Créez votre offre de formation interne … en cinq étapes !

Les dispositifs de formation interne peuvent répondre avec pertinence aux besoins de vos salariés. En pratique, il s’agit de recourir aux compétences de certains salariés pour en former d’autres.

La formation interne représente en quelque sorte, le principe de l’économie circulaire à l’échelle de la formation. Cependant, il y a des étapes à respecter pour que celle-ci soit efficace.

Dans cet article, je vous parle des cinq étapes incontournables pour créer et animer un dispositif de formation interne dans votre structure.

Au préalable : interroger le besoin

Avant de se lancer dans la création d’un dispositif, il est toujours important d’en vérifier la pertinence en fonction du contexte.

À l’échelle des tendances actuelles dans le domaine de la formation

À l’échelle des tendances actuelles, les dispositifs de formation interne s’inscrivent dans une volonté de se détacher du modèle “le diplôme d’abord, l’expérience après”.

Aujourd’hui, l’expérience professionnelle est valorisée en tant que vecteur d’apprentissage.

De nombreux dispositifs viennent bouleverser les modèles traditionnels en ce sens : AFEST, communauté apprenante, apprentissage, VAE …

De la même manière, la formation interne est une reconnaissance de l’expérience de vos salariés. Ils pourront se former par la suite pour rendre cette expérience transmissible.

À l’échelle du marché de la formation

Du point de vue du marché, la formation interne est particulièrement pertinente lorsque l’offre existante ne répond pas à la demande.

Cela peut vous arriver lorsque votre entreprise a des spécificités qu’un organisme extérieur peinera à traduire dans sa proposition.

Je pense par exemple aux employeurs publics et aux différents sujets liés aux relations avec les usagers. Dans ce cas, la formation est orientée “service public”, parfois même adaptée au service spécifique dont il est question. En d’autres termes, un programme de formation plus général ou de type “relation client” ne sera pas pertinent.

Un autre exemple : votre entreprise est à l’origine d’une innovation, ou d’un processus industriel particulier. Vos salariés seront certainement les plus compétents pour assurer des formations.

De plus, dans ce cas, la formation interne vous permettra d’assurer la confidentialité des informations de façon optimale.

Vous l’avez compris : créer et faire vivre un tel dispositif demande du temps et des moyens. C’est pourquoi il est important de bien en mesurer le retour sur investissement !

Les compétences visées sont une niche ? Vous constatez une rareté du profil du formateur ? Ou encore, vos contraintes sont très nombreuses ? La formation interne est la bonne solution pour vous.

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Première étape : légitimer la démarche

Avant même de concevoir votre dispositif, il est essentiel de lui faire de la place !

En effet, je constate parfois que la formation interne est considérée comme une solution au rabais par rapport aux autres réponses formatives.

Certes ce type de dispositifs permet de mieux maîtriser les budgets, mais ce n’est pas pour autant que la qualité est moindre. Encore faut-il que le dispositif soit correctement construit et porté par l’ensemble des acteurs de la formation.

La première question essentielle à se poser est donc celle de l’interdépendance entre l’offre de formation interne et les autres solutions proposées.

Nous disposons de deux outils formidables pour faire cela : le plan de développement des compétences et les orientations stratégiques qui l’encadrent.

En définitive, je vous conseille de commencer par définir et formaliser, dans vos orientations stratégiques, le rôle du dispositif de formation interne dans votre politique de formation.

Dans un deuxième temps, je vous encourage à inscrire les actions ainsi réalisées dans votre plan de développement des compétences, au même titre que les actions de formation externes.

Deuxième étape : analyser le besoin

Vous êtes à présent prêts pour recenser et analyser vos besoins de formation.

Pour cela, rien de tel qu’une évaluation de vos anciens plans de développement des compétences.

Vous y trouverez :

• Les actions récurrentes.
• Celles qui n’ont pas pu être réalisées (trop de contraintes ? Pénurie de candidats ? Budget restreint ?)
• celles qui font l’objet d’indicateurs d’évaluation faiblement notés auprès de vos salariés.

Ce recensement vous donnera une matière brute à analyser pour composer votre offre de formation.

Troisième étape : structurer le dispositif

Pour structurer le dispositif, il convient de réfléchir à la fois à l’offre de formation et au cadre d’intervention de vos formateurs internes.

Structurer l’offre

Structurer l’offre, revient à la matérialiser avec les outils de l’ingénierie de formation. Vous identifierez à ce titre les compétences à développer et les publics potentiellement concernés.

