En andragogie, on aime rappeler qu’« on ne forme pas pour le plaisir ». Pas question ici de formations rébarbatives ou déconnectées des besoins des apprenants. Cette formule souligne plutôt qu’une formation a toujours un objectif concret : permettre l’acquisition ou le renforcement de compétences utiles à la pratique professionnelle.
Autrement dit, toute action de formation doit produire un effet mesurable : l’apprenant doit en ressortir enrichi, que ce soit par de nouvelles connaissances ou par une meilleure maîtrise de savoirs déjà connus.
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Je lance mon diagnosticDans cette optique, il est temps de changer de regard sur la formation. Ce n’est ni une récompense offerte aux salariés, ni un simple moment de respiration dans leur quotidien.
La formation est un véritable levier stratégique pour l’entreprise, qui y consacre un budget souvent conséquent et obligatoire. Comme tout investissement, elle doit être pensée en termes de retour : retour sur les compétences, sur la performance, et in fine, sur les résultats de l’organisation.
Pour piloter efficacement cette démarche et en évaluer les retombées, les entreprises s’appuient sur des indicateurs de performance, aussi appelés Key Performance Indicators (KPI).
Ces données chiffrées permettent non seulement de suivre la mise en œuvre du plan de développement des compétences, mais aussi d’en mesurer l’impact et de prendre des décisions éclairées pour l’avenir.
KPI et objectifs
Un KPI est une unité de mesure qui permet à l’entreprise d’évaluer l’efficacité d’un projet (en l’occurence ici le plan de développement des compétences). Le but est de savoir, grâce à cette mesure, si on se rapproche favorablement de l’objectif fixé. C’est finalement un jalon sur un parcours.
Qui dit unité de mesure, dit niveau cible de référence. Ainsi, pour être utile, un KPI doit être adossé à un objectif SMART. En effet, il faut bien identifier le besoin qu’il doit satisfaire pour ne pas se tromper de cible et viser à côté.
Exemple : on ne souhaite pas que ” Robert suive une formation management pour encadrer sa future équipe “. On sera plus précis en souhaitant que ” Robert suive la formation Manager débutant, en présentiel inter-entreprises, 3 mois avant l’arrivée de son 1er collaborateur “.
>> C’est quand même plus simple de vérifier l’atteinte de l’objectif et sa pertinence sous cet angle non ?
Etant donné que chaque entreprise a un projet spécifique, la liste des KPI suivis va varier, pour être personnalisée au maximum. Néanmoins, il existe des indicateurs “standards” que nous allons détailler juste après.
Les KPI de suivi
Les indicateurs de suivi sont principalement ceux qui vont faire référence à un état d’avancement. On les retrouve plutôt dans la phase de planification du plan de développement des compétences.
En voici 5 utilisés couramment :
Taux de déploiement du plan de développement des compétences
Il s’exprime comme le rapport entre le volume de formations demandées et celui réellement planifié par l’entreprise.
Ainsi, un taux de déploiement de 50% signifie que 1 formation sur 2 demandée par les salariés a été prévue. L’idéal étant, bien entendu, de planifier l’intégralité le plus en amont possible, pour gérer les aléas en cours d’année.
Il n’y a pas de miracle : un plan planifié à 7% ne sera jamais réalisé à 100% ! En fonction de la saisonnalité de l’activité par exemple, on n’espèrera pas forcément atteindre un taux de déploiement linéaire.
Taux de prise en charge financière par l’OPCO
Il correspond au ratio entre la dépense financière engagée par l’entreprise et celle prise en charge par l’OPCO.
Il s’agit de mesurer la rentabilité des cotisations obligatoires et l’utilisation des différents dispositifs d’aides existants. On peut scinder cet indicateur en fonction des fonds de financement obtenus par exemple, car ils évoluent chaque année.
Taux de planification des formations par sexe / CSP …
Si la validation du plan de développement des compétences a fait attention à respecter l’attribution homme/femme, ouvrier/ETAM/cadre, sa mise en œuvre doit aussi être source de vigilance.
Les contraintes de planification peuvent être différentes selon ces critères. Il faut alors veiller à équilibrer les départs en formation. En effet, une coupe budgétaire inopinée en cours d’année pourrait, par exemple, mettre à mal l’équité d’accès à la formation.
Taux de remplissage des sessions de formation
Il se définit comme le rapport entre le nombre de places disponibles proposées et le nombre de participants inscrits. Selon le mode de formation choisi (intra ou inter-entreprises), ce ratio aura un fort impact sur le coût engagé par apprenant.
L’heure de la relance a peut-être sonné ! A moins qu’il ne faille tout simplement revoir les dates et horaires proposés, pour s’adapter aux contraintes de l’entreprise.
Nombre de formations obligatoires / non obligatoires réalisées par salarié.
En effet, dans le cadre des obligations liées aux entretiens professionnels, il s’agit d’un paramètre à prendre en compte dans la validation et la planification des formations annuelles.
