Créer un organisme de formation : les étapes clés !

Créer un organisme de formation : les étapes clés !
Jessica Minfir

Que cela soit dans une optique de fidélisation des talents ou dans la mise en œuvre d’une politique de montée en compétences des collaborateurs, la formation est désormais incontournable au sein des entreprises. Mais la création d’un organisme de formation est-elle accessible à tous ? Quelles sont les démarches nécessaires ? Découvrez-le en lisant notre article !

Vous proposez des actions de formation ou des prestations assimilées à des particuliers ou à des entreprises et vous souhaitez créer un organisme de formation, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Quelles démarches mener ? Quand penser à créer sa structure ? Quelles sont les questions à se poser ? Nous allons répondre à vos questions. 

La démarche de création d’un organisme de formation est très simple au premier abord. Mais elle requiert une certaine connaissance du champ de la formation. En effet, de nombreux acteurs interviennent dans ce processus, et d’autres démarches découlent de celle de la création d’un organisme de formation; il convient donc de maîtriser le vocable et de comprendre le rôle des différentes instances régissant le domaine. Nous vous expliquons tout. 

Qu’est-ce qu’un organisme de formation ? 

Avant toute chose, il convient de définir clairement ce qu’est un organisme de formation. 

Un organisme de formation est une personne physique ou morale qui dispense des prestations de formation professionnelle au sens de l’article L6313-1 C du Code du travail. Sont exclus de cette définition les prestations de formations sportives ou de loisirs dispensées à des particuliers et les prestations de formation réalisées par une entreprise pour ses salariés, en interne. 

Les appellations organisme de formation ou prestataire de formation ne sont cependant pas exclusivement réservées aux structures ayant déclaré leur activité auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail, et des solidarités) compétente. Mais il est d’usage que leur utilisation induit la notion de structure déclarée.  

Il faut savoir que la déclaration d’activité d’un organisme de formation auprès de la DREETS ne vaut pas accréditation ou habilitation de l’État. 

Qu’est-ce que la DREEETS ?

La DREETS (Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), anciennement DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi), est l’instance gouvernementale en charge, entre autres :

  • De la cohésion sociale sur les questions de l’entreprise.
  • De l’emploi.
  • Du développement des compétences.
  • De l’accompagnement des mutations économiques.
  • Du développement économique.
  • Du travail, de la concurrence.
  • De la consommation.
  • Et des répressions des fraudes.

Elles agissent au niveau régional et/ou départemental.

Comment créer un organisme de formation ? 

La première étape du processus consiste à faire une demande de numéro de déclaration d’activité (aussi connu sous l’appellation NDA) auprès de la DREETS compétente. Cette demande se fait en complétant un bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation (Cerfa n° 1078205), dans les trois mois suivants la conclusion de la première convention de formation ou du premier contrat de formation professionnelle.

Cette déclaration doit être accompagnée des pièces suivantes :

  • Le justificatif d’enregistrement SIREN.
  • Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant de la structure, pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques.
  • Un exemplaire de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle.
  • Le programme de la formation, la liste des intervenants (en précisant leurs titres et leurs qualités et le lien entre ces informations et la formation concernée) et les contrats liens les intervenants à l’organisme de formation.

L’envoi de cette demande vaut déclaration ; on considère qu’en l’absence de réponse de la DREETS dans un délai de trente jours, l’enregistrement est validé. 

Il faut tout de même noter, que le numéro de déclaration d’activité attribué ne vaut pas agrément de l’État. Cela signifie que l’organisme de formation est déclaré auprès des services de l’État, et qu’il peut, par conséquent, jouir des droits octroyés par ce statut. 

Le numéro de déclaration d’activité doit être indiqué sur tous les documents de l’organisme (convention, contrats, factures, …).

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Cas de refus de déclaration d’activité

Le préfet peut opposer un refus à la demande d’enregistrement, qu’il justifiera au demandeur. Un refus résulte en général :

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  • D’un dossier incomplet ou de pièces justificatives non-conformes.
  • D’une discordance entre la formation dispensée et les actions de formation au sens de l’article L6313-1 C.
  • D’une incompatibilité entre le casier judiciaire de la personne morale ou physique qui effectue la déclaration et l’exercice de prestation de formation professionnelle.

