La suspension du contrat de travail, qu’elle résulte d’une maladie, d’un congé sans solde ou d’une absence injustifiée, entraîne systématiquement une réduction du salaire de base. La fiabilité de ce traitement en paie reste un point de vigilance majeur pour les services paie.
Quelles sont les différentes méthodes de calcul en fonction de l’absence ? Quelle méthode privilégier pour une absence rémunérée ? Et quel est le traitement paie ?
Cet article propose d’examiner les mécanismes de calcul d’une absence en paie.
Les différentes méthodes de calcul de l’absence
Méthode en heure réelle : la seule méthode reconnue par la jurisprudence
Cette méthode consiste à appliquer un rapport entre le nombre d’heures réelles théoriques qui auraient dû être travaillées et le nombre d’heures réelles d’absence.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures réelles du mois X nombre d’heures d’absence
Exemple :
Un salarié est mensualisé pour 2500 euros par mois. Il travaille du lundi au vendredi de la manière suivante :
– Lundi : 7H
– Mardi : 8H
– Mercredi : 7H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 5H
Il est absent le mardi 9 juin. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est de 155 heures.
Retenue de l’absence : 2500 / 155 X 8 = 129,03 euros
Il est de nouveau absent le mardi 7 juillet. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est alors de 160 heures (y compris le 14 juillet jour férié chômé).
Retenue de l’absence : 2500 / 160 X 8 = 125 euros
La retenue d’absence est alors plus faible qu’en juin car le nombre d’heures théoriques de travail du mois est plus important.
Méthode de la durée mensuelle moyenne
Pour cette méthode, il s’agit également d’appliquer un rapport entre le nombre d’heures d’absence et le nombre d’heures du mois, mais cette fois il s’agit du nombre d’heures mensualisées soit 151,67 H pour un salarié à 35H hebdomadaire.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures mensualisées X nombre d’heures réelles d’absence
L’avantage de cette méthode est d’appliquer un même taux horaire sur toute l’année, toutefois elle a ses limites notamment si le nombre d’heures réelles d’absence est supérieur à 151,67 H pour un temps plein.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 151,67H par mois pour un salaire de 2000 euros. Ses horaires de travail sont réparties de la manière suivante :
– Mardi : 8H
– Mercredi : 8H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 8H
– Samedi : 3H
Il est absent le samedi 25 janvier.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 3 = 39,56 euros
Il est de nouveau absent le mardi 4 février.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 8 = 105,49 euros
Il est absent tous le mois d’octobre soit 159 heures.
Retenue de l’absence = 2000 /151,67 X 159 = 2096,66 euros
Dans ce cas, cette méthode a atteint sa limite car son application impliquerait d’avoir une retenue d’absence supérieure au salaire.
Méthode des jours ouvrés
En jours ouvrés réels
Dans cette méthode, nous ne sommes plus dans une logique d’heures travaillées, mais de jours travaillés.
Elle doit alors être utilisée pour les absences se décomptant à la journée. Par ailleurs, cette méthode ignore la notion de répartition inégale des horaires de travail sur la semaine.
Retenue de l’absence : salaire / nombre de jours ouvrés réels du mois X nombre de jours ouvrés d’absence
En jours ouvrés moyens
Avec cette méthode, on ne se base pas sur le nombre de jours ouvrés réels du mois, mais sur une moyenne mensuelle standardisée de jours ouvrés.
Pour un salarié à temps plein, cette moyenne est fixée à 21,67 jours ouvrés, obtenue par le calcul suivant : 5 jours travaillés par semaine × 52 semaines ÷ 12 mois. En pratique, ce chiffre est souvent arrondi à 22 jours pour simplifier les calculs.
Exemple concret :
Un salarié mensualisé à 2 500 € est absent un jour, dans un mois comptant 20 jours ouvrés réels.
- Méthode en jours ouvrés réels :
Retenue pour absence = 2 500 € ÷ 20 × 1 = 125 € - Méthode en jours ouvrés moyens :
Retenue pour absence = 2 500 € ÷ 22 × 1 = 113,64 €
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La méthode des jours ouvrables
Cette méthode présente la même logique que la méthode en nombre de jours ouvrés, mais dans ce cas, il faut décompter le nombre de jours ouvrables du mois soit du lundi au samedi.
