La Gestion des Temps et des Activités, quels enjeux pour les entreprises ?

La GTA (Gestion des Temps et des Activités) est un enjeu fondamental pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Elle répond aux normes législatives, en constante évolution, tout en respectant la gestion des temps des salariés.

Elle permet une meilleure maîtrise des coûts, de planifier les ressources nécessaires et de suivre au plus juste la productivité de son activité.

Nous sommes à l’heure actuelle confrontés à un nouveau mode de travail à distance par le biais du télétravail, un système d’information sur des Ressources Humaines (SIRH) offre un service beaucoup plus actuel, moderne et digital et qui s’adapte à ces évolutions. Le temps du papier est définitivement révolu !!

Qu’est-ce que la GTA ? Quels enjeux pour une entreprise ?

Définition de la GTA

Elle regroupe l’ensemble du domaine de la Gestion des Temps et des Activités qui permet de suivre : les temps de travail, les présences, les absences et les activités des salariés.

Elle peut être mise en place dans toutes les formes de structures salariales aussi bien privées que publiques et dans tous les secteurs d’activité.

Les systèmes de GTA peuvent être simples et économiques ou plus complexes suivants les structures ou les besoins de ces dernières.

Apparition de la GTA

Depuis les 35h, les entreprises ont dû mettre en place des systèmes de gestion des temps plus performants. Les normes législatives, le droit du travail ont poussé les entreprises à se remettre en question et à s’adapter.

Vous souvenez-vous du temps où nous remplissions des feuilles de pointages à la main sur papier !! Quelle perte de temps, chronophage, sans oublier les pertes de feuilles, les oublis ou les erreurs.

Le monde, la croissance des entreprises, ainsi que parallèlement l’apparition de nouvelles technologies, ont permis de digitaliser la Gestion des Temps et des Activités afin de faire gagner un temps précieux aux entreprises en saisie manuelle.

Digitalisation de la GTA

Un bon système de GTA est un outil digital qui permet d’enregistrer et de calculer le temps de manière automatique grâce à l’usage de badges ou de saisie via le logiciel sur ordinateur.

Le fait de digitaliser la gestion des temps a permis de gagner en temps, de fiabiliser et de sécuriser les données. Adieu le papier, moins de saisies manuelles sources d’erreurs.

Quels enjeux pour une entreprise ?

Nous allons détailler dans ce paragraphe quels sont les enjeux pour une entreprise d’utiliser un bon système de GTA.

Le premier enjeu : Simplifier la Gestion des Ressources Humaines 

Et oui et comment ? Je vous explique tout. La GTA était auparavant traitée sous forme de tableaux Excel ou feuilles papier. On finissait par avoir des pertes de documents, des oublis et des informations erronées.

La GTA simplifie et s’adapte à ce que la structure (entreprise, institution…) souhaite et calcule automatiquement les éléments variables (absences, RTT, Congés payés, heures supplémentaires ….) pour faciliter aussi le boulot de nos collègues du service paie. Il existe des passerelles qui permettent de déverser les données de la GTA dans un logiciel de paie. Quelle merveille cette technologie, merci à l’évolution de l’informatique !

Si l’on résume la GTA a permis un gain de temps, une fiabilisation et sécurisation des données.

Le deuxième enjeu : Appuyer et aider les Services RH en termes de mise aux normes du droit du travail

Un logiciel de GTA peut s’adapter aux exigences législatives en perpétuelle évolution qui deviennent de plus en plus complexes et fastidieuses à gérer pour une entreprise (RTT, heures supplémentaires, droit à la formation, compte épargne-temps, heures de délégation…et j’en passe et des meilleures).

Il peut aussi s’adapter aux accords de chaque branche, aux conventions collectives et accord d’entreprise propres à chaque secteur d’activité.

Le troisième enjeu : Instaurer un climat de confiance avec l’ensemble des collaborateurs

Un logiciel de GTA permet une meilleure organisation au sein des équipes et une certaine transparence pour que chaque collaborateur se sente plus en confiance auprès des services RH ainsi qu’une meilleure productivité.

