Les frais de repas engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent être remboursés par l’employeur en franchise de cotisations dans certaines limites. Ces remboursements de frais professionnels sont également exonérés d’impôt sur le revenu.
Toutefois, ils ne sont pas légalement obligatoires, sauf dispositions conventionnelles ou internes à l’entreprise. Par ailleurs, le salarié peut déduire ses frais de repas de l’impôt sur le revenu sous le régime des frais réels.
Dans cet article , nous vous proposons de faire le point sur le remboursement des frais de repas en 2026 et les modalités de déduction de l’impôt sur le revenu.
Remboursement des frais de repas : Comment ca marche ?
Les frais de repas engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent être remboursés au titre des frais professionnels. Les modalités de remboursement sont définies dans le BOSS, qui précise notamment les conditions d’exonération et les plafonds applicables selon la situation du salarié.
Frais de repas : La notion de frais professionnels
Sont considérées comme des frais professionnels les dépenses engagées pour la prise du repas dans les situations suivantes :
- Déplacement dans le cadre de son activité professionnelle : Il peut s’agir d’une situation de déplacement régulier dans le cadre de ses fonctions ou un déplacement ponctuel pour assister à une réunion ou réaliser une formation professionnelle par exemple.
- Travailler en dehors des locaux de l’entreprise : Lorsque les conditions de travail ou l’organisation de l’entreprise empêchent le salarié de rejoindre son domicile pour se restaurer.
- Repas pris sur le lieu de travail : Le salarié est contraint de prendre son repas sur le lieu de travail habituel en raison de conditions particulières d’organisation et d’horaires de travail. (travail en équipe, travail posté, travail continu, horaire décalé, travail de nuit)
Ces remboursements sont alors exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans les limites fixées par la réglementation.
Frais de repas : Comment les rembourser ?
Les frais de repas peuvent être remboursés sous forme d’allocation forfaitaire, dans les limites fixées par la réglementation, en fonction de la situation du salarié (repas pris en dehors des locaux, sur le lieu de travail ou au restaurant).
Il n’est pas nécessaire de demander au salarié un justificatif systématique, mais les circonstances de fait doivent pouvoir être démontrées au regard de l’activité exercée, des horaires de travail et de l’organisation de l’entreprise.
Il reste toujours possible de rembourser les frais de repas sur la base des frais réels, à condition que le salarié présente les justificatifs nécessaires. Les circonstances doivent être similaires à celles ouvrant droit à l’allocation forfaitaire, sans toutefois donner lieu à un montant exagéré ou disproportionné.
On distingue trois catégories de frais de repas :
- Les frais de repas pris sur le lieu de travail,
- Les frais de repas en dehors des locaux de l’entreprise
- Les frais de restaurant
À noter : Pour bénéficier de l’indemnité « restaurant », le salarié doit être contraint de prendre ses repas au restaurant en raison de ses conditions de travail ou lorsque cette pratique constitue un usage dans la profession (exemple : chauffeur routier).
Un alternative aux indemnités de repas : Les tickets restaurants
Le remboursement des frais de repas en franchise de cotisations est limité à certaines conditions bien précises.
L’employeur peut également participer au financement des repas de ses salariés sous la forme de titres‑restaurant, encore souvent appelés « tickets restaurant », même s’ils prennent désormais la forme d’une carte ou d’une application mobile.
Il n’existe pas de condition particulière d’organisation du travail, mais le temps de repas doit être compris dans l’horaire de travail et les titres‑restaurant ne peuvent être attribués qu’en cas de présence effective dans l’entreprise.
Ainsi, aucun titre‑restaurant ne peut être accordé par exemple pendant les congés payés ou encore un arrêt de travail.
Ainsi, le dispositif peut être ouvert à un plus grand nombre de salariés, mais le titre-restaurant ne peut être attribué qu’aux salariés titulaires d’un contrat de travail, y compris à ceux en situation de télétravail.
Une exception existe toutefois pour les stagiaires, qui peuvent également en bénéficier dans les mêmes conditions que pour les salariés de l’entreprise.
En revanche, les titres-restaurant ne peuvent pas être attribués lorsque l’entreprise dispose d’un restaurant d’entreprise ou interentreprises accessible aux salariés.
Le titre-restaurant repose sur un principe de cofinancement entre le salarié et l’employeur.
Pour bénéficier du régime social et fiscal de faveur, la participation de l’employeur doit être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre, sans dépasser le plafond fixé et réévalué chaque année par l’administration en fonction de l’inflation.
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Frais professionnels : Quel est le barème des frais de repas en 2026 ?