De la même manière, cette méthode peut être appliquée en jours ouvrables réels ou en jours ouvrables moyens. Le nombre de jours ouvrables moyens est alors évaluée à 26 jours calculé comme suit : 6 X 52 / 12.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour sur un mois comptant 27 jours ouvrables.
En jours ouvrables réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 27 X 1 = 92,59 euros
En jours ouvrables moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 26 X 1 = 96,15 euros
La méthode des jours calendaires
En jours calendaires réels
Pour cette méthode, il convient de tenir compte du nombre de jours calendaires réels c’est-à-dire du lundi au dimanche, jours fériés compris.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour en juillet.
Retenue absence : 2500 / 31 X 1 = 80,65 euros
En 30ème
Pour cette méthode, au lieu de tenir compte du nombre de jours calendaires réels, il convient de tenir compte du nombre de jours moyens calendaires par mois soit 30 jours.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour.
Retenue absence : 2500 / 30 X 1 = 83,33 euros
Méthodes de calcul de l’absence en paie : les différences
| Méthode de calcul | Unité de référence | Principe de calcul | Avantages principaux | Limites et points de vigilance | Types d’absences adaptées |
|---|---|---|---|---|---|
| Heures réelles | Heures réellement travaillées | Salaire divisé par heures théoriques du mois, multiplié par heures d’absence | Sécurité juridique reconnue par la jurisprudence | Calcul plus complexe, dépend du planning mensuel | Absences non rémunérées, congés sans solde, absences injustifiées |
| Durée mensuelle moyenne | Heures mensualisées (151,67 h) | Salaire divisé par heures mensualisées, multiplié par heures d’absence | Taux horaire constant toute l’année | Peut dépasser le salaire en cas d’absence longue | Absences courtes, gestion simplifiée |
| Jours ouvrés réels | Jours réellement travaillés | Salaire divisé par jours ouvrés du mois, multiplié par jours d’absence | Simple pour absences à la journée | Ignore la répartition horaire inégale | Absences décomptées en jours |
| Jours ouvrés moyens | Moyenne mensuelle (21,67 ou 22) | Salaire divisé par jours ouvrés moyens, multiplié par jours d’absence | Stabilité des calculs mensuels | Écart possible avec la réalité du mois | Congés payés en jours ouvrés |
| Jours ouvrables réels | Jours du lundi au samedi | Salaire divisé par jours ouvrables du mois, multiplié par jours d’absence | Cohérent avec certains accords CP | Moins représentatif du temps travaillé réel | Congés payés ouvrables |
| Jours ouvrables moyens | Moyenne mensuelle (26 jours) | Salaire divisé par 26, multiplié par jours d’absence | Méthode standardisée | Écart possible selon le mois | Congés payés ouvrables |
| Jours calendaires réels | Tous les jours du mois | Salaire divisé par jours du mois, multiplié par jours d’absence | Aligné avec l’indemnisation Sécurité sociale | Peu représentatif du temps de travail | Maladie, maternité, paternité |
| Trentième | Base fixe de 30 jours | Salaire divisé par 30, multiplié par jours d’absence | Simplicité du calcul | Écart avec la durée réelle du mois | Absences indemnisées en jours |
Quelle méthode pour quelle type d’absence ?
L’absence non rémunérée
Pour une une absence sans solde, une absence injustifiée ou tout autre absence non rémunérée par l’employeur, il est recommandé par la jurisprudence d’utiliser la méthode en heures réelles.