Que doit savoir faire le logiciel pour que les enjeux soient réalisables ?

Le logiciel doit permettre de gérer les absences, les présences et le temps de travail des salariés :

• Les heures travaillées en incluant les temps de pause (par exemple : pause repas).
• Les heures supplémentaires, complémentaires.
• Les heures de délégation.
• Les absences (RTT, CP, arrêts maladie, arrêts pour accident du travail, de trajet, les congés de diverses natures : décès, naissance, mariage, sans solde, sabbatique, de formation …).
• Avoir la possibilité d’extraire des données pour les services RH et Paie pour effectuer des contrôles (Heures Travaillées annuelles, Compteur des Heures de récupération, Absentéisme…).
• Avoir l’option pour les collaborateurs de faire leurs demandes de Congés, RTT via un portail RH sous forme de Self-service.
• De déverser les éléments variables dans un logiciel de paie, ce qui permettra une fois de plus un gain de temps et une fiabilisation des données aux services concernés.

Le choix du logiciel GTA = Succès pour l’entreprise

Les questions à se poser

Cette étape du choix du logiciel est primordiale pour que les enjeux de l’entreprise soient accomplis.

Il est donc important de bien réfléchir en amont à ce que le logiciel peut apporter à l’entreprise. Il faut rassembler toutes les données nécessaires au bon fonctionnement de celui-ci lorsqu’il sera installé :

• Définir les objectifs du projet (Que doit-il faire ? Quels enjeux ? Pourquoi ? Comment ?).
• Qui pourra utiliser le logiciel ?
• Ne pas oublier tous les corps de métiers et extérieurs à l’entreprise : ouvriers, employés, techniciens agent de maîtrise, cadre, sous-traitants, visiteurs, service de nettoyage, entreprises extérieures (maintenance, espaces verts….).
• Prendre le temps de poser le projet et d’y réfléchir (mise en place, base de test ….) avant le lancement.
• Informer l’ensemble des salariés de la mise en place d’un projet de GTA et planifier une formation au logiciel dès que celui-ci sera fonctionnel.

Après toutes ces questions résolues, l’un des dernier enjeu de la mise en place du logiciel sera de s’interroger sur la pertinence de l’implication de chacun. 

GTA : au service de tous les collaborateurs

Comme je le précisais juste au-dessus, il est peut-être bon d’évoquer la mise à disposition du logiciel auprès de tous les collaborateurs, et ce par le biais d’une interface spécifique à chaque fonction; cela permettrait un engagement global de tous.

Implication des salariés :

Les salariés utiliseraient le logiciel à travers un portail RH en Self-service où ils pourraient saisir leurs demandes de CP, RTT, consulter leurs compteurs, leur planning, leur cycle de travail et même de faire corriger des oublis de pointages sous réserve de validation de leur hiérarchique bien entendu.

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Encore une façon pour le Service RH de promouvoir l’implication, l’autonomie et la responsabilisation de chaque collaborateur afin de gagner en confiance.

À lire également :

• Comment mettre en place un référentiel de paie ?
• Comment choisir son logiciel de paie ?
• Comment gérer efficacement un service de paie ?

Implication des Managers :

Au quotidien, ils sont confrontés aux aléas des problèmes de production, d’absences …

Le fait de leur proposer une interface propre leur permettrait de suivre les absences/présences de chaque collaborateur, le temps de travail de leurs équipes, de planifier, et d’avoir un regard sur les pointages.

Implication évidente des services RH/Paies :

Les services RH et Paie l’utilisent pour suivre les pointages et alerter les managers d’anomalies au quotidien, suivre les temps de travail, les absences (Maladies, Accidents du travail, mi-temps thérapeutique ….) pour réaliser les démarches nécessaires auprès des organismes sociaux et bien évidemment réaliser la paie.

