En andragogie, on a l’habitude de dire “qu’on ne forme pas pour le plaisir”. Je vous rassure, rien à voir avec une formation morne et monotone pour les stagiaires. Derrière cette affirmation, on retrouve plutôt l’idée que tout acte de formation poursuit un but, un objectif.
Ainsi, à l’issue de toute formation, l’apprenant doit repartir avec des connaissances et/ou des compétences nouvelles. Ou tout du moins, avec des connaissances et/ou des compétences approfondies s’il était déjà familier du sujet.
Il faut donc arrêter de voir la formation comme une distraction ou encore une récompense pour les salariés. C’est un véritable outil stratégique entre les mains de l’entreprise, qui doit en tirer un retour sur investissement (ROI) favorable, puisqu’il s’agit d’un poste de dépense obligatoire pour elle.
C’est pour pouvoir suivre l’intérêt et l’efficacité de ces formations que l’entreprise va se doter d’un panel d’indicateurs de performance (ou Key Performance Indicators – KPI).
Sommaire de l'article:
KPI et objectifs
Un KPI est une unité de mesure qui permet à l’entreprise d’évaluer l’efficacité d’un projet (en l’occurence ici le plan de développement des compétences). Le but est de savoir, grâce à cette mesure, si on se rapproche favorablement de l’objectif fixé. C’est finalement un jalon sur un parcours.
Qui dit unité de mesure, dit niveau cible de référence. Ainsi, pour être utile, un KPI doit être adossé à un objectif SMART. En effet, il faut bien identifier le besoin qu’il doit satisfaire pour ne pas se tromper de cible et viser à côté.
Exemple : on ne souhaite pas que ” Robert suive une formation management pour encadrer sa future équipe “. On sera plus précis en souhaitant que ” Robert suive la formation Manager débutant, en présentiel inter-entreprises, 3 mois avant l’arrivée de son 1er collaborateur “.
>> C’est quand même plus simple de vérifier l’atteinte de l’objectif et sa pertinence sous cet angle non ?
Etant donné que chaque entreprise a un projet spécifique, la liste des KPI suivis va varier, pour être personnalisée au maximum. Néanmoins, il existe des indicateurs “standards” que nous allons détailler juste après.
Les KPI de suivi
Les indicateurs de suivi sont principalement ceux qui vont faire référence à un état d’avancement. On les retrouve plutôt dans la phase de planification du plan de développement des compétences.
En voici 5 utilisés couramment :
Taux de déploiement du plan de développement des compétences
Il s’exprime comme le rapport entre le volume de formations demandées et celui réellement planifié par l’entreprise.
Ainsi, un taux de déploiement de 50% signifie que 1 formation sur 2 demandée par les salariés a été prévue. L’idéal étant, bien entendu, de planifier l’intégralité le plus en amont possible, pour gérer les aléas en cours d’année.
Il n’y a pas de miracle : un plan planifié à 7% ne sera jamais réalisé à 100% ! En fonction de la saisonnalité de l’activité par exemple, on n’espèrera pas forcément atteindre un taux de déploiement linéaire.
Taux de prise en charge financière par l’OPCO
Il correspond au ratio entre la dépense financière engagée par l’entreprise et celle prise en charge par l’OPCO.
Il s’agit de mesurer la rentabilité des cotisations obligatoires et l’utilisation des différents dispositifs d’aides existants. On peut scinder cet indicateur en fonction des fonds de financement obtenus par exemple, car ils évoluent chaque année.
Taux de planification des formations par sexe / CSP …
Si la validation du plan de développement des compétences a fait attention à respecter l’attribution homme/femme, ouvrier/ETAM/cadre, sa mise en œuvre doit aussi être source de vigilance.
Les contraintes de planification peuvent être différentes selon ces critères. Il faut alors veiller à équilibrer les départs en formation. En effet, une coupe budgétaire inopinée en cours d’année pourrait, par exemple, mettre à mal l’équité d’accès à la formation.
Taux de remplissage des sessions de formation
Il se définit comme le rapport entre le nombre de places disponibles proposées et le nombre de participants inscrits. Selon le mode de formation choisi (intra ou inter-entreprises), ce ratio aura un fort impact sur le coût engagé par apprenant.
L’heure de la relance a peut-être sonné ! A moins qu’il ne faille tout simplement revoir les dates et horaires proposés, pour s’adapter aux contraintes de l’entreprise.
Nombre de formations obligatoires / non obligatoires réalisées par salarié.
En effet, dans le cadre des obligations liées aux entretiens professionnels, il s’agit d’un paramètre à prendre en compte dans la validation et la planification des formations annuelles.
C’est toujours dommage de se rendre compte à la dernière minute que le compte n’y est pas et s’exposer à de lourdes sanctions financières !