Exemple :
Un salarié à temps plein est en congé sans solde du mardi au jeudi. Son salaire est de 2500 euros. Le nombre d’heures réelles théorique du mois est de 148 heures. Sa répartition horaire hebdomadaire est organisée comme suit :
– lundi : repos
– mardi : 8H
– mercredi : 8H
– jeudi : 8H
– vendredi : 7H
– samedi : 4H
Retenue de l’absence = 2500 / 148 X 24 = 405,41 euros
L’absence “sécurité sociale”
Il s’agit des absences qui sont indemnisées par la sécurité sociale :
- La maladie
- L’accident de travail/trajet
- La maladie professionnelle
- Le congé maternité
- Le congé paternité
Pour ce type d’absence, dans la mesure où la sécurité sociale indemnise le salarié en jours calendaires, les entreprises calculent généralement la retenue de l’absence ainsi que l’indemnisation complémentaire aux indemnités journalières en jours calendaires réels.
Exemple :
Un salarié est en congé paternité du 2 au 12 mars. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence = 2500 / 31 X 11 = 887,10
L’absence pour congés payés
Pour ce type d’absence, le mode de calcul utilisé va étroitement dépendre de la manière dont sont calculés les congés payés.
En effet, au choix de l’entreprise, les congés payés peuvent être calculés en congés ouvrables ou en congés ouvrés.
Congés payés ouvrables
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrables, il convient de calculer l’absence en jours ouvrables moyens soit 26 jours.
Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 6 jours ouvrables. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence : 2500 /26 X 6 = 576,92
Congés payés ouvrés
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrés, la retenue de l’absence doit alors être calculée en jours ouvrés moyens soit 21,67 jours pouvant être arrondis à 22 jours.
Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 5 jours ouvrés. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence : 2500 /21,67 X 5 = 576,83
Nous pouvons constater que le résultat obtenu est sensiblement le même que pour le calcul en jours ouvrables.
L’absence rémunérée par l’employeur
Pour l’absence pour enfant malade, le congé pour événement familial ou tout autre absence rémunérée par l’employeur, la méthode de calcul de l’absence à utiliser à moins d’importance car n’a pas d’impact sur le salaire du salarié.
Il convient seulement de poser une méthode pour chaque type d’absence de s’y conformer pour tous les salariés de l’entreprise.
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Retenues pour absence et congés payés : comment ça fonctionne ?
Lorsqu’un salarié s’absente alors qu’il n’a plus de congés payés disponibles, l’employeur peut procéder à une retenue sur salaire, car cette absence devient une absence non rémunérée.
Contrairement aux congés payés légaux, qui ouvrent droit au maintien du salaire, une absence prise en dehors du solde acquis n’a aucun caractère rémunérable, même si elle est autorisée par l’employeur.
On parle alors soit d’absence injustifiée (si elle n’a pas été autorisée), soit d’absence autorisée sans solde (si l’employeur accepte la demande du salarié).
Dans les deux cas, la conséquence principale reste la même : une déduction proportionnelle au nombre d’heures ou de jours non travaillés. Cette retenue n’est pas considérée comme une sanction, mais comme l’application du principe “pas de travail, pas de salaire”.
La retenue doit être strictement équivalente à la période d’absence (pas plus, pas moins) et apparaître clairement sur le bulletin de paie, généralement sous l’intitulé “absence non rémunérée”, “absence congés sans solde” ou “absence non justifiée”.
Elle peut également avoir un impact sur certaines primes calculées au prorata du temps de présence, comme l’ancienneté, l’assiduité ou le 13ᵉ mois selon les accords internes.
Que dit le code du travail ?
Le Code du travail ne traite pas spécifiquement des retenues pour absence lorsque le salarié n’a plus de congés payés, mais le principe général “pas de travail, pas de salaire” s’applique pleinement.
Sur la base de l’article L.3121-1, l’employeur peut donc déduire du salaire la période durant laquelle le salarié n’a pas travaillé, cette retenue n’étant pas considérée comme une sanction au sens de l’article L.1331-2.
Elle doit toutefois être strictement proportionnelle au temps réellement non travaillé. Si l’absence n’a pas été autorisée, elle peut en plus être qualifiée d’absence injustifiée et entraîner une sanction disciplinaire sur le fondement de l’article L.1331-1.
5 questions sur le calcul de l’absence en paie
Comment calculer une absence en paie pour un salarié à temps partiel ?
