L’onboarding, autrement dit, l’intégration de nouveaux employés, constitue une phase critique à la fin du processus recrutement. Car justement, le recrutement n’est pas encore tout à fait terminé.
Il existe encore des risques et pour cause : rien ne garantit que la nouvelle recrue se présentera bien à l’entreprise le jour J, ni qu’elle ira jusqu’au bout de sa période d’essai.
3 enjeux cruciaux à rappeler
La communication
35% des personnes recrutées ne se présenteraient même pas le premier jour en l’absence de communication entre la promesse d’embauche et l’intégration effective (Robert Walters).
Il est important de rappeler combien le maintien du lien est indispensable.
La préparation
Comme en recrutement, et dans la continuité de cette phase, la préparation demeure la clé. Un onboarding ne s’improvise pas, il se prépare.
Qui s’en charge, qui prévenir, quels sont les documents administratifs à anticiper, quel matériel est nécessaire, etc. Autant de questions qui serviront à s’assurer que tout est bien cadré.
La marque employeur
L’onboarding doit être le reflet de la promesse faite pendant le processus de recrutement. Il témoigne de la marque employeur et de son alignement avec la réalité interne de l’entreprise.
3 avantages avec l’onboarding traditionnel
1. Interaction directe
L’onboarding physique permet des rencontres en face à face, probablement plus chaleureuses, qui favorisent les liens d’appartenance entre les nouveaux employés et leurs collègues, mais aussi vis-à -vis de l’entreprise
2. Immersion culturelle
Être physiquement présent dans l’environnement de travail facilite une immersion rapide dans la culture d’entreprise, et donc une adhésion aux valeurs, à la vision ou encore aux codes et rituels de l’organisation.
3. Feedback instantané
Les échanges, les retours immédiats et les réponses en temps réel accélèrent le processus d’adaptation des nouveaux salariés.
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3 bonnes raisons de digitaliser son onboarding
1. Accessibilité pour tout le monde
Les informations, tout comme la formation, sont disponibles à tout moment, depuis n’importe quel endroit, et pour tout le monde. Ainsi, les collaborateurs peuvent suivre le processus à leur propre rythme.
2. Personnalisation renforcée
Justement, l’onboarding digitalisé propose ainsi une expérience avec personnalisation à grande échelle, s’adaptant aux contraintes des uns et des autres, et mettant à disposition des informations répondant aux besoins spécifiques de chacun.
3. Suivi automatisé
Les plateformes digitales offrent un suivi automatisé des progressions de chaque employé, permettant aux RH de suivre leur avancée et d’ajuster le processus en conséquence. Ce type d’outils contribue à une approche d’amélioration continue.
Focus sur les zones d’ombre
Une méthode comme l’autre présente évidemment des inconvénients.
Concernant l’intégration en présentiel, des contraintes logistiques et financières sont notables, en particulier pour des entreprises qui ont un maillage national, voire international.
Aussi, cette méthode s’adapte-t-elle vraiment aux attentes des candidats aujourd’hui ?
D’après une étude Cronofy datant de 2023 et s’appuyant sur des données récoltées au UK, US, Allemagne et France, 70% des personnes interrogées reconnaissent que le passage à un monde plus virtuel pendant la pandémie les a amenées à attendre davantage de la technologie des entreprises tout au long du processus de recrutement.
L’intégration à distance, elle, implique potentiellement un sentiment d’isolement, si l’onboarding est effectivement mal bordé. Aussi, elle écarte celles ou ceux qui sont moins à l’aise avec la technologie. Cela sous-entend que l’accompagnement doit être encore plus renforcé dans le cadre d’un onboarding digitalisé.
Découvrez la checklist onboarding by Culture RH et retrouvez toutes les étapes à cocher concernant l’accueil de vos nouveaux collaborateurs, notamment celles de :
- La partie administrative
- La partie communication
- Du jour J
- Du suivi
Une approche hybride ou comment conjuguer le meilleur des deux mondes
Finalement, la plus grande difficulté des entreprises aujourd’hui est la question de la flexibilité et de l’adaptabilité.
Et si un parcours hybride permettait cette approche ?
En 2023, nous recevions Clément LEMAINQUE, People Experience Manager chez Partoo à l’occasion d’un webinar sur le parcours d’intégration, ainsi que Albin PRUDHON, Account Executive pour Factorial, et voici 5 exemples d’actions qui en sont ressorties, qui mêlent à la fois digital et tradition.
Pré-boarding par texto
Envoyer des nouvelles régulières par message texte pour entretenir du lien. Par exemple, partager une actualité de l’entreprise ou questionner sur ses besoins spécifiques avant son arrivée.
Tuto en vidéo
Transmettre une vidéo tutorielle pour assister les employés dans leur utilisation d’un outil digital, notamment pour la signature de leur contrat.
Buddy program
Qu’il agisse à distance ou en présentiel, la désignation d’un mentor volontaire pour occuper un vrai rôle de compagnon de route pour le nouvel arrivé est devenue un incontournable.
Familiarisation
Concentrer sur un espace de travail, comme Notion par exemple, absolument toutes les informations indispensables (de la culture d’entreprise, au fameux trombinoscope, en passant par le plan des locaux), ce qui n’empêche pas non plus la traditionnelle visite et présentation en entreprise.
Pulse survey
Conduire des entretiens réguliers ou avant la fin de la période d’essai pour s’assurer que tout va bien du côté des collaborateurs, couplé à un questionnaire en ligne, une fois de plus, une approche hybride permet de prendre la tension de différentes manières.
Tout est question d’adaptation
Ces exemples inspirants insufflent surtout l’idée que, choisir entre l’onboarding traditionnel ou digitalisé dépend avant tout des besoins spécifiques de l’entreprise, de la culture organisationnelle, mais aussi des profils des nouveaux collaborateurs.
En fin de compte, une approche hybride peut être la clé pour maximiser les avantages de chaque méthode et créer une expérience d’intégration riche et équilibrée pour tous.
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