Comment mettre en place un processus de recrutement efficace ?

Mettre en place un processus de recrutement sera déterminant si vous voulez recrutez vos futurs collaborateurs de manière pertinente et efficace.

Définir un processus de recrutement est la première étape par laquelle vous devrez passer lorsque vous aurez un besoin en recrutement.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est un processus de recrutement, pourquoi cette étape est primordiale et comment le mettre en place dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un processus de recrutement ?

Avant de commencer votre recrutement, il est nécessaire de comprendre ce qu’est un processus de recrutement et pourquoi il est important de le mettre en place.

C’est quoi ? Définition !

Le processus de recrutement c’est l’ensemble des phases de recrutement qui permettent d’aboutir à la validation et à l’intégration d’un nouveau collaborateur dans une entreprise.

Les étapes du processus de recrutement sont sensiblement les mêmes d’une entreprise à l’autre. Toutefois, chaque entreprise peut définir son propre processus de recrutement.

Mettre en place ce processus a de nombreux avantages : cela vous permettra de bien cadrer votre besoin en recrutement et de valider le candidat idéal.

Pourquoi mettre en place un processus de recrutement ?

Le but principal d’un recrutement est de trouver le candidat idéal pour le poste que l’on a à pourvoir.

Mettre en place un processus autour de ce recrutement permettra de définir à l’avancer les différentes phases du recrutement afin de ne rien oublier et de trouver le bon candidat.

Les intérêts d’avoir un processus ?

Définir au préalable votre processus de recrutement c’est définir à l’avance par quelles étapes les candidats devront passer avant d’être validé ou non pour le poste à pourvoir.

Cela vous permettra de définir à chaque étape du processus de recrutement si votre candidat correspond au besoin en recrutement exprimé ou pas.

Connaître précisément comment va se dérouler votre recrutement vous permettra également d’anticiper les éventuels couacs qui pourraient se produire pendant cette période de recrutement. Anticiper vous permettra de mieux gérer au quotidien votre recrutement.

Quels sont les risques ?

Parfois, il faut savoir sortir des sentiers battus. Avoir un processus de recrutement peut parfois être long et quelquefois nous risquons de perdre des candidats pendant ce processus.

Il est donc important de garder en tête cette phrase : « A situation exceptionnelle, décision exceptionnelle. ». Si vous sentez que vous risquez de perdre un candidat à cause d’un processus de recrutement trop long, n’hésitez pas à le modifier en plein milieu.

Si vous perdez plusieurs candidats à cause d’un processus de recrutement trop lourd, n’hésitez pas à l’écourter et à le redéfinir si besoin.

Comment mettre en place un processus de recrutement efficace ?

Un processus de recrutement efficace doit contenir des étapes bien précises allant de la prise de connaissance du besoin en recrutement jusqu’à l’intégration du collaborateur en entreprise.

Le processus de recrutement démarre par un besoin : vous apprenez qu’il va falloir remplacer l’un de vos collaborateurs ? Vous allez devoir créer un poste supplémentaire ?

Ce besoin sera le point qui marquera le début de votre processus de recrutement.

Quelles sont les étapes d’un processus de recrutement efficace ?

Une fois votre besoin en recrutement exprimé, vous devrez prendre en compte les 3 grandes étapes d’un processus de recrutement :

• La préparation du recrutement
• La conduite du recrutement
• L’intégration du nouveau collaborateur

1. La préparation du recrutement

La préparation du recrutement démarre juste après votre décision de recruter un nouveau collaborateur. Avant même de diffuser votre annonce, il va falloir préparer votre recrutement. Vous devrez :

• Définir votre besoin en recrutement au travers une fiche de poste. Rédiger une fiche de poste vous permettra de déterminer précisément votre besoin en recrutement et le profil du candidat idéal. Elle doit contenir les éléments suivants : l’intitulé du poste, les missions du poste, les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles, les objectifs et responsabilités du poste, les compétences requises […]. Cette fiche de poste vous permettra également de déterminer le profil idéal que vous souhaitez recruter (savoir-faire, savoir être, qualités personnelles du candidat, …).
• Une fois cette fiche de poste rédigée, vous devrez choisir comment vous allez communiquer sur ce besoin en recrutement (recrutement interne, recrutement externe, utiliser les réseaux sociaux ou les jobboards, …). Par quels moyens et quels canaux souhaitez-vous recruter votre futur collaborateur ? Si vous décidez d’utiliser une méthode externe, vous devrez rédiger une annonce de recrutement.
• Une fois l’ensemble de ces étapes remplies, vous devrez définir comment va se dérouler la suite du recrutement : Qui va sélectionner les candidats ? Qui fera passer les entretiens de recrutement aux candidats ? Combien de personnes devront rencontrer les candidats ? Auront-ils des tests à passer ? Quel type d’entretien passeront-ils ? Vous devrez répondre à toutes ces questions pour déterminer un processus de recrutement cohérent.