Ensuite, vous pourrez réfléchir à l’organisation de ces compétences en blocs, itinéraires, parcours …

Vous veillerez également à la mise en musique de tous ces éléments : comment s’organisent-ils ? Vous aurez des actions qui se suivent, des prérequis, des troncs communs, des spécialités …

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À la fin de ce travail de conception, vous disposerez de l’architecture globale de votre offre de formation interne.

À ce stade, nul besoin de rechercher des titres pour vos formations. Vous aurez l’occasion d’affiner tout ceci avec vos futurs formateurs.

Je vous en reparlerai dans quelques paragraphes.

Structurer le cadre d’intervention

En revanche, il est fondamental de réfléchir au cadre d’intervention avant de communiquer sur le dispositif.

• Comment valoriser l’investissement de vos salariés en tant que formateur ?
• Vont-ils percevoir une rémunération ou une prime ?
• Pourront-ils préparer leurs interventions sur leur temps de travail ?
• Envisagez-vous des mécanismes de récupération pour le travail fourni en dehors de ce temps de travail ?

Autant de questions à éclairer, sans doute collectivement.

En effet un bon dispositif de formation est toujours co-construit. C’est également la meilleure façon de garantir l’adhésion de tous : gouvernance, encadrement, collaborateurs.

Ce cadre d’intervention pourra faire l’objet d’une charte des formateurs internes.

Celle-ci fera également mention des obligations à respecter pour vos salariés formateurs (mises à jour, neutralité, respect du droit d’auteur …).

Toujours dans une logique d’adhésion, j’ai déjà vu des chartes du formateurs co-signées par les encadrants. Ceux-ci doivent notamment s’engager à faciliter la mission de formation de leurs collaborateurs.

Quatrième étape : communiquer

Comme souvent, un dispositif de formation requiert un plan de communication adapté, avec une diversité de messages et de destinataires.

Communiquer pour construire le dispositif

Cette communication essentielle prendra la forme d’un appel à candidatures.

Les compétences recherchées seront détaillées dans votre offre de formation, construite lors de l’étape précédente. Mais rien ne vous empêche de prévoir également des candidatures spontanées.

En effet, il y a fort à parier que vos salariés auront des besoins à vous remonter, auxquels vous n’aurez pas pensé. Par ailleurs, c’est avec vos futurs formateurs internes que vous construirez votre offre définitive, avec des programmes de formation et de beaux intitulés !

Communiquer pour valoriser

Tout est dit dans le titre : cette deuxième action de communication s’adresse au plus grand nombre.

Votre dispositif de formation interne le vaut bien !

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Communiquer pour faciliter l’accès à la formation

Comment accéder aux formations internes ? Prévoyez une communication pour vos salariés.

Vous pouvez booster le dispositif en encourageant les inscriptions à la formation interne, dont les demandes peuvent, par exemple, être prioritairement traitées.

Si l’accès à la formation interne fait l’objet de dispositions particulières, il peut être intéressant de le détailler dans votre règlement de formation.

Cinquième étape : professionnaliser

Savoir faire et savoir expliquer ce que l’on fait, ce n’est pas la même chose.

Être formateur comporte de nombreuses compétences. En voici quelques-unes.

• Organiser un contenu et le rendre transmissible (ingénierie pédagogique).
• Proposer des solutions de facilitation (activités pédagogiques, moyens adaptés …)
• Anticiper les aléas, respecter les temps de formation.
• Savoir animer.
• Savoir accompagner un groupe en formation.
• Détecter les obstacles éventuels et proposer des remédiations …

Souvent, à la fin d’une formation de formateurs, j’entends mes participants constater “c’est un métier quand même !”

Eh oui ! Formateur, c’est un métier.

C’est pourquoi un bon dispositif de formation interne est porté par des formateurs qui ont reçu une formation au préalable. C’est la conditio sine qua non d’un dispositif de qualité.

D’autant plus qu’il n’est pas rare de voir des formateurs occasionnels se découvrir une véritable vocation !

À ce titre, la formation de formateurs peut être également une motivation supplémentaire pour vos futurs formateurs. Elle pourra être valorisée dans un déroulé de carrière, une mobilité ou encore un parcours certifiant ou diplômant.

Et enfin … évaluer

Last but not least, pensez évaluation !

Celle-ci n’est pas spécifique au dispositif de formation interne. C’est pourquoi elle ne constitue pas une sixième étape à proprement parler. Néanmoins, seule la pratique de l’évaluation donne du sens à notre travail, dans le domaine de la formation.

En effet, l’évaluation de votre dispositif vous permettra de l’ajuster et d’en améliorer la qualité de façon continue.

Alors, quel que soit le dispositif, ayez toujours le réflexe évaluation !