Heures complémentaires : comment les déclarer en DSN ?

Lorsqu’un salarié à temps partiel effectue des heures au-delà de son temps de travail contractuel, il réalise des heures complémentaires, qui ne doivent pas être confondues avec les heures supplémentaires. Ces heures complémentaires sont strictement encadrées par le Code du travail.

Dans quelles conditions un salarié peut-il effectuer des heures complémentaires ? Comment sont-elles rémunérées ? Et comment les traiter en paie ?

Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur la gestion en paie des heures complémentaires. 

Qu’est-ce qu’une heure complémentaire ?

Avant d’entrer dans le détail du calcul des heures complémentaires, il est important de comprendre en quoi consiste exactement les heures complémentaires et quelles sont les obligations de l’employeur. 

Les heures complémentaires, c’est quoi ?

Les heures complémentaires correspondent aux heures effectuées par un salarié à temps partiel au-delà de son horaire contractuel, sans pour autant dépasser la durée légale du travail (35 heures hebdomadaire) ou la durée conventionnelle le cas échéant. 

Ainsi, le recours aux heures complémentaires permet à l’employeur de répondre ponctuellement à une augmentation temporaire d’activité sans devoir modifier le contrat de travail du salarié.

Heures complémentaires et heure supplémentaires : Quelles différences ?

Les heures complémentaires concernent exclusivement les salariés à temps partiel. Elles correspondent aux heures effectuées au-delà du temps de travail contractuel, sans jamais atteindre la durée légale (35 heures hebdomadaires) ou conventionnelle du travail, sans quoi le contrat peut être requalifié en contrat à temps plein, conformément à plusieurs arrêts de la Cour de cassation.

À l’inverse, les heures supplémentaires s’appliquent uniquement aux salariés à temps plein et débutent dès le dépassement de la durée légale ou conventionnelle de travail.

Les règles de valorisation, les limites maximales, les obligations de l’employeur et le traitement en paie diffèrent pour ces deux types d’heures. 

Heures complémentaires : Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Le recours aux heures complémentaires doit être prévu dans le contrat de travail. Dans le cas contraire, l’employeur ne peut pas imposer des heures complémentaires au salarié à temps partiel. Le contrat de travail doit notamment prévoir les limites dans lesquelles les heures complémentaires peuvent être effectuées. 

Par ailleurs, l’employeur doit respecter un délai de prévenance avant que le salarié puisse effectuer des heures complémentaires. Ainsi, l’employeur doit informer le salarié au moins trois jours à l’avance de la réalisation d’heures complémentaires, sauf dispositions conventionnelles contraires.

Comment calculer les heures complémentaires ?

Le calcul des heures complémentaires est régi par le Code du travail, mais également par les accords de branche et les accords d’entreprise.

Quelles sont les limites maximales ?

La limite maximale légale est fixée à 1/10^e de la durée contractuelle. Toutefois, un accord d’entreprise ou d’établissement, à défaut une convention ou un accord de branche étendu, peut porter la limite maximale d’heures complémentaires à 1/3 de la durée prévue au contrat. L’accord d’entreprise ou d’établissement prime sur l’accord de branche même en cas de dispositions moins favorables pour le salarié.

Exemple sans dispositions conventionnelles :

Prenons le cas d’un salarié à temps partiel travaillant 20 heures par semaine. Sa convention collective ne prévoit aucune disposition particulière sur les heures complémentaires, il faut donc appliquer la limite légale prévue à l’article L.3123-9 du Code du travail.

• 1/10 de 20 heures = 2 heures.
• Le salarié peut donc effectuer jusqu’à 22 heures de travail par semaine au maximum, soit 2 heures complémentaires.

Exemple avec un accord d’entreprise prévoyant un plafond de 1/3 :

Le même salarié est cette fois régi par un accord d’entreprise qui autorise un plafond d’heures complémentaires équivalent à 1/3 de la durée contractuelle.

• 1/3 de 20 heures = environ 6,67 heures.
• Il peut donc effectuer jusqu’à 26 heures et 40 minutes de travail hebdomadaire, dont 6 heures et 40 minutes en heures complémentaires.

Heures complémentaires : Quelle est la rémunération ?

Les heures complémentaires donnent droit obligatoirement à une majoration de salaire. Ainsi, l’article L.3123-29 du Code du travail prévoit : 

• 10 % de majoration pour les heures complémentaires effectuées dans la limite de 1/10^e de la durée contractuelle.
• 25 % de majoration pour celles comprises entre 1/10^e et 1/3 de la durée contractuelle (dans l’hypothèse où un accord collectif prévoit cette possibilité). 

Toutefois, une convention ou un accord de branche étendu peut prévoir d’autres dispositions en matière de majoration de salaires des heures complémentaires qui peuvent être moins favorables au salarié que les dispositions légales. Dans ce cas, la majoration des heures complémentaires doit être au minimum de 10 % jusqu’à la limite maximale autorisée, soit 1/3 de la durée contractuelle.

