Première réunion du CSE: délai, convocation, ordre du jour… Tout savoir !

Si vous lisez cet article c’est que votre CSE vient d’être fraîchement constitué ou bien que vos élections professionnelles touchent bientôt à leur fin.

En effet, une fois le CSE constitué la 1^ère étape est celle de convoquer les élus en vue de la 1^ère réunion. De là, plusieurs questions se posent : Quand prévoir la 1^ère réunion de mise en place ? Comment convoquer les élus ? Qui inviter ? Quel ordre du jour ? etc….

Cette 1ère réunion est essentielle car elle permet d’apprendre à se connaître et, pour les entreprises de plus de 50 salariés, de fixer ensemble (Représentant de la Direction et Représentants des salariés) les règles de fonctionnement du CSE et de répartir les tâches entre les membres du CSE.

Convocation des membres titulaires du CSE

Avant toute réunion, il est nécessaire d’informer tous les membres de la tenue d’une réunion et de convoquer les membres assistant à la réunion personnellement, et ce même s’ils sont absents de l’entreprise. Dans la présente section, nous allons aborder à quel moment vous devez effectuer cette démarche, qui convoquer et enfin comment.

Aujourd’hui, nous nous sommes concentrés sur la 1^ère réunion du CSE, cependant il est à noter que tout ce qui concerne la convocation des élus est valable pour toutes les réunions à venir du CSE.

Quand convoquer ? Quel délai ?

La Loi n’a pas fixé de délai entre la fin des élections et la 1^ère réunion, alors comment faire ?

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, le CSE ayant les mêmes attributions que nos anciens délégués du personnel, la Loi ne prévoit pas de formalités particulières sur le moment de la convocation. Il est seulement précisé que les membres du CSE doivent envoyer une note écrite 2 jours ouvrables avant la réunion, comme c’était déjà le cas pour les délégués du personnel. Ceci induit que vous devez au préalable convoquer les membres de la délégation pour qu’ils puissent ensuite vous adresser leur note écrite.

S’agissant des entreprises de plus de 50 salariés, en pratique, il conviendrait de respecter le caractère mensuel de la réunion. Ainsi, si la réunion de votre dernier CE était le 12 juin (si vous aviez déjà des instances représentatives du personnel), vous pouvez vous dire que la prochaine réunion devra être fixée le 12 juillet au plus tard. Ayez en tête qu’on pourrait estimer qu’une réunion intervenant plus de 2 mois après les élections pourrait être considérée comme tardive par les Juges.

L’accord ou bien le Règlement Intérieur du CSE peut tout à fait prévoir la date de cette 1^ère réunion. Si c’est le cas, il convient alors de respecter les dispositions prévues par l’accord ou le Règlement intérieur du CSE.

Il est à noter qu’en cas de défaillance de l’employeur, la majorité des membres titulaires peuvent demander une réunion extraordinaire avec un ordre du jour fixé par la majorité des membres titulaires et ce même si le Secrétaire du CSE n’est pas encore élu.

Qui convoquer ?

Le Code du travail prévoit que seuls les membres titulaires du CSE peuvent assister à la réunion. Toutefois, par accord d’entreprise il est possible de prévoir que les membres suppléants soient également présents.

Ainsi, il conviendra de convoquer tous les membres, ceci même si vous êtes dans le cadre de la seule présence des membres titulaires du CSE en réunion. Cette information destinée à tous les membres du CSE permettra aux suppléants de remplacer les titulaires, le cas échéant.  

Comme nous le rappelions au début de cet article, vous devez convier tous les élus assistant à la réunion et ce même s’ils sont en congé ou en maladie par exemple. En effet, comme leur mandat n’étant pas suspendu lorsque leur contrat de travail l’est, cela ne vous exonère pas de les convoquer. Ainsi, si l’un de vos élus est en arrêt maladie, vous avez tout de même l’obligation de le convoquer.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, il faudra également convoquer les représentants syndicaux.

Comment convoquer ?

En pratique, la convocation peut se faire par tous moyens, sachant que sont privilégiés le courriel avec accusé de réception, le courrier recommandé avec accusé de réception.

La convocation précisera le lieu, la date, l’heure de la réunion et le contenu de l’ordre du jour si celui-ci est joint à la convocation. En effet, il est à noter qu’il n’est pas obligatoire de joindre l’ordre du jour à la convocation, ceci peut être pratique lorsqu’il y a un désaccord sur l’ordre du jour toutefois il est à noter qu’habituellement l’ordre du jour est généralement joint à la convocation.