2. La conduite du recrutement

Une fois cette première étape terminée, vous devrez procéder à la conduite de votre recrutement. Cette partie consiste à rechercher et à sélectionner des candidats, et enfin à valider ou non votre futur collaborateur. Cette étape consiste à passer à l’action pour recruter, elle se déroulera en trois temps :

• Démarrer votre campagne d’annonces et de sourcing. Cette étape vous permettra de commencer à rechercher et débusquer des talents pouvant correspondre à votre besoin en recrutement : soit en publiant une annonce de recrutement et en attendant le retour de candidature, soit en sourcant des profils en ligne sur les CVthèques ou les réseaux sociaux. Vous pouvez également mettre en place la cooptation.
• Une fois que vous aurez des candidats susceptibles de correspondre à votre besoin en recrutement, vous devrez effectuer ce que l’on appelle une pré-sélection en utilisant des méthodes comme l’entretien téléphonique (il vous permettra en quelques questions dé vérifier l’adéquation du profil du candidat par rapport à la fiche de poste émise au début du processus de recrutement).
• Une fois que vous aurez présélectionné quelques profils pour votre poste à pourvoir, vous devrez passer à la seconde phase d’entretien : la phase opérationnelle. Cette phase consiste à rencontrer les candidats en physique (en un ou plusieurs entretiens) afin de déterminer si le candidat correspond en tout point ou partiellement au besoin en recrutement. Cette étape peut être accompagnée de test ou d’évaluation (test de personnalité, test de logique, test linguistique) afin de vérifier les compétences professionnelles du candidat. Pensez à bien préparer l’entretien d’embauche pour éviter de poser les questions interdites.

Lorsque vous aurez fait passer les entretiens opérationnels, vous pourrez enfin décider de valider le candidat qui correspond le plus à besoin en recrutement et vous passerez ensuite à sa phase d’intégration dans votre société.

3. L’intégration du nouveau collaborateur

On a tendance à penser, lorsque l’on est recruteur, que le processus de recrutement s’arrête une fois que le candidat a signé sa promesse d’embauche ou son contrat. Mais ce n’est pas le cas ! Le processus de recrutement s’arrête à la fin de l’intégration du candidat dans votre entreprise.

L’accueil de votre nouveau collaborateur est une étape primordiale dans votre processus de recrutement. Cela vous permettra de bien intégrer votre nouveau salarié dans votre société mais aussi de vous assurer qu’il ne mette pas fin à sa période d’essai à cause d’une mauvaise intégration.

Vous devrez donc :

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• Accueillir votre nouveau collaborateur : lui présenter les locaux, lui présenter les différentes personnes avec qui il sera amené à travailler. Certaines entreprises proposent également un livret d’accueil avec des informations sur l’entreprise (présentation de la société, horaires de la société, avantages, …).
• Réaliser l’ensemble des démarches administratives : rédaction et signature du contrat de travail, déclaration préalable à l’embauche, mise à jour du registre du personnel, …
• Former votre nouveau collaborateur aux méthodes et outils présents dans votre entreprise. Cela lui permettra de bien prendre connaissance de votre manière de fonctionner. Cela le rassurera également sur le sérieux de votre entreprise.

Il est important d’accompagner votre collaborateur tout au long de sa période d’essai.

Faut-il faire varier le processus de recrutement ?

Chaque entreprise doit définir son propre processus de recrutement. Il y a effectivement des étapes clés à respecter mais certaines étapes peuvent changer d’une société à une autre.

Pour un CDI ? CDD ? Stage ? Cadre ? Cadre sup ? …

L’enjeu d’un recrutement en CDI n’est pas le même que celui d’un stage ou d’un intérim. L’enjeu n’est pas non plus le même qu’en vous recrutez un employé plutôt qu’un cadre.

Il est donc nécessaire de prendre en compte ces données. Si votre enjeu de recrutement est plus « faible » comme dans le cas d’un stage ou d’un intérim, optez pour un processus court qui ne nécessitera pas beaucoup d’entretiens et une intégration rapide.

Si toutefois, votre enjeu de recrutement est plus important, comme dans le cas d’un CDI ou d’un poste cadre, optez pour un processus de recrutement plus long qui permettra d’ajouter des étapes d’entretien ou de tests ou encore une intégration plus longue.