Afin d’éviter toutes ressaisies inutiles, il est bon aussi de se demander si le logiciel de temps et des activités sera connecté aux autres systèmes d’information et notamment le logiciel de gestion de la paie.

Lien avec la paie :

Il est bon de vérifier si le logiciel de GTA est interfaçable avec celui de la paie pour éviter la double saisie, ce qui serait contraire à l’objectif de départ, le gain de temps.

Il est possible de paramétrer des exports de variables vers le logiciel de paie. Les avantages d’une telle solution sont bien évidemment :

• Éviter la double saisie.
• Le pré-remplissage des fiches de paie par le biais des éléments variables importés.
• Rapidité de contrôle des fiches de paies.

Il existe donc sur le marché un bon nombre de logiciels de GTA en voici 3 ci-dessous.

Quelques exemples de logiciels de GTA :

Kelio

Kelio, de l’éditeur du même nom, est une des références sur le marché des logiciels GTA. Très global, le logiciel propose aussi une large palette de fonctionnalités RH, recrutement, paie et de contrôle d’accès.

E-Temptation

E-Temptation de la société Horoquartz, je peux vous en parler pendant des heures puisque j’ai toujours travaillé (17 ans) sur ce logiciel de GTA.

Très complet et très innovant, ce logiciel permet une multitude de choix en termes d’utilisation : self-service, portail RH, export de données pour l’étude de données RH (absentéisme, compteurs d’heures annuels…), un contrôle d’accès en lien avec le service sécurité ….

Chronos

Chronos de la société Asys est, lui aussi, un incontournable du marché de la gestion des temps et des activités.

Il en existe bien d’autres. La base est de prendre en compte, dès le départ, la taille de l’entreprise afin d’ajuster sa capacité à assumer les différentes fonctionnalités que vous souhaitez qu’il exécute.

Quelles sont les principales thématiques d’un logiciel de gestion du temps et des activités ?

Différentes thématiques composent la notion de gestion des temps et activités :

1. Contrôle des heures de travail : Il s’agit de suivre et de réglementer les heures de travail des employés conformément aux lois et règlements en vigueur, y compris les heures de travail maximales et les périodes de repos minimales quotidiennes/hebdomadaires.

2. Absences des salariés : Il s’agit de gérer les absences des salariés, telles que les congés payés, les congés, les repos compensateurs, etc afin de garantir le respect des dispositions légales.

3. Organisation du temps de travail : Établir les différentes organisations du temps de travail, telles que les cycles de travail, la modulation, la durée dépassant le temps de travail légal et le travail de nuit.

4. Pointage : Il s’agit de mettre en place un système permettant aux employés de pointer leur arrivée et leur départ du lieu de travail, comme la saisie informatique ou la badgeuse.

5. Analyse de l’activité des employés : Il s’agit d’analyser l’activité par service afin de déterminer la durée des tâches, les domaines nécessitant des ressources supplémentaires et de mesurer la productivité des employés. Ces données peuvent être utilisées pour améliorer les processus et s’assurer que les employés travaillent efficacement.

Tous ces domaines doivent être abordés dans un délai imparti pour s’assurer que l’entreprise est en conformité avec les réglementations et pour garantir la sécurité des employés. Un logiciel de gestion des temps et des activités peut contribuer à rationaliser ces processus, ce qui permet à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent.

La GTA, un indispensable aujourd’hui

On peut donc en conclure, qu’un logiciel de GTA est inévitable à notre époque digitale et en perpétuelle évolution au niveau de la législation.

Un logiciel de GTA permettra un gain de temps, de fiabiliser, tracer et sécuriser les données de l’entreprise.

Il permet aussi d’impliquer tous les acteurs d’une entreprise afin de leur apporter une visibilité sur leur temps de travail, une certaine autonomie, une confiance mutuelle et une responsabilisation.

C’est un enjeu qui implique l’ensemble de la chaîne au sein d’une société, un travail de cohésion afin que la mise en place soit optimale et agréable à utiliser pour tous au quotidien.