Comme il s’agit de la 1^ère réunion du CSE, c’est à l’employeur seul de signer cette 1^ère convocation qui devra être envoyée aux élus en même temps que l’ordre du jour.

Contenu de l’ordre du jour de la 1ère réunion du CSE

Le contenu de l’ordre du jour n’est pas fixé par la Loi, il est libre.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, cela fonctionnera comme lorsque vous aviez des délégués du personnel. Les membres vous enverront une liste de questions 2 jours ouvrables avant la réunion à laquelle vous les avez convoqués.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, en pratique, ce sera exceptionnellement l’employeur qui établira seul l’ordre du jour.

Il est préconisé de s’inspirer de vos anciens ordres du jour de réunions de mise en place de vos anciens CE si vous aviez déjà des instances représentatives du personnel ou bien de s’inspirer des thèmes que nous invoquerons dans cet article sachant qu’en pratique les membres pourront demander à traiter d’autres sujets.

L’ordre du jour de la 1^ère réunion est peut-être déjà fixé dans l’accord de mise en place du CSE ou dans le Règlement Intérieur du CSE, dans ce cas, il conviendra de suivre les dispositions de votre accord d’entreprise ou du Règlement Intérieur.

Légalement, il est prévu d’adresser l’ordre du jour 3 jours avant la tenue de la réunion. Dans la pratique, un délai d’une semaine est préconisé sauf si un autre délai est prévu par accord d’entreprise ou par le règlement intérieur du CSE.

Quels thèmes aborder ? Pour éviter une réunion à rallonge, il est conseiller d’étaler les thèmes sur plusieurs réunions et de privilégier les thèmes nécessaires au bon fonctionnement du CSE telle que la désignation du Secrétaire du CSE par exemple.

Généralement, les thèmes abordés à l’occasion de la 1^ère réunion sont :

• la désignation du Secrétaire, Trésorier, éventuellement du Secrétaire adjoint et du Trésorier adjoint,
• la désignation des membres du CSE central le cas échéant,
• la désignation des délégués de proximité si un accord collectif le prévoit,
• la désignation des membres des commissions, le cas échéant,
• la désignation des membres représentant le CSE au Conseil d’Administration et aux Assemblées générales
• le compte rendu de gestion et transmission des documents de l’ancienne instance,
• les modalités de transferts des bien du CE vers le CSE à moins qu’elles aient déjà été traitées dans un accord d’entreprise.

Les organisations syndicales représentatives peuvent à ce moment-là faire part de la désignation des représentants syndicaux, en ayant préalablement fait la désignation par courrier auprès de l’employeur.

Procès-verbal de la réunion?

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, comme auparavant, vous devrez répondre aux questions posées par vos élus dans les 6 jours ouvrables qui suivent la date de la réunion. Les réponses sont annexées dans un registre spécial. Il n’y a donc pas de procès-verbal établi.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, l’établissement d’un procès-verbal est obligatoire, ceci étant à la charge du Secrétaire du CSE. Les délais de production du procès-verbal et les différentes modalités sont prévus par l’accord d’entreprise ou le Règlement intérieur du CSE.

Choisir la sale idéale pour vos réunions professionnelles

Il est souvent indispensable pour une entreprise ou une société de louer une salle spéciale qui viendra accueillir une réunion lorsque les locaux qu’elle occupe habituellement ne sont pas disponibles ou adaptés.

Il est important de s’y prendre à l’avance pour obtenir une salle parfaite pour vos demandes et pouvoir, par exemple, organiser une réunion avec une salle 100% connectée.

En cette période, c’est devenu un maître-mot. Avec la démocratisation du télétravail et l’impossibilité pour certaines personnes de se rendre sur place, une salle connectée vous permettra d’être en relation avec des personnes qui ne sont pas présentes, avec la meilleure qualité d’image et de son possible. Vous pouvez choisir bien des salles en fonction de vos objectifs et du travail que vous souhaitez y faire.

Certains se tourneront donc très logiquement vers une salle connectée, tandis que d’autres préféreront une salle qui privilégie la lumière naturelle avec de grandes fenêtres. L’important est de se sentir à l’aise, raison pour laquelle il est indispensable de s’y prendre à l’avance et de ne pas improviser des recherches tardivement, sans quoi vous risquez fortement d’être déçu. Et les réunions ne seront que plus efficaces dans une bonne salle où tout le monde trouve rapidement ses marques.