Renouvellement de la période essai : qu’est-il possible de faire ?

La période d’essai est une phase cruciale dans le processus de recrutement. L’employeur et le salarié disposent en effet de ce délai pour apprécier si la relation de travail convient. Dans le cas inverse, ils peuvent librement et facilement mettre fin au contrat, sans motif particulier à donner.

Néanmoins, il peut arriver que la période d’essai prévue initialement ne soit pas suffisante et que l’employeur souhaite la renouveler.

Le renouvellement de la période d’essai est effectivement prévu par le Code du travail. Il ne faut pas le confondre avec la prolongation, qui est un report de son terme en raison d’une absence du salarié.

Comment mettre en place le renouvellement d’une période d’essai ? Quelles sont les conditions et les formalités à respecter ?

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Les conditions de validité du renouvellement.

Les contrats concernés.

Le renouvellement de la période d’essai ne concerne que les contrats en CDI, et à condition de respecter les règles et formalités définies plus loin. 

Pour les CDD, la période d’essai se limite à celle initialement prévue. Aucun renouvellement n’est possible même en cas d’accord des parties.

Rappel de la période d’essai des CDD. Pour les CDD de moins de 6 mois, 1 jour par semaine de travail, avec une durée totale maximale de 2 semaines. Pour les CDD de plus de 6 mois, la période d’essai est de 1 mois.

Règles du renouvellement.

Le renouvellement de la période d’essai est possible sous certaines conditions.

• Elle ne peut être renouvelée qu’une seule fois.
• Un accord de branche étendu et le contrat de travail (ou la lettre d’engagement) doivent en prévoir expressément la possibilité L 1221-23. Un renouvellement prévu par une clause contractuelle mais non mentionné dans la convention collective, sera donc nul (Cass. soc. 25-2-2009 n° 07-40.155).
• Respect des conditions et durées fixées par l’accord de branche étendu.

Même avec le renouvellement, la durée de la période d’essai ne peut pas dépasser (C. trav. art. L 1221-21) :

• 4 mois pour les ouvriers et employés.
• 6 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens.
• 8 mois pour les cadres.

Un accord de branche conclu avant le 26 juin 2008 peut néanmoins prévoir des durées plus longues.

Attention toutefois à ce que la durée de la période d’essai ne soit pas excessive par rapport à l’emploi occupé. Par exemple, une durée de 6 mois de période d’essai pour un assistant commercial a été considérée comme excessive par la cour de cassation (Cass. soc. 10-5-2012 n° 10-28.512). En revanche, une durée d’1 an pour un directeur général adjoint est valable (Cass. soc. 24-4-2013 n° 12-11.825).

Cas de renouvellements abusifs.

Tout comme la période d’essai initiale, le renouvellement a pour but d’évaluer les compétences du salarié. Les juges seront donc sensibles aux circonstances du renouvellement en cas de litige avec le salarié.

Sont par exemple abusifs :

• Le renouvellement systématique de l’essai (Cass. soc. 27-6-2018 n° 16-28.515).
• Un renouvellement prévu dès l’origine dans le contrat (Cass. soc. 31-10-1989 n° 86-42.508).

Les formalités.

Le renouvellement de la période d’essai ne peut se faire qu’avec l’accord des 2 parties. Il est donc indispensable de pouvoir prouver cet accord par la mise en place de formalités précises.

Entretien et courrier.

Dans la mesure du possible, un entretien avec le salarié concerné est vivement conseillé. Il permet de soumettre la proposition de renouvellement, de recueillir son avis mais également de faire un point sur la période d’essai déjà écoulée. 

Dans ce cas, l’employeur peut lui remettre directement la lettre en main propre contre récépissé, en double exemplaire.

À défaut d’entretien, la lettre de renouvellement doit être envoyée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception, également en double exemplaire.

Accord exprès et non équivoque du salarié.

L’accord du salarié est obligatoire, il doit être exprès et non équivoque (Cass. soc. 11-10-2010 n° 98-45.170). C’est-à-dire que le salarié doit exprimer formellement sa volonté, sans qu’elle ne puisse prêter à confusion.