Les frais de repas versés sous forme d’allocation forfaitaire ou de titres restaurant sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, dans la limite d’un barème revalorisé chaque année en fonction de l’inflation et publié par l’administration.
Ce barème fixe les plafonds applicables selon le type de repas (pris sur le lieu de travail, en dehors des locaux ou au restaurant).
Barème d’exonération des allocations forfaitaires pour les frais de repas :
| Frais de nourriture sur le lieu de travail | 7,50 |
| Frais de nourriture en dehors des locaux de l’entreprise | 10,40 |
| Frais de restaurant | 21,40 |
Valeur maximale de la participation employeur aux titres restaurant :
| Taux de participation de l’employeur | Entre 50 % et 60 % de la valeur faciale du titre |
| Plafond d’exonération de cotisations sociales | 7,32 € maximum par titre |
Impôt sur le revenu : Quel montant déduire sur les frais de repas
Les dépenses engagées par les salariés pour leurs repas dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent être déduites de l’impôt sur le revenu.
Les contribuables doivent les indiquer dans la rubrique dédiée aux « frais réels » de leur déclaration de revenus. L’administration fiscale fixe chaque année une limite d’exonération, réévaluée en fonction de l’inflation.
Le principe de la déduction des frais réels
Le système de déduction des frais réels repose sur un principe simple : tout contribuable salarié peut déduire de ses revenus imposables les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle, dès lors qu’elles sont nécessaires à l’obtention de son revenu.
Ces frais viennent remplacer l’abattement forfaitaire de 10 % automatiquement appliqué par l’administration fiscale.
Pour être déductibles, les dépenses doivent répondre à plusieurs conditions :
- être nécessitées par l’exercice d’une activité salariée
- avoir été effectivement payées au cours de l’année d’imposition
Lorsque le contribuable opte pour la déduction des frais réels, il doit ajouter à ses revenus imposables toutes les allocations et remboursements pour frais d’emploi versés par l’employeur.
Le détail, la nature et le montant des frais doivent être précisés dans la déclaration de revenus, via la rubrique « Informations ».
Comment calculer les frais réels pour les repas ?
La notion de frais professionnels au sens de l’administration fiscale
Lorsqu’un salarié ne dispose pas d’un service de restauration collective sur son lieu de travail et que la durée de sa pause méridienne ou la distance entre son domicile et son lieu d’activité ne lui permettent pas de rentrer déjeuner, il est présumé supporter des frais supplémentaires de repas liés à son activité professionnelle.
Déclarer ses frais réels
Le salarié doit savoir que les limites d’exonération sont fixées chaque année par l’administration fiscale. Pour l’imposition des revenus 2024 (déclaration 2025), cette limite est fixée à 5,35 euros par repas.
Les frais de repas ne peuvent être déduits que pour les journées réellement travaillées et pour lesquelles la période de repas est comprise dans l’horaire de travail. Ainsi, le salarié doit effectivement exercer une activité sur la journée concernée pour pouvoir déduire un repas.
Exemples de situations où la déduction n’est pas possible :
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Je fais le test- Absence du salarié (congés payés, arrêt de travail, RTT, etc.) ;
- Pas de pause méridienne comprise dans le temps de travail
- Un salarié qui travaille exceptionnellement le samedi de 9 h à 12 h ne peut pas déclarer un repas déductible pour ce jour.
Réintégrer ses remboursements dans le net imposable
Le salarié doit également réintégrer dans son revenu imposable la participation de l’employeur aux titres‑restaurant ainsi que la part exonérée des remboursements de frais de repas, afin d’éviter toute double déduction.
Concernant les frais de repas, il s’agit des allocations forfaitaires versées par l’employeur (ex : prime de panier) ou la participation employeur aux titres restaurant ainsi que tout remboursement au titre des frais professionnels sur justificatif.
Attention : ces éléments ne sont pas automatiquement intégrés dans la déclaration de revenus, car ils ne figurent pas dans le net imposable déclaré par l’employeur à l’administration fiscale via la DSN. Le salarié doit alors modifier le montant prérempli.
Illustration par un exemple
Prenons l’exemple d’un salarié bénéficiant de titres‑restaurant d’une valeur faciale de 8 €, avec une participation employeur de 4 € (donc conforme aux limites d’exonération fiscales).
- Sur l’année, il a travaillé 215 jours et a donc reçu 215 titres‑restaurant
- L’employeur a déclaré un net imposable de 24 000 € via la DSN
- Réintégration de la part patronale des titres -restaurant dans son revenu imposable : 215 × 4 € = 860 €.
- Net imposable à déclarer : 24000 + 860 = 24 860 €
- Frais de repas à déclarer en frais réels : 215 × 5,35 € = 1 150,25 €
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