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Les KPI de résultat
Les indicateurs de résultat sont principalement ceux qui vont faire référence à l’évaluation d’une action terminée. On peut les retrouver à l’issue d’une action de formation ou, de manière globale, en fin d’année lors du bilan du plan de développement des compétences.
Ils peuvent être extrêmement nombreux, en fonction des axes stratégiques de l’entreprise. En voici cependant 5 utilisés couramment :
Le nombre d’heures de formation annuelles
Cet indicateur est à manipuler avec le plus grand soin, car il n’indique absolument pas la même chose selon l’effectif que l’on prend au dénominateur.
Ainsi, on peut très bien diviser le nombre d’heures de formation réalisées par l’effectif global de l’entreprise. On peut également souhaiter prendre le nombre de stagiaires de la formation ou encore ne comptabiliser, de manière unitaire, que les salariés ayant suivi une formation. Attention à ne pas comparer des choux et des carottes !
Rappelez-vous que l’on peut faire dire tout et n’importe quoi à une donnée, si le contexte reste obscur…
La comparaison du budget dépensé par rapport au budget prévisionnel
L’écart est une chose, certes, mais il faut surtout arriver à analyser et comprendre cet écart pour en tirer les bonnes résolutions.
Avez-vous été trop optimiste sur les coûts lors de la construction du plan ? Avez-vous dépensé plus que prévu, car vous avez également réalisé davantage de formations ? L’action qui en découle ne sera pas la même, les conséquences non plus !
Le rapport entre les coûts pédagogiques et les frais annexes (hors rémunérations)
En résumé, les frais annexes correspondent aux frais de déplacement en lien avec la formation. L’analyse de ce rapport permet bien souvent de redessiner sa cartographie de partenaires.
Souhaiter le prix le plus bas pour la formation est une chose, mais attention à étudier l’offre dans son package complet.
S’il faut rajouter des nuits d’hôtel, des repas… ce n’est peut-être plus aussi intéressant que prévu finalement. Sans compter le temps perdu, la fatigue et les risques associés pour les salariés.
Le volume de formations achetées par prestataire
En effet, selon le volume que vous consommez, il est peut-être bon de repartir en négociation tarifaire et, pourquoi pas, déboucher sur un accord cadre.
La négociation peut également porter sur des avantages divers : création de sessions à la demande, places réservées en priorité sur certaines sessions… En tout cas, ça ne coûte rien de demander !
La satisfaction des participants
On s’écarte un peu de l’aspect financier, mais il est important que vos salariés soient satisfaits de la formation qu’ils ont suivi. Attention, cela ne présume en rien l’acquisition de nouvelles connaissances / compétences. Néanmoins, cela va jouer sur l’ambiance au travail et leur rôle de prescripteur face aux plus réfractaires.
L’image de la formation corvée est à bannir. Cet indicateur vous permettra également de faire le tri dans votre panel de prestataires. En effet, mieux vaut tisser des relations privilégiées avec un nombre restreint que de s’éparpiller.
Pourquoi s’attacher au suivi des KPI ?
Il est recommandé de mixer des indicateurs de suivi et des indicateurs de résultat dans votre tableau de bord, pour garantir une certaine cohérence. Attention cependant au piège de la quantité plutôt que de la qualité.
En effet, il vaut mieux assurer un suivi pour un nombre restreint d’indicateurs (5-8 généralement). Sinon, vous risquez vite de vous trouver dépassé(e) par les données. Le but du suivi reste quand même de pouvoir mettre en place les actions correctives nécessaires à la suite.
Du moment que votre Direction et vous-même avez défini une stratégie de formation, cela signifie que vous vous fixez des objectifs. Nous l’avons dit précédemment, qui dit objectifs, dit indicateurs de suivi.
Outre le fait de pouvoir jalonner la progression de votre stratégie et de rendre des comptes à votre hiérarchie, ces KPI vont également intervenir dans vos obligations légales annuelles.
En effet, vous n’êtes pas sans savoir que vous devez rendre des comptes, chaque année, à vos élus CSE (et notamment ceux de la Commission de la Formation) à ce sujet.
Ainsi, la définition, la construction et le suivi des ces indicateurs va vous permettre de préparer la note d’information concernant les orientations de la formation professionnelle dans votre entreprise.
La rédaction s’en trouvera grandement facilitée car vous disposerez déjà des données que vous allez devoir utiliser pour y parvenir.
Vous montrerez ainsi votre proactivité en matière de formation aux membres de votre CSE et serez en mesure d’expliquer les résultats présentés, de manière sereine et factuelle.
La formation sera enfin perçue comme un réel levier de gestion des carrières pour vos salariés, tout en remplissant son rôle stratégique pour l’entreprise, afin d’assurer le développement de cette dernière.
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