La paperasse : un problème majeur dans les entreprises
On parle beaucoup d’intelligence artificielle dans les entreprises. Dans les comités de direction, dans les conférences, dans les plans stratégiques. Mais sur le terrain, ce que vivent les salariés au quotidien ressemble souvent à quelque chose de bien moins moderne : de la paperasse.
C’est ce que révèle une étude YouGov réalisée pour Factorial : en moyenne, les salariés passent encore 3 heures par semaine à des tâches administratives internes. Trois heures qui ne servent ni les clients, ni les projets, ni la performance collective.
Dans une entreprise de 100 personnes, la paperasse représente plus de 15 000 heures perdues sur une année.
Mais ce n’est pas seulement une question de temps. C’est aussi une source d’erreurs, de retards et de frustrations.
69 % des actifs déclarent subir régulièrement des retards dans leur travail à cause des procédures internes. 73 % reconnaissent avoir déjà commis des erreurs ou des oublis liés à la complexité de ces processus.
Et 54 % estiment avoir déjà raté une opportunité professionnelle ou un projet à cause de démarches trop lourdes.
Ce n’est donc plus un problème qui concerne uniquement les services RH ou administratifs. Il touche tout le monde, et il freine tout le monde.
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“Les entreprises parlent beaucoup d’intelligence artificielle, mais dans la réalité, une grande partie des salariés continue encore à perdre plusieurs heures par semaine dans des tâches administratives répétitives et fragmentées. L’enjeu n’est plus seulement d’innover, mais de faire en sorte que la technologie améliore réellement le quotidien de travail.”
Antoine Barat, Directeur commercial France chez Factorial :
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Comment réduire le poids de la paperasse grâce à l’IA ?
Ce que l’étude met aussi en lumière, c’est l’impact humain de cette situation et il est plus sérieux qu’on ne le pense.
Un salarié sur deux associe la gestion administrative à une expérience négative au travail : ennui, stress, démotivation, sentiment de ne pas être reconnu à sa juste valeur. Des ressentis qui finissent par peser sur l’engagement.
Et parfois, sur la décision de partir. 44 % des actifs déclarent avoir envisagé de quitter leur emploi à cause de processus internes trop complexes ou trop manuels. 12 % l’ont effectivement fait. Ce n’est plus anecdotique.
Face à ça, les attentes envers l’IA sont claires et assez pragmatiques. Les salariés ne réclament pas des outils sophistiqués ou des innovations spectaculaires. Ils veulent que leur quotidien soit moins pesant.
62 % pensent qu’un outil d’IA centralisé pour gérer les tâches administratives améliorerait concrètement leur travail.
Pour les équipes RH, quelques pistes se dégagent.
La première, c’est la centralisation. Trop d’entreprises accumulent les plateformes, les formulaires et les logiciels sans cohérence d’ensemble. Le résultat, c’est une complexité qui s’ajoute à une autre, et des salariés qui jonglent entre des outils qui ne se parlent pas.
La deuxième, c’est l’automatisation des tâches les plus répétitives. Validation de congés, notes de frais, gestion documentaire, suivi administratif, tout ceci peut aujourd’hui être largement simplifié. Les outils existent. La question est de savoir si on se donne vraiment la peine de les déployer.
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Je télécharge le guideLa troisième, souvent négligée, c’est l’accompagnement des collaborateurs. Une technologie ne produit des résultats que si les gens comprennent comment s’en servir et y trouvent un intérêt concret. Mettre en place un outil sans former les équipes, c’est à peu près aussi efficace que de ne rien faire.
Dans un contexte où attirer et retenir les talents reste difficile, alléger la charge administrative n’est plus un sujet secondaire.
C’est un levier de qualité de vie au travail, d’engagement et in fine, de fidélisation. Les entreprises qui s’en emparent sérieusement auront une longueur d’avance sur celles qui continuent à promettre l’IA dans leurs discours tout en laissant leurs salariés se noyer dans les formulaires.
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