions, de son nouveau service.

Bien que le salarié soit déjà un membre à part entière de l’entreprise, une mobilité induit beaucoup de changements dans son quotidien, mais aussi dans celui de ses collègues. Ainsi, il est recommandé de définir une procédure d’onboarding spécifique aux mobilités interne : intégration au sein du nouveau service, présentation aux nouveaux collègues de travail, information sur la vie du service, etc.

Prévoyez une solution de repli.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, et qu’il est parfois même interdit par la convention collective de mettre en place une période probatoire lors d’une mobilité interne, prévoyait en amont avec le salarié et les responsables de service une solution en cas d’échec du changement de poste.

Si le salarié n’arrive pas à acquérir les compétences nécessaires à son nouveau poste que se passera-t-il ? Pourra-t-il réintégrer son poste ou sera-t-il licencié ? Que faire si son ancien poste est déjà pourvu ? Et si le salarié regrette son changement de poste et demande à reprendre ses anciennes fonctions, comment organiser cela ? Autant d’interrogations qui doivent trouver une réponse avant l’officialisation de la mobilité.

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Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.