La formation interne permet de développer les compétences des salariés tout en valorisant les expertises déjà présentes dans l’entreprise. Elle repose sur un principe simple, mobiliser des collaborateurs expérimentés pour former leurs pairs.
En plus de représenter une alternative souple et ciblée aux formations externes, la formation interne en entreprise permet de s’adapter finement aux réalités du terrain.
Mais pour qu’elle produise ses effets, encore faut-il poser les bonnes bases. Avant de créer une formation, il est utile d’interroger les besoins réels, à l’échelle de votre structure mais aussi en lien avec les tendances du secteur et les évolutions du marché de la formation.
Il faut ensuite légitimer la démarche, analyser précisément les attentes, structurer l’ensemble du dispositif, mettre en place une stratégie de communication adaptée, puis professionnaliser les intervenants.
Toute formation interne doit enfin faire l’objet d’une évaluation pour éclairer les ajustements futurs.
Cet article vous guide à travers ces différentes étapes pour construire une formation interne cohérente, engageante et adaptée à votre contexte.
Au préalable : interroger le besoin
Avant de se lancer dans la création d’un dispositif, il est toujours important d’en vérifier la pertinence en fonction du contexte.
À l’échelle des tendances actuelles dans le domaine de la formation
À l’échelle des tendances actuelles, les dispositifs de formation interne s’inscrivent dans une volonté de se détacher du modèle “le diplôme d’abord, l’expérience après”.
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Je participe à l’enquêteAujourd’hui, l’expérience professionnelle est valorisée en tant que vecteur d’apprentissage.
De nombreux dispositifs viennent bouleverser les modèles traditionnels en ce sens : AFEST, communauté apprenante, apprentissage, VAE …
De la même manière, la formation interne est une reconnaissance de l’expérience de vos salariés. Ils pourront se former par la suite pour rendre cette expérience transmissible.
À l’échelle du marché de la formation
Sur le plan du marché, la formation interne prend tout son sens lorsque l’offre existante ne permet pas de couvrir certains besoins spécifiques.
C’est souvent le cas dans les structures dont l’activité présente des particularités que les organismes externes ont du mal à intégrer dans leurs contenus.
Les employeurs publics, par exemple, doivent parfois former sur des enjeux propres à la relation avec les usagers.
Une formation plus large sur la relation client ne suffirait pas, car les attentes du service public nécessitent des contenus ciblés, parfois même adaptés à une administration précise.
Autre situation fréquente, votre entreprise développe une innovation ou utilise un procédé industriel spécifique. Dans ce contexte, les collaborateurs internes sont les mieux placés pour transmettre leur savoir-faire.
La formation interne présente alors un autre avantage : elle permet de maîtriser la diffusion d’informations sensibles et de préserver la confidentialité.
Vous l’avez compris : créer et faire vivre un tel dispositif demande du temps et des moyens. C’est pourquoi il est important de bien en mesurer le retour sur investissement !
Les compétences visées sont une niche ? Vous constatez une rareté du profil du formateur ? Ou encore, vos contraintes sont très nombreuses ? La formation interne est la bonne solution pour vous.
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Première étape : légitimer la démarche
Avant même de concevoir votre dispositif, il est essentiel de lui faire de la place !
En effet, je constate parfois que la formation interne est considérée comme une solution au rabais par rapport aux autres réponses formatives.
Certes ce type de dispositifs permet de mieux maîtriser les budgets, mais ce n’est pas pour autant que la qualité est moindre. Encore faut-il que le dispositif soit correctement construit et porté par l’ensemble des acteurs de la formation.
La première question essentielle à se poser est donc celle de l’interdépendance entre l’offre de formation interne et les autres solutions proposées.
Nous disposons de deux outils formidables pour faire cela : le plan de développement des compétences et les orientations stratégiques qui l’encadrent.
En définitive, je vous conseille de commencer par définir et formaliser, dans vos orientations stratégiques, le rôle du dispositif de formation interne dans votre politique de formation.
Dans un deuxième temps, je vous encourage à inscrire les actions ainsi réalisées dans votre plan de développement des compétences, au même titre que les actions de formation externes.
Deuxième étape : analyser le besoin
Vous êtes à présent prêts pour recenser et analyser vos besoins de formation.
Pour cela, rien de tel qu’une évaluation de vos anciens plans de développement des compétences.
Vous y trouverez :
- Les actions récurrentes.
- Celles qui n’ont pas pu être réalisées (trop de contraintes ? Pénurie de candidats ? Budget restreint ?)
- celles qui font l’objet d’indicateurs d’évaluation faiblement notés auprès de vos salariés.
Ce recensement vous donnera une matière brute à analyser pour composer votre offre de formation.
Troisième étape : structurer le dispositif
Pour structurer le dispositif, il convient de réfléchir à la fois à l’offre de formation et au cadre d’intervention de vos formateurs internes.
