Activité partielle, arrêts de travail dérogatoire, textes imprécis et précipités, la paie n’a pas été épargnée depuis la crise sanitaire. Un grand bravo à tous les gestionnaires de paie qui ont su relever le défi.
Mais des défis, il y en aura d’autres à relever. La crise sanitaire semble se terminer, mais d’autres pointent le bout de leur nez, crise climatique, crise géopolitique, crise énergétique, crise économique, …
Alors quels sont les défis qui attendent les services paie en 2023 et dans les années à venir ? Quelles sont les tendances en paie en 2023 ?
La technologie au service du gestionnaire de paie
Nous vivons dans une société où le tout digital est roi. La technologie est au service de l’humain et non le contraire, elle ne doit pas être subie, mais maitrisée. Dans le cas précis de la paie, les systèmes d’information sont au service du gestionnaire de paie.
Plusieurs fonctions
- Diminuer, voire supprimer, les tâches chronophages sans valeur ajoutée (saisie, attestation de salaire, …).
- Aider le service paie à mieux gérer la paie (outils de gestion, de suivi, …).
- Automatiser le calcul de la paie.
Plus d’efficacité pour moins d’effort
À l’aide des solutions de paie et SIRH de plus en plus efficientes (un maximum de résultat pour un minimum d’effort), le gestionnaire de paie s’exonère de tâches à faible valeur ajoutée et peut mettre toute son attention, son temps et son énergie dans la sécurisation de la paie (spoiler alert : une autre tendance de 2023).
Les possibilités de la technologie au service de la paie
Quelques exemples de possibilités offertes pour les solutions paie et SIRH :
- La saisie décentralisée et l’intégration : plus besoin de saisir les éléments variables de paie, la saisie est décentralisée au niveau du salarié et/ou manager, ou encore mieux, le logiciel offre la possibilité d’intégrer en masse des éléments variables de paie.
- L’automatisation de tous les processus paie et ADP: les déclarations légales (déclarations sociales, DPAE, signalement arrêt de travail, demande taux PAS, attestation employeur, …) sont envoyées directement du logiciel de paie en quelques clics (principe du Machine to Machine), les divers courriers, documents de sortie ou contrats de travail sont générés automatiquement par le logiciel de paie (ou SIRH).
- Calcul automatique de la paie : le paramétrage du logiciel de paie est optimisé au maximum pour ne plus avoir à calculer manuellement des éléments de paie. Il doit être en capacité par exemple de calculer automatiquement un maintien de salaire en cas d’arrêt de travail ou mettre à jour automatiquement les primes d’ancienneté.
- Le Onboarding RH : tout le process du recrutement est automatisé, de la gestion des entretiens à l’intégration des collaborateurs dans l’entreprise.
Le contrôle de paie : le défi clé des services paie
Le défi de ces dernières années était le déploiement de la DSN dans toutes les entreprises, y compris le service public. C’est chose faite désormais ; lorsque la solution de paie est efficiente, les attestions de salaire à la CPAM, les attestations employeurs Pôle Emploi ou encore les déclarations et le paiement des cotisations sociales peuvent être réalisées en quelques clics.
Ceci représente un gain de temps considérable pour les gestionnaires de paie. Une étape cruciale de la paie, qui était souvent délaissée au profit de tâches très chronophages et sans valeur ajoutée, prend alors toute sa mesure, le contrôle de paie.
Les avantages du contrôle de masse
Exit le contrôle de paie bulletin par bulletin en comparant le bulletin du salarié avec celui du mois précédant, désormais les paies se contrôlent en masse.
- Gain de temps pour le gestionnaire : un contrôle de masse prend moins de temps qu’un contrôle bulletin par bulletin. Une assurance pour sortir ses paies à temps.
- Un contrôle plus efficace : tous les éléments de paie sont contrôlés, le risque d’erreur est réduit.
- Un confort pour le gestionnaire : le contrôle manuel des bulletins de salaire peut générer fatigue musculaire et visuelle. Le contrôle de masse automatisée réduit ainsi les risques professionnels.
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Les étapes pour mettre en place son contrôle de paie
Plusieurs étapes sont nécessaires pour marquer l’essai et réussir son contrôle de paie.
Quoi ?
La première étape est de lister les éléments de paie que vous souhaitez contrôler :
- EVP.
- Comparaison avec le mois précédent.
- Cotisations sociales.
- …
Pourquoi ?
Avant de mettre en œuvre le contrôle, il est intéressant de comprendre pour quelles raisons vous souhaitez contrôler tel ou tel élément. Ceci va permettre d’affiner votre process de contrôle de paie.
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Il faut ensuite définir comment vous voulez et vous pouvez les contrôler. Quelles sont les possibilités du logiciel de paie ? Comment mettre en œuvre le contrôle sur Excel ?
Se préparer aux défis de demain
Notre société est en plein bouleversement, nous ne savons pas vers où nous allons aller. Une nouvelle crise (climatique, énergétique, économique, …) ? Ou peut-être tout ça à la fois ?
La 4ème révolution industrielle où la robotique et l’intelligence seront roi ? Ou une société où l’humain et la connexion à la nature reprend toute sa place ? Mais une chose est sure, nous y allons.
Tirer les leçons de la crise sanitaire
Et qui dit transformation, dit adaptation. Les services paie doivent alors être prêts à affronter de manière sereine les défis de demain, quel qu’ils soient. Nous avons tous subis (les parlementaires y compris) la crise sanitaire du Covid-19. Nous n’étions pas prêts. Ils nous faut maintenant tirer les leçons de cette crise et se préparer aux crises de demain.
Anticiper pour mieux gérer
Le maître mot de 2023 et des années à venir est l’anticipation. Pour ne pas subir, il faut anticiper les éventuelles problématiques :
- Un départ précipité d’un membre de l’équipe paie.
- Des changements rapides et désorganisés dans la gestion de la paie comme ce que nous avons connu lors de la crise sanitaire.
- Des départs de masse.
- Un nouveau confinement.
- …
Mettre en place des outils
Après avoir lister les éventuelles problématiques, il vous faut vous munir d’outils afin d’être prêt et d’affronter ces épreuves avec plus de calme et sérénité.
Quelques exemples :
- Mettre en place des procédures régulièrement mises à jour.
- Avoir des outils performants de mise à jour réglementaire.
- Optimiser la gestion des soldes de tout compte dans le système de paie.
- Mettre en place un accord télétravail.
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