Pour un recrutement interne ?

Si vous optez pour un recrutement interne, le processus de recrutement sera différent que pour un recrutement en externe En effet, si l’un de vos salariés postule au poste proposé, vous devrez traiter sa candidature d’une manière un peu différente de celle d’un candidat extérieur.

En effet, vous connaissez déjà les compétences de votre salarié. Le processus de recrutement devra alors être ajusté : vous pouvez par exemple rajouter une étape de vérification des compétences auprès du supérieur du collaborateur intéressé par votre offre à pourvoir, vous pouvez également faire un entretien orienté motivation plutôt qu’un entretien orienté 100% sur les compétences de votre salarié car vous connaissez déjà le travail qu’il fournit dans votre entreprise.

Attention, si vous passez par la cooptation, votre processus de recrutement doit rester le même que si vous recrutez un candidat en externe car vous ne connaissez pas le candidat potentiel qui vous aura été présenté par l’un de vos collaborateurs. Il est donc nécessaire de s’assurer qu’il corresponde à la fiche de poste rédigée au début du processus de recrutement.

Quel est la durée optimale d’un tel processus ?

Il n’existe pas de durée optimale dans un processus de recrutement. Chaque processus de recrutement est différent en fonction de chaque entreprise mais la durée de ce processus dépendra également du profil recherché et du contrat proposé.

Plus l’enjeu du poste sera important, plus le processus de recrutement sera long. En effet, recruter un intérimaire ne prendra que peu de temps et le processus de recrutement sera alors écourté. Si, toutefois, vous recrutez un directeur général, la durée de ce processus sera allongée car les enjeux ne seront pas les mêmes.

Attention toutefois à ce que votre processus de recrutement ne soit pas trop long. Plus il sera long, plus vous risquerez de perdre des candidats.

Quid de la marque employeur ? Comment peut-elle favoriser le recrutement ?

La marque employeur pourra vous permettre d’accélérer votre processus de recrutement et d’optimiser votre recrutement.

En effet, si un candidat se reconnaît dans votre marque employeur et dans l’image que vous véhiculez, cela vous permettre d’attirer des profils qualifiés pour vos besoins en recrutement. Si le candidat a une bonne image de votre entreprise, il aura encore plus envie d’y postuler.

Quelques astuces pour optimiser son processus de recrutement

Analyser son processus de recrutement permet de pouvoir le rectifier si besoin de manière à ce qu’il soit constamment optimisé pour un recrutement plus efficace. Si vous souhaitez avoir un processus de recrutement le plus efficace possible, suivez les astuces suivantes !

Ajuster son processus de recrutement au marché de l’emploi

Il est important de comprendre que le marché de l’emploi ne cesse d’évoluer que ce soit la manière dont l’on recrute ou encore la manière dont on va attirer les candidats.

Il est donc nécessaire d’adapter son processus de recrutement au marché actuel de l’emploi : les candidats sont plus sollicités qu’il y a quelques années, il faudra donc prendre en compte cette donnée dans votre processus de recrutement.

Que ce soit sur la rédaction de votre annonce, sur votre manière de sourcer ou encore sur votre manière d’évaluer les candidats, vous devez absolument ajuster votre processus de recrutement pour séduire les talents d’aujourd’hui.

Bien définir son besoin en recrutement

Bien définir votre besoin en recrutement, c’est avoir un processus de recrutement bien déterminé.

Si vous n’avez pas bien cerné votre besoin et que vous n’êtes pas sûr du profil que vous recherchez, alors votre processus de recrutement pourrait s’avérer long et coûteux.

Savoir où vous allez et comment vous y aller vous permettra d’avoir un processus de recrutement efficace.

Être préparé 

Il est important que vous soyez organisé et préparé avant de démarrer votre recrutement : que vous connaissiez chaque étape du processus de recrutement.

Cela vous permettra de respecter les limites de temps que vous vous êtes fixés mais aussi de respecter votre budget en recrutement. De plus, si vous êtes préparé, le candidat le ressentira et sera rassuré sur le poste à pourvoir et sur votre entreprise.

Un processus de recrutement préparé, c’est s’assurer d’un bon recrutement

Connaître à l’avance comment va se dérouler l’ensemble de votre processus de recrutement vous permettra d’anticiper les différentes étapes du recrutement mais aussi de pouvoir le modifier quand celui-ci sera trop lourd ou trop long.

Mettre en place un processus autour du recrutement vous permettra de cadrer votre besoin et de valider le candidat idéal pour votre poste à pourvoir.