Dans ces cas, il convient de modifier la déclaration en conséquence, et de la renvoyer.

Et après la déclaration, que se passe-t-il ?

En validant la déclaration d’activité, la préfecture délivre à l’organisme un code d’activation, qui lui permettra de créer son espace sur la plateforme « Mon activité formation ». Cette plateforme regroupe toutes les rubriques qui permettront à l’organisme de gérer les démarches administratives de sa structure en ligne (bilan pédagogique et financier, modification d’informations sur la structure). 

C’est également via cet espace, que l’organisme pourra accéder à EDOF, la plateforme qui permet de publier son offre de formation diplômante ou certifiante sur le CPF (Compte Personnel de Formation).

Une fois son numéro de déclaration obtenu, l’organisme doit respecter un certain nombre d’obligations comme la déclaration annuelle de son bilan pédagogique et financier et la production d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe annuellement, entre autres.

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Pourquoi parle-t-on d’organisme de formation certifié, accrédité ou habilité ?

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Si la déclaration ne vaut pas accréditation ou habilitation de l’État, pourquoi entend-on parfois ces expressions pour désigner un organisme de formation ? 

On parle effectivement d’organisme certifié lorsque ce dernier a reçu un label ou une certification de la part d’une instance compétente. C’était le cas notamment de la CNEFOP (Conseil National de l’Emploi, de la Formation et de l’Orientation Professionnelle) qui délivrait des labels ou certifications qualité aux organismes, et qui est aujourd’hui remplacé par QUALIOPI. 

On parle d’organisme certifié, lorsque ce dernier satisfait aux critères d’évaluation de l’organisme certificateur. C’est une démarche différente de la déclaration d’activité. Un organisme de formation n’est pas certifié lorsqu’il obtient son numéro de déclaration d’activité.

On parle d’accréditation lorsqu’un organisme délivre une attestation à une structure tierce, actant ainsi sa capacité à mener des missions de contrôle de la conformité. C’est le cas, par exemple, du COFRAC qui accrédite des organismes certificateurs afin qu’ils mènent à bien les audits QUALIOPI. Dans les faits, un organisme de formation ne peut donc pas être accrédité. 

L’habilitation désigne le fait qu’un organisme de formation détenteur d’une action de formation diplômante ou certifiante, donne la permission à un autre organisme de formation, de dispenser les formations diplômantes ou certifiantes de son catalogue, en son nom. 

Il s’agit d’un type de partenariat entre deux prestataires de formation autour d’une ou plusieurs formations. On dit que l’organisme qui a reçu l’autorisation de délivrer les formations de l’autre, est habilité.

Mais alors, à quoi sert de déclarer un organisme de formation si l’on n’obtient ni certification, ni accréditation, ni habilitation ?

Pourquoi déclarer un organisme de formation ? 

La déclaration d’activité auprès de la DREETS permet, nous l’avons vu, d’obtenir un numéro de déclaration d’activité et d’accéder à un espace pour les démarches administratives en ligne. 

Au-delà de cela, la déclaration d’activité permet : 

  • D’apparaître sur la liste des organismes de formation déclarés et à jour de leurs obligations (consultable ici). Cette liste est consultable par les organismes financeurs de formation ainsi que par les candidats. Elle permet de vérifier que les services de l’organisme satisfont à des prestations de formation professionnelle au sens de l’article L6313-1 C.
  • D’être exonéré de TVA pour les activités réalisées dans le cadre de la formation professionnelle continue.
  • D’obtenir des financements publics (OPCO, CPF, Pôle emploi…).
  • D’obtenir la certification QUALIOPI, label qualité et conformité obligatoire, à partir du 1er janvier 2022.

Créer un organisme de formation ne demande finalement qu’une étape, néanmoins cruciale : déclarer son activité auprès de la DREETS. Cependant, l’obtention de ce numéro de déclaration d’activité inclut un certain nombre d’obligations administratives pour l’organisme, donnant ainsi lieu à de nouvelles démarches.

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