Calculer une absence en paie pour un salarié à temps partiel nécessite une attention particulière aux horaires contractuels. La référence reste le temps de travail prévu au contrat. Toute absence se mesure par rapport aux heures réellement programmées.
La méthode en heures réelles reste la plus sécurisée juridiquement pour les RH. Elle permet de refléter fidèlement la perte de temps de travail. Elle évite les écarts liés aux répartitions inégales des horaires.
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Je télécharge le guideLe calcul consiste à diviser le salaire par les heures théoriques du mois, puis multiplier par les heures d’absence. Cette logique garantit une retenue proportionnelle. Elle respecte l’égalité de traitement entre salariés.
Les méthodes en jours peuvent créer des distorsions pour le temps partiel. Elles ignorent souvent les variations hebdomadaires. Les RH doivent donc privilégier une approche horaire cohérente et documentée.
Comment calculer une absence en paie avec maintien de salaire ?
Le maintien de salaire modifie la lecture classique du calcul d’absence en paie. L’employeur applique une retenue, puis verse une indemnisation complémentaire. Les deux opérations doivent rester distinctes sur le bulletin.
La retenue d’absence se calcule selon la méthode retenue par l’entreprise, souvent en heures réelles. Elle correspond à la période non travaillée. Le maintien vient ensuite compenser partiellement ou totalement cette perte.
Les règles de maintien dépendent de la loi, de la convention collective ou d’un accord interne. Les RH doivent vérifier l’ancienneté requise et la durée d’indemnisation. Chaque paramètre influence le résultat final.
Une présentation claire sur le bulletin sécurise le traitement de la paie. Elle facilite aussi le contrôle URSSAF. La cohérence des méthodes reste essentielle pour limiter les contentieux.
Comment calculer une absence en paie en cas de forfait jours ?
Le calcul d’une absence en paie pour un salarié au forfait jours repose sur une logique différente. Le temps de travail ne se mesure pas en heures. La référence devient le nombre de jours travaillés sur l’année.
Les absences se décomptent donc en journées ou demi-journées. La retenue s’effectue sur la base du salaire annuel réparti. Les RH divisent généralement le salaire par le nombre de jours du forfait.
La méthode des jours calendaires ou ouvrés reste inadaptée au forfait jours. Elle ne reflète pas la réalité contractuelle. Une méthode spécifique doit être définie et appliquée de façon constante.
La clarté de la méthode protège l’employeur en cas de contrôle. Elle sécurise aussi le salarié. Les RH doivent formaliser ce choix dans les usages internes.
Quelle méthode utiliser pour calculer une absence en paie lors d’une entrée ou sortie ?
Une entrée ou une sortie en cours de mois s’apparente à une absence partielle. Le salaire doit être proratisé. Les RH utilisent une méthode cohérente avec les absences habituelles.
La méthode en heures réelles reste la plus fiable lorsque les horaires sont connus. Elle permet un calcul précis du temps non travaillé. Elle limite les écarts entre salariés.
Certaines entreprises utilisent une proratisation en jours calendaires ou ouvrés. Cette pratique reste tolérée si elle reste constante. Elle doit figurer dans les règles internes de paie.
L’essentiel reste l’homogénéité des pratiques. Une méthode unique réduit les risques sociaux. Elle facilite aussi la compréhension du bulletin par le salarié.
Comment calculer une absence en paie avec subrogation ?
La subrogation modifie le circuit de paiement, pas le calcul de l’absence en paie. L’employeur perçoit les IJSS à la place du salarié. Il continue à verser le salaire selon les règles prévues.
La retenue d’absence se calcule normalement, souvent en jours calendaires pour la maladie. Les IJSS viennent ensuite compenser cette retenue. Le complément employeur s’ajoute si nécessaire.
Les RH doivent articuler trois éléments sur le bulletin. Retenue d’absence, IJSS subrogées, maintien éventuel. Chaque ligne doit rester lisible et justifiée.
Une mauvaise articulation fausse le net à payer. Elle expose l’entreprise à des régularisations. Une méthode claire sécurise la gestion de la paie et la relation salarié.