Structurer l’offre
Structurer l’offre consiste à la concrétiser en s’appuyant sur les outils de l’ingénierie de formation. Cela passe d’abord par l’identification des compétences à développer et des publics susceptibles d’être concernés.
Vous pourrez ensuite organiser ces compétences en blocs, en itinéraires ou en parcours de formation, selon la logique qui vous paraît la plus cohérente.
Vous veillerez également à la mise en musique de tous ces éléments : comment s’organisent-ils ? Vous aurez des actions qui se suivent, des prérequis, des troncs communs, des spécialités …
Il faudra aussi penser à l’enchaînement de l’ensemble, c’est-à-dire à la manière dont les différentes séquences s’articulent. Certaines actions se succèdent, d’autres nécessitent des prérequis. Vous pourrez définir des contenus communs à plusieurs publics et prévoir des modules plus spécifiques.
Ce travail vous permettra d’obtenir une vision claire de l’architecture globale de votre dispositif de formation interne.
Structurer le cadre d’intervention
En revanche, il est fondamental de réfléchir au cadre d’intervention avant de communiquer sur le dispositif.
- Comment valoriser l’investissement de vos salariés en tant que formateur ?
- Vont-ils percevoir une rémunération ou une prime ?
- Pourront-ils préparer leurs interventions sur leur temps de travail ?
- Envisagez-vous des mécanismes de récupération pour le travail fourni en dehors de ce temps de travail ?
Autant de questions à éclairer, sans doute collectivement.
En effet un bon dispositif de formation est toujours co-construit. C’est également la meilleure façon de garantir l’adhésion de tous : gouvernance, encadrement, collaborateurs.
Ce cadre d’intervention pourra faire l’objet d’une charte des formateurs internes.
Celle-ci fera également mention des obligations à respecter pour vos salariés formateurs (mises à jour, neutralité, respect du droit d’auteur …).
Toujours dans une logique d’adhésion, j’ai déjà vu des chartes du formateurs co-signées par les encadrants. Ceux-ci doivent notamment s’engager à faciliter la mission de formation de leurs collaborateurs.
Quatrième étape : communiquer
Comme souvent, un dispositif de formation requiert un plan de communication adapté, avec une diversité de messages et de destinataires.
Communiquer pour construire le dispositif
Et pour terminer, n’oubliez pas l’évaluation.
Même si elle ne concerne pas uniquement la formation interne et ne constitue pas une étape à part entière, elle reste une composante essentielle de toute démarche formative.
Évaluer permet de prendre du recul, d’ajuster le dispositif mis en place et de l’améliorer au fil du temps.
Quelle que soit la nature de la formation, intégrer une logique d’évaluation reste un réflexe à adopter systématiquement.
Communiquer pour valoriser
Tout est dit dans le titre : cette deuxième action de communication s’adresse au plus grand nombre.
Votre dispositif de formation interne le vaut bien !
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Communiquer pour faciliter l’accès à la formation
Comment accéder aux formations internes ? Prévoyez une communication pour vos salariés.
Vous pouvez booster le dispositif en encourageant les inscriptions à la formation interne, dont les demandes peuvent, par exemple, être prioritairement traitées.
Si l’accès à la formation interne fait l’objet de dispositions particulières, il peut être intéressant de le détailler dans votre règlement de formation.
Cinquième étape : professionnaliser
Savoir faire et savoir expliquer ce que l’on fait, ce n’est pas la même chose.
Être formateur comporte de nombreuses compétences. En voici quelques-unes.
- Organiser un contenu et le rendre transmissible (ingénierie pédagogique).
- Proposer des solutions de facilitation (activités pédagogiques, moyens adaptés …)
- Anticiper les aléas, respecter les temps de formation.
- Savoir animer.
- Savoir accompagner un groupe en formation.
- Détecter les obstacles éventuels et proposer des remédiations …
Souvent, à la fin d’une formation de formateurs, j’entends mes participants constater “c’est un métier quand même !”
Eh oui ! Formateur, c’est un métier.
C’est pourquoi un bon dispositif de formation interne est porté par des formateurs qui ont reçu une formation au préalable. C’est la conditio sine qua non d’un dispositif de qualité.
D’autant plus qu’il n’est pas rare de voir des formateurs occasionnels se découvrir une véritable vocation !
À ce titre, la formation de formateurs peut être également une motivation supplémentaire pour vos futurs formateurs. Elle pourra être valorisée dans un déroulé de carrière, une mobilité ou encore un parcours certifiant ou diplômant.
Et enfin … évaluer
Last but not least, pensez évaluation !
Celle-ci n’est pas spécifique au dispositif de formation interne. C’est pourquoi elle ne constitue pas une sixième étape à proprement parler. Néanmoins, seule la pratique de l’évaluation donne du sens à notre travail, dans le domaine de la formation.
En effet, l’évaluation de votre dispositif vous permettra de l’ajuster et d’en améliorer la qualité de façon continue.
Alors, quel que soit le dispositif, ayez toujours le réflexe évaluation !