C’est toujours dommage de se rendre compte à la dernière minute que le compte n’y est pas et s’exposer à de lourdes sanctions financières !
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Les KPI de résultat
Les indicateurs de résultat sont principalement ceux qui vont faire référence à l’évaluation d’une action terminée. On peut les retrouver à l’issue d’une action de formation ou, de manière globale, en fin d’année lors du bilan du plan de développement des compétences.
Ils peuvent être extrêmement nombreux, en fonction des axes stratégiques de l’entreprise. En voici cependant 5 utilisés couramment :
Le nombre d’heures de formation annuelles
Cet indicateur est à manipuler avec le plus grand soin, car il n’indique absolument pas la même chose selon l’effectif que l’on prend au dénominateur.
Ainsi, on peut très bien diviser le nombre d’heures de formation réalisées par l’effectif global de l’entreprise. On peut également souhaiter prendre le nombre de stagiaires de la formation ou encore ne comptabiliser, de manière unitaire, que les salariés ayant suivi une formation. Attention à ne pas comparer des choux et des carottes !
Rappelez-vous que l’on peut faire dire tout et n’importe quoi à une donnée, si le contexte reste obscur…
La comparaison du budget dépensé par rapport au budget prévisionnel
L’écart est une chose, certes, mais il faut surtout arriver à analyser et comprendre cet écart pour en tirer les bonnes résolutions.
Avez-vous été trop optimiste sur les coûts lors de la construction du plan ? Avez-vous dépensé plus que prévu, car vous avez également réalisé davantage de formations ? L’action qui en découle ne sera pas la même, les conséquences non plus !
Le rapport entre les coûts pédagogiques et les frais annexes (hors rémunérations)
En résumé, les frais annexes correspondent aux frais de déplacement en lien avec la formation. L’analyse de ce rapport permet bien souvent de redessiner sa cartographie de partenaires.
Souhaiter le prix le plus bas pour la formation est une chose, mais attention à étudier l’offre dans son package complet.
S’il faut rajouter des nuits d’hôtel, des repas… ce n’est peut-être plus aussi intéressant que prévu finalement. Sans compter le temps perdu, la fatigue et les risques associés pour les salariés.
Le volume de formations achetées par prestataire
En effet, selon le volume que vous consommez, il est peut-être bon de repartir en négociation tarifaire et, pourquoi pas, déboucher sur un accord cadre.
La négociation peut également porter sur des avantages divers : création de sessions à la demande, places réservées en priorité sur certaines sessions… En tout cas, ça ne coûte rien de demander !
La satisfaction des participants
On s’écarte un peu de l’aspect financier, mais il est important que vos salariés soient satisfaits de la formation qu’ils ont suivi. Attention, cela ne présume en rien l’acquisition de nouvelles connaissances / compétences. Néanmoins, cela va jouer sur l’ambiance au travail et leur rôle de prescripteur face aux plus réfractaires.
L’image de la formation corvée est à bannir. Cet indicateur vous permettra également de faire le tri dans votre panel de prestataires. En effet, mieux vaut tisser des relations privilégiées avec un nombre restreint que de s’éparpiller.
Pourquoi s’attacher au suivi des KPI ?
Pour construire un tableau de bord efficace, il est essentiel d’y intégrer à la fois des indicateurs de suivi et des indicateurs de résultat. Cet équilibre permet de garantir la cohérence globale de votre pilotage. Toutefois, attention à ne pas tomber dans le piège du « trop d’indicateurs tue l’indicateur ».
Mieux vaut concentrer votre suivi sur un nombre limité de données clés, généralement entre 5 et 8. Au-delà, la surcharge d’informations risque de compliquer l’analyse, voire de freiner l’action. Or, l’objectif principal du suivi reste de pouvoir réagir rapidement en ajustant, si nécessaire, les actions mises en place.
Dès lors que votre Direction et vous-même avez formalisé une stratégie de formation, vous vous engagez naturellement dans une logique d’objectifs. Et qui dit objectifs, dit indicateurs de pilotage.
Ces KPI ne servent pas uniquement à suivre l’évolution de votre stratégie ou à produire un reporting interne : ils jouent aussi un rôle central dans le respect de vos obligations légales. En effet, chaque année, vous devez rendre compte de la politique formation de votre entreprise aux élus du CSE – et en particulier à la Commission Formation.
La mise en place d’indicateurs clairs et bien construits facilite grandement la rédaction de la note d’information sur les orientations de la formation professionnelle. Vous disposerez ainsi des données nécessaires, déjà structurées, pour produire ce document de manière fluide et argumentée.
Cette démarche vous permettra également d’afficher une posture proactive devant les représentants du personnel. Vous serez capable de présenter les résultats de manière sereine, factuelle, et de valoriser la formation comme un véritable levier de gestion des carrières et de développement stratégique pour l’entreprise.
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