Exemple de calcul

La convention collective applicable ne prévoit pas de dispositions spécifiques concernant les limites maximales et la majoration des heures complémentaires. Il n’existe pas non plus d’accord d’entreprise ou d’établissement sur le sujet. Par conséquent, c’est le cadre légal qui s’applique, à savoir une limite de 1/10^e de la durée contractuelle et une majoration de 10 % pour les heures complémentaires réalisées dans cette limite.

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Un salarié à temps partiel travaillant 30 heures par semaine effectue 3 heures complémentaires sur une semaine.

Si son taux horaire est de 12 €, le calcul de la rémunération des heures complémentaires sera :

• (2 h x 12 € x 1,10) = 26,40 €

Le traitement en paie des heures complémentaires

Les heures complémentaires bénéficient d’un régime social et fiscal de faveur. Ce régime a une incidence directe sur la manière dont ces heures doivent être traitées en paie tant au niveau du calcul des cotisations sociales qu’au niveau de la DSN. 

Mention sur le bulletin de salaire

Les heures complémentaires doivent figurer sur le bulletin de paie avec le détail du taux de majoration appliqué. L’absence de mention peut être considérée comme un manquement de l’employeur.

Le régime social et fiscal des heures complémentaires

Les heures complémentaires entrent dans l’assiette de cotisations sociales pour le paiement de l’heure et sa majoration. Toutefois, elles entrent dans le champ d’application de la réduction de cotisations salariales applicables aux heures supplémentaires. 

Ainsi, la rémunération des heures complémentaires, y compris la majoration peut bénéficier d’une réduction de cotisations salariales de 11,31% dans le cas général. Contrairement aux heures supplémentaires, les heures complémentaires n’ouvrent pas droit à la déduction forfaitaire de cotisations patronales applicable aux entreprises de moins de 250 salariés.

En outre, les heures éligibles à la réduction de cotisations salariales sont également exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite de 7500 euros net (soit 8037 euros brut). Dans ces limites, La rémunération des heures complémentaires n’entre donc pas dans le net imposable du salarié ni dans l’assiette du prélèvement à la source.

L’exonération fiscale des heures complémentaires a un impact sur le traitement en paie de la CSG/CRDS, dont une partie est en principe déductible de l’impôt sur le revenu (6,80 %) et l’autre non (2,90 %). Cependant, puisque la rémunération des heures complémentaires est exonérée d’impôt sur le revenu, la totalité de la CSG/CRDS (soit 9,70 %) devient non déductible.

Cette spécificité implique que la rémunération des heures complémentaires figure généralement sur une ligne distincte du bulletin de salaire.

La déclaration en DSN

Les heures complémentaires doivent être déclarées en DSN dans le bloc 51 “Rémunération” : 

La rémunération des heures complémentaires doit également être déclarée dans le bloc 58 afin de valoriser le montant net social. Cette mention, désormais obligatoire sur le bulletin de salaire, sert de base au calcul de certaines prestations sociales versées aux assurés, telles que la prime d’activité.

La réduction salariale sur les heures complémentaires doit être déclarée à l’Urssaf dans le bloc 23 en cotisation agrégée et dans le bloc 78 et 81 en cotisation individuelle.

Questions fréquentes au sujet des heures complémentaires 

Les heures complémentaires sont-elles obligatoires ?

En principe, un salarié ne peut pas refuser d’effectuer des heures complémentaires dès lors que celles-ci sont prévues dans son contrat de travail.

Toutefois, il dispose de deux cas dans lesquels un refus est légitime : si l’employeur ne respecte pas le délai de prévenance de trois jours avant la réalisation des heures complémentaires, ou si la demande dépasse les limites fixées soit par la loi, soit par la convention ou l’accord collectif applicable. En dehors de ces cas, le refus d’exécuter les heures complémentaires peut être considéré comme une faute.

L’employeur ne peut pas imposer des heures complémentaires de manière abusive ni modifier la durée contractuelle du travail sans l’accord du salarié. De plus, la réalisation régulière d’heures complémentaires peut conduire à une requalification du contrat de travail du salarié.

Ainsi, conformément à l’article L.3123-13 du Code du travail, si pendant une durée consécutive de 12 semaines ou pendant 12 semaines sur une période de 15 semaines, le salarié effectue au moins 2 heures complémentaires par semaine, son contrat est modifié, sauf opposition du salarié et sous respect d’un délai de prévenance de 7 jours.

Un salarié peut-il effectuer des heures complémentaires sans l’accord de l’employeur ?

Un salarié ne peut pas effectuer des heures complémentaires de sa propre initiative. Ces heures doivent nécessairement être demandées ou validées, au moins implicitement, par l’employeur.

Si un salarié réalise des heures au-delà de son temps contractuel sans l’accord préalable de l’employeur, ce dernier n’est pas tenu de les rémunérer, sauf si la charge de travail imposée rendait leur accomplissement indispensable. En cas de litige, il appartient au juge d’apprécier si l’accord de l’employeur, même tacite, peut être retenu au vu des circonstances.

Peut-on récupérer des heures complémentaires ?

Non, les heures complémentaires ne peuvent pas être compensées par un repos équivalent, contrairement aux heures supplémentaires qui peuvent donner droit à un repos compensateur de remplacement.

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