Quelques exemples:

• Un accord par mail est valable si les termes sont suffisamment clairs et non ambigus (Cass. soc. 16-6-2010 n° 08-43.244).
• Par contre, l’accord ne peut pas résulter :
  • de la simple poursuite du travail (Cass. soc. 4-10-2000 n° 98-44.458);
  • d’une simple signature sur la lettre de renouvellement (Cass. soc. 25-11-2009 n° 08-43.008);
  • de l’indication proposant un renouvellement sur un document d’évaluation (Cass. soc. 15-3-2006 n° 04-46.406).

Comment recueillir cet accord du salarié ?

En pratique, le salarié doit retourner un exemplaire du courrier de renouvellement en y inscrivant la date, sa signature et la mention “lu et approuvé” et “bon pour accord de renouvellement”. 

Cette formalité est primordiale. Les décisions de la cour de cassation sont pleines d’exemples de renouvellements non valables en raison du défaut d’accord du salarié.

Faut-il respecter un délai de prévenance ?

L’employeur doit prévenir le salarié du renouvellement avant la fin de la première période (Cass. soc. 29-11-2000 n° 99-40.174). Aucune autre précision, ni délai de prévenance particulier n’est prévu.

La suite après la publicité

L’employeur peut donc valablement proposer au salarié le renouvellement de sa période d’essai 24h ou 48h, par exemple, avant la fin de la période d’essai.

Le renouvellement sera valable, mais en cas de refus du salarié aucune rupture de la période d’essai ne sera possible. Cette dernière va donc arriver à son terme et le salarié sera embauché définitivement.

Il est donc conseillé de réaliser les formalités du renouvellement dans un délai suffisant avant le début du délai de prévenance, dans l’éventualité d’une rupture de l’essai.

Pour rappel, ces délais sont de :

• 24 heures si le salarié est présent dans l’entreprise depuis moins de 8 jours.
• 48 heures pour une présence entre 8 jours et 1 mois.
• 2 semaines entre 1 mois et 3 mois de présence.
• 1 mois après 3 mois de présence.

Un renouvellement à l’initiative du salarié est-il possible ?

La plupart du temps, la période d’essai est renouvelée à l’initiative de l’employeur. Dans certains cas, il peut néanmoins arriver que le salarié souhaite également renouveler sa période d’essai.

Cette possibilité n’est pas précisée en tant que telle par le Code du travail. Néanmoins rien n’empêche en théorie le salarié de demander un tel renouvellement à son employeur. Si ce dernier est d’accord, et que les conditions et formalités mentionnées dans cet article sont respectées, le salarié pourra alors bénéficier du renouvellement de sa période d’essai.

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Modèle de lettre de renouvellement période essai.

Identification société

                                                                                                                                    Nom prénom et adresse du salarié

    lieu et date

Lettre recommandée avec accusé de réception n° xxxxxxxx

OU Lettre remise en main propre

Objet : Renouvellement de votre période d’essai

(Madame)(Monsieur)

Comme cela a été prévu dans votre contrat de travail, ainsi qu’à l’article (numéro) de la convention collective (nom convention collective) ou (nom de l’accord collectif concerné), nous souhaitons renouveler votre période d’essai pour une durée de (durée).

Votre contrat de travail ne deviendra définitif qu’au terme de cette nouvelle période, soit le (date).

Jusqu’à cette date, il vous sera possible, comme à nous, de rompre le contrat de travail en respectant les délais de prévenance mentionnés aux articles L1221-25 et L1221-26 du Code du travail.

Nous vous demandons de confirmer votre accord en nous retournant ce courrier daté et signé et accompagné des mentions “lu et approuvé” et “bon pour accord de renouvellement”, avant le (date).

Nous vous prions d’agréer, (Madame)(Monsieur), l’expression de notre sincère considération.

Pour la société

Nom, prénom et qualité du signataire

Pour le salarié :

Date et signature précédée de la mention “lu et approuvé” et “bon pour accord de